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OA联结一校多区的校园解决方案 　　近些年，大连交大抓住高教改革的机遇，坚持体制创新，不断拓展新的办学领域，办学规模日益扩大。2004年底，旅顺新校区建成使用，软件学院、爱恩国际学院、信息工程学院、中日友好大连培训中心等一批院校及附属机构落成，拓展了交大办学空间，为交大可持续发展奠定了基础。 　　“一校多区”盼OA 　　随着高校管理体制改革和布局结构调整，大连交大出现了“一校多区”、“一校多院”、“一校多制”等新情况，给交大教学教研、行政办公等管理提出很大挑战。 　　这些院校距离较远，教学、科研和行政事务的管理负荷和管理难度大大增加，信息流通滞缓，办公周期变长，需要利用新信息技术促进管理效率、办学水平的提高。同时，办学空间拓展、办学模式多样、办学体制创新也对交大现有的行政管理造成了影响，要求有校区间的新型现代化办公方式出现，能适应实现多校区远程协同办公。 　　经过多年的信息化投入与建设，在课程体系、教学内容、教学方法和教学手段等方面，大连交大重点抓住支撑系统及信息服务系统的建设，通过信息资源的整合来提高交大管理系统能力。 　　2006年3月，大连交大决定以OA建设为突破口，重点解决交大现有的管理问题与难点，建立多校区协调运转机制，构筑全方位协同办公平台。经过认真论证，合强智能办公系统获得了大连交大的认可，于是双方联手，共同探寻、建设交大OA之路。 　　 　　大连交大公文流程图 　　智能文件管理平台实现知识共享 　　大连交大多数办公事务属于跨院系、跨处室应用，在以前手工填单并完成流转处理的情况下，每天产生至少上百份的纸质表格;交大各学院、学系距离较远，松散分布，存在着损耗时间多、效率低、强度大等现象，容易滋生过程监控难、管理难、协调难等问题。 　　因此，交大力图通过上马协同OA系统，将教程安排、用品购买、代课申请、教务通知、两办公函、行政、财务、人事、后勤管理、附属机构等多个流程规范化，并将这些流程进行电子化、网络化、无纸化处理，以减化中间流转过程，提高办事效率。 　　交通大学在文件库的规划与设置上，一是设置了两办文件库、人事文件库、教务文件库、纪委(监察)库、公共文件库等，用于归档各类流程流转完成的文件，按部门规划文件库;二是设置了管理文件库，用于共享各类管理规定及规章制度等公共信息文档。 　　教务、科研、党务和行政管理是大连交大主要的办公业务，有着大量的跨处室、跨院系的事务需要协同处理。通过上马OA系统，大连交大办文建立了一套完整有序、监管得力的工作流程。 　　 　　领导可对各院校、科室上报的工作计划、财务资金调度、考勤统计、学生考试成绩、教研科研情况等随时查询，满足了交大领导高效处理日常事务的工作需要。 　　伴随大连交大半个世纪的发展历程，日积月累形成了海量、重要的档案资料、技术知识，而存在于各院校、学系、处室之间的“信息孤岛”，给档案文件的咨询、查阅、调用及保存带来挑战，方便性、安全性、储存量等问题凸显。 　　大连交大着手改变传统的档案管理模式，建立智能文件管理平台，进行文档资料的交换、发布和存储，形成知识管理型的信息管理机制，实现对内部日常产生的各类文件文档的有序管理和分类保存，推动知识管理促进内部信息学术交流，营造知识共享和知识创新的信息氛围。 　　四个平台改变传统教务模式 　　通过OA智能办公系统，大连交大重点构建了四个自动化平台、近百个流程运作，主要功能模块均得到充分应用，有效实现了工作协同及知识管理。 　　交大课程调整、会议安排、学生活动、上机审批等日常事务及资源调配安排均在OA中办理与通知，即请即办，即办即批，提高了教学、办公效率。平时新教师入职手续，包括办理电话、上网帐号、IP地址、工资卡号等多项申请也可在OA中实现。 　　会议管理是交大OA一个重点应用，会议召集者使用合强OA系统提供的他人日程功能，看各与会者和各种会议资源(如会议室、投影仪、教具等)的时间安排是否与原定会议时间冲突，作出会议是否改期的决定。 　　就新决定的会议时间，会议召集者通过OA系统提供的会议管理功能，发出会议通知，该会议时间将同时写入各与会者的日程安排中，按照轻重缓急把会议安排得井井有条。 　　对于招生计划、职称评选、财务预算、财务报销、工程建设等重要事项，均可在OA上审批监管有效控制，审批透明、监督有力，使教职工有意识地转变工作作风，增强透明度，提高办事效率。 　　同时，各院校、科室上报的工作计划、考勤统计、学生考试成绩、教研科研情况等集中在OA上反馈，交大领导可随时查询，宏观控制，为科学决策提供依据。下图为交大请示报告单流程示意图： 　　 　　请示报告流程简单描述如下：报送人填写请示报告单，送所在部门领导审批;部门领导填写意见，根据报送的内容决定送校领导审批或送相关职能部门;校领导填写审批意见，送相关职能部门;相关职能部门填写意