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以用户需求为导向的高校档案利用研究 　　摘 要：通过对普通高校档案当前用户和潜在用户的构成分类及其需求进行分析，进而提高高校档案的利用率，以便更好地服务于高校工作。 　　关键词：高校档案;用户需求;利用工作 　　一、以用户需求为导向开展档案工作的意义何在？ 　　档案用户是档案信息及其服务的使用者，也是作为档案信息管理利用服务的对象，其对个人档案的不同需求构成了整个档案管理工作的现实基础。不难想象，假如社会中的个人对于档案没有需求，档案本身也就失去了其存在的价值，档案管理工作也就失去了意义，那么作为替他人管理档案的档案管理者，也就随之失去了工作。正因如此，档案用户的需求是档案管理工作的基础。这是第一层意义。 　　那么，第二层意义在于：档案用户的基本状况及其需求不仅决定了档案信息资源开发的方式和信息服务的内容，而且决定了档案信息开发服务工作的机制和模式。前段文章已经论述了用户需求对档案工作的基础意义，它决定了档案管理工作者存在的价值;不仅如此，在档案管理工作存在的基础上，用户需求还决定了如何更好开展档案管理工作的方式内容，同时决定着档案信息作用发挥与价值的实现程度。“信息需求是社会信息服务发展的原动力”、“信息用户的基本状况和信息需求决定了信息服务的内容和方式”。[①]作为社会信息服务的组成部分，档 　　案信息服务也必须研究用户对档案的利用需求。 　　特别是在高校，对于用户需求的研究，不仅仅具有提高档案利用率的意义，更有着档案管理类的科研价值。高校档案管理科研项目的重要目标就是寻找一系列合理的、具有普遍适用性的管理方式，推广到社会各个档案管理单位。从这个层面来讲，对于档案用户需求的研究就具有更为广泛的社会意义。 　　二、高校档案用户需求类型及其特点 　　高校档案用户，也称高校档案信息用户，指的是有利用档案信息需求并且实际通过一定途径和方式利用了档案信息的高校各方面人员。这些高校档案信息用户是高校档案信息的利用主体，也就是档案管理工作者具体服务的对象。要研究其需求，先要给其本身进行分类以便于研究。 　　1.高校档案用户构成及分类 　　高校档案工作的用户群体较社会性档案馆来讲较为稳定，主要包括以下几个方面。一是高校内部各单位的派遣人员。一般意义上来说，凡是在校工作或上学的所有人员都包含在内;二是高校内部的科研工作者，包括各个二级单位的教授、副教授、研究员、副研究员等;三是解决个人问题的高校教职员工;四是高校的学生;最后就是其他社会人员。 　　2.高校档案用户的需求特点 　　高校内部各单位的派遣人员。这类群体虽然是以每个自然人的身份来进行档案的查阅或者借阅，但他们查阅和借阅档案的目的却是各个校内行政单位的公事处理。换句话说，这类利用档案的真正群体是高校内的管理人员。他们是学校教学、管理工作的决策者和执行者。如人事、财务、教务、后勤等处室需要查阅与他们的业务、职能相关的档案信息。因此，此类高校档案用户的需求呈现出对于档案信息要有全局性、综合性、浓缩性和业务指导性等特点。 　　科研工作者。科研人员主要进行教学研究和科研课题研究，他们需要的主要是理论性、专业性比较强的档案信息材料。例如，高校的党史研究者，为完成建国后的高校党组织活动情况的课题研究，需要查阅与党组织会议、宣传活动、发展情况等相关资料。因此，这类高校档案用户的主要需求呈现出专业性、理论性较强同时要求全面、系统的档案信息特点。 　　解决个人问题的教职员工。教职员工是每个高校的主要工作人员，他们的衣食住行都与学校有着千丝万缕的联系，其个人的各种关系都以档案的形式存于档案工作单位。例如离退休职工要查阅退休金发放、住房公积金问题等，他们就需要借阅学校的相关档案材料。不难看出，高校教职员工对于档案的利用需求主要涉及与日常生活相关的方面。 　　高校学生。高校学生群体包括各年级、各专业以及各种类型成人培训班的学生。该群体对于档案的利用主要集中在每年的毕业季或者开学时期。从利用内容上看，在五六月的毕业季份，学生主要查阅自己在校期间的成绩、获奖情况证明等内容来制作个人简历;而在九月份的开学季中，档案管理工作的重点又会放在为新生建档归档工作中。因此，高校在校学生对于档案的利用呈现出了时间的周期性和档案内容上的可测性。 　　关于社会人员对于高校档案的利用情况。一方面他们前来查阅的次数较少;另一方面，他们对于档案的利用范围涉及极为广泛。因此，此类人群对于档案的利用需求可以忽略不计，故不予详细分析，只在后续的文章中提出些许针对性意见。 　　三、以用户需求为导向，提高档案利用效率的实现途径 　　随着国家经济和高等教育事业迅速发展，高校档案工作的内涵和外延都发生了深刻变化，高校档案工作面临着新的机遇，同时，也迎来了新的挑战和要求。如何满足日益增长的档案信息利用需求，如何