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企业采购业务内部控制的设计 　　[摘 要]《企业内部控制基本规范》的发布,为大中型企业内部控制体系建设做出了指导和提出了新的要求。本文立足于业务层次,针对企业的采购业务循环,从控制环境、控制目标、潜在风险、控制流程、控制要点、控制政策和控制载体进行分析,力求对企业采购业务的内部控制设计有所裨益。 　　[关键词]采购业务 内部控制 设计 　　 　　作者简介:解辉(1971-),女,河北省秦皇岛市人,管理学硕士,高级会计师,秦皇岛港股份有限公司第八港务分公司财务科长,从事会计核算与财务管理研究。 　　 　　2008年6月,财政部等五部委发布了联合制定的《企业内部控制基本规范》,其适用范围为中华人民共和国境内设立的大中型企业,小企业和其他单位可以参照实施。这样,按照《企业内部控制基本规范》要求,建立一套以防范风险和控制舞弊为中心的内部控制制度体系,以不断完善治理结构和内部约束机制,不断提高经营管理水平和可持续发展能力就成为各企业提上日程的重要任务。 　　采购是企业生产经营过程的重要环节,其业务的范围通常包括原材料的购置,固定资产的购置和更新,设备运行及维修保养所需消耗性燃物料购置,以及用于劳动保护和经营管理的其他物项采购等。本文力求通过梳理企业采购业务流程,实现采购业务管理的程序化、规范化、标准化、系统化,有效控制采购过程中的现实风险和潜在风险,合理保证企业目标的实现。 　　采购业务的内部控制要针对业务循环过程和特征,结合控制环境、控制目标、潜在风险、控制流程、控制要点、控制政策和控制载体进行设计和构造。 　　 　　一、创造良好的控制环境 　　良好的控制环境是建立有效内部控制体系的基础。对于采购业务而言,创造良好的控制环境要做好以下几个方面: 　　(一)在胜任能力与权责分配方面:企业办理采购、验收、库管与付款等业务的人员应当具备良好的业务素质、敬业态度和职业道德;建立采购授权政策,根据采购物资类别和所需资金量的大小,明确权限,逐级审批,实行分级分权管理;安排非采购的专门部门或人员承担审查和监督工作;应适时安排采购与付款人员的岗位轮换。 　　(二)在不相容职务分离方面:企业要全面系统地分析、梳理采购业务流程中所涉及的不相容职务,实施相应的分离措施,形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。请购与审批、请购与采购、询价与确定供应商、采购合同的订立与审计、采购与验收、采购验收与相关会计记录、付款审批与付款执行、应付账款记录与付款、内部检查与业务执行和记录等岗位必须分离。 　　(三)在人力资源政策方面:企业应建立有效的人力资源管理机制,确定有针对性的聘用、培训、业绩考评及晋升等激励政策,定期考评,奖优罚劣。 　　(四)在信息系统支持方面:企业应建立供应商信息库和市场价格信息库。按照供应商报价比信息库中价格高出的幅度设置警告级别,警告发生时,审价人员根据级别将情况分别报告给合同部门负责人或上级主管;采购业务完成后,企业还应根据差异分析报告或采购工作评价,对供应商进行评价,及时更新、升级供应商信息库。 　　 　　二、设定明确的控制目标 　　企业应根据自身状况,为采购业务的内部控制设定合理的控制目标。一般而言,港口企业采购业务的控制目标主要包括以下内容:(1)保证所采购货品材料的质量合格,规格和数量准确无误;(2)保证以公平且具有竞争力的价格采购到货品材料;(3)保证在规定的时间和地点交货;(4)尽量减少库存,优化库存周转;(5)选择合格供应商并对其进行有效管理;(6)确保订单、合同经过被授权人批准;(7)确保最大限度的集中采购,实现规模效应,降低采购价格;(8)准确地记录实际收到的货物;(9)所有退货都应准确记录并受到监控,不合格货品的责任追溯到供应商;(10)严禁未经授权的机构和人员办理采购与付款业务,保证采购业务合法有效;(11)严禁未经授权的人员签发支票,保证货款支付准确合理;(12)保证输入系统及输出会计数据的真实、准确、合理性。 　　 　　三、识别潜在风险 　　根据控制目标,企业应识别出采购工作中通常可能出现的潜在风险以便在控制中加以防范。港口企业采购业务中的潜在风险通常包括:(1)所采购货品质量不合格;(2)规格和数量与合约不符;(3)交货时间与地点与合约不符;(4)供应商管理混乱; (5)采购员收受回扣; (6)库存不合理,积压或短缺材料;(7)未经授权的机构或人员办理采购与付款业务;(8)所采购货品材料违反企业政策或国家法规;(9)产生错误或重复的应付账项;(10)会计资料虚假或不完整。 　　 　　四、针对流程制定控制要点和控制政策 　　企业应当根据采购业务内部控制目标,结合风险应对策略,综合运用不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控