商务礼仪、邮件礼仪培训资料.ppt

封面页 （设计好之后可以删掉这个文本框哦） 做有温度的职场菜鸟 Powerful e-mail 职场邮件礼仪培训 不当小白的第一步，从邮件开始 发前须知 选好邮箱 发邮件前先要有一个高逼格的邮箱 什么？你还没有邮箱？还在用QQ传文件？ 什么？你还在用QQ邮箱？ 什么？你不知道都有什么邮箱？ 那还等什么？还不快去注册？ 开始写邮件 关于版面 收件人/TO：邮件的受理人，直接相关者，有义务回复响应并更具情况处理。 抄送/CC：邮件内容的知情者，间接相关者，无义务回复，如有意见可随邮件回复。 注意：1.收件人/TO 和抄送/CC 使用时，建议按一定顺序排列，比如按照职务高低排 序，适当规则有助于提升职场形象； 2.只给需要此邮件的人发邮件，按照部门规章制度，切勿乱发，乱抄送； 3.转发邮件原文时要慎重考虑，切勿直接转发机密邮件！ subject：1.切勿空白主题或随意主题；失礼！ 2.简短有力，直接概括重要信息；最好写清楚邮件来源，如“齐鲁理工学院 xxxx活动反馈”，简洁明了； 3.切忌错别字和错误信息。重要邮件可以标注【紧急】 开始写邮件 关于开头和结尾 1.适当称呼用语，拿捏尺度； 2.定格写称呼用语， 慎用英文称呼和Dear 等熟人常用称呼； 3.适当的问候语，对长辈/上级用敬语，晚辈/下属用谦辞； 4.结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 开始写邮件 关于正文 1. 若首次沟通，第一件应当自报家门，以示对对方的尊重； 2.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。 3.注意Email的论述语气，以免引起对方不适； 4.合理提示加粗，背景色，标红，下划线等突出重要信息； 开始写邮件 关于正文 5.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。直接插入正文中； 6. 在正式邮件中慎用颜文字符号，在商务信函里面这样显得比较轻佻； 7.邮件所需要说的事件过多时善用分组和标号。 开始写邮件 示例 开始写邮件 附件须知 1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件； 2. 附件文件应按正确的名字命名，要够概括附件的内容，方便收件人下载后管理 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时，最好打包压缩发送。 开始写邮件 结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。 （这有别与邮件正文的自我介绍！） 1. 签名信息不宜过多。可包括姓名、职务、公司、电话、传 真、地址等信息，一般5-7行； 2.不要只用一个签名档，对不通的to对象用不同的签名； 3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，字号一般 应选择比正文字体小一些。 收到之后要做的 回复邮件的小锦囊 及时回复 关闭自动回复 进行 针对性 回复 不要就同一问题多次回复讨论 区分单独回复和回复全体 主动控制邮件的来往 点击“回复全部”前，要三思而行！ 回复时注意礼貌用语和语气