ERP-ORACLE-EBS-AP发票管理--操作手册.doc

AP发票管理--操作手册 创建日期: 2007.9.25 确认日期: 控制编码: 当前版本: 1.0 AP发票主要有以下几种类型： 库存类（原材料、配套件）采购发票的处理 对于采购的物料需要纳入仓库中进行管理的，即是库存类采购。由于原材料入库与发票处理存在时间差，系统设置过渡科目，称为应计负债和材料采购。 库存类物料在采购接收后，系统自动产生应计负债信息： 借： 材料采购 贷：应计负债 物料入库后，系统自动产生以下财务信息： 借： 原材料 贷：材料采购 同时，对物料的发料信息生成打印单，并生成收据批，实际收到供应商送来的发票后，应付会计先判断发票是否对应收据批，假如对应的话，先复核收据批，系统自动导入已匹配的发票，产生的财务信息： 借： 应计负债 贷：应付帐款 借/贷：发票价格差异 如果在发票价格和采购价格之间存在差异（发票价差），则这一差异会在以上凭证形成时计入系统，进行借记或贷记。 费用类采购发票处理 费用采购，如运费、广告费等。费用类采购指的是采购的物资不需要入库管理，如办公用品等，从财务角度来说直接作为当期费用或者先作为制造费用进行核算。 对于此类业务直接在应付模块录入发票，产生的会计分录为： 借： 相应的费用帐户 贷：应付帐款 录入发票后，即可执行对发票的付款处理。 固定资产采购发票处理 固定资产采购属于费用类采购的一种，但是由于和固定资产模块存在着接口，所以有着更大的特殊性。固定资产采购时，其借记帐户应输入资产模块中设置的固定资产结算科目（一般设置为“固定资产中转”）。固定资产采购付款时，直接在应付模块输入采购发票，该发票的会计分录为： 借： 固定资产中转 （固定资产结算科目） 贷：应付帐款 在资产模块，根据发票创建固定资产成批增加时，会计分录为： 借： 固定资产 贷：固定资产中转 采购发票管理 第一步：建立收据批 应付发票录入发票批 发票批名：公司标识+两位年+两位月+流水号 日期：为当前的系统日期； 控制数量：发票批控制的发票数量； 控制金额：发票批控制发票的总金额； 发票类型：一般选择混合。 创建会计科目：可对发票批的所有发票一次性地创建会计分录。 验证…1：可对发票批的所有发票进行一次性的验证 发票：点击可进入实际业务发票的录入。 第二步：录入采购发票 税额：不启用系统自动计税，需手工输入发票的真实税额，保存后在发票的分配行会自动生成一税行。 第三步：与采购订单匹配 点击“匹配”按钮，输入或选择采购订单号，点击“确定”，打印单的明细会显示在匹配栏。核对实际发票的不含税金额与分配总额是否一致，或差异是否在允许范围之内，无误后点击“匹配”。 打印单号：供应商开具发票结算时所附的打印单号码 匹配价格：根据交货日期或接收的PO编号取得的“一揽子采购协议”价 新价格：需要修改结算价时，手工输入的价格 价差：新价格与采购订单价的差异 第三步：分配 如实际发票的不含税金额与分配总额的差异在允许范围内，需要对此差异金额手工分配“材料成本差异—发票价差”科目，如差异较大则需查找差异原因，进行退票处理。 如果输入打印单以后，分配总额与发票的实际金额差异较大，可先进行匹配，再到发票录入界面进行汇总查询，查找差异原因。 点击“ 点击“汇总” 如需要退票，可点击“活动”，选择“取消”，将发票取消掉。 第四步：发票的验证与创建会计科目 由于材料采购发票业务量较大，通常进行成批验证和创建会计分录 费用发票管理 费用发票的录入与材料发票录入大致一样，所不同的有以下几点： 发票类型一般选择“费用报表”，不是“标准”或“混合” 费用发票一般没有采购订单匹配，多是人工分配。点击“分配” 发票编号一般为两位月+出纳流水号 费用发票的分配行录入时的“项”所对应的会计分录一般为费用类会计科目，注意输入成本中心。 第一步：录入发票头信息 第二步：分配费用帐户 第三步：验证发票、创建会计科目 发票验证：点击发票界面中的“活动”，系统会自动地弹出一个发票验证的窗口，点击“验证”，系统会验证发票是否符合系统的要求，如果全部符合，发票状态会出现“已验证”。 创建会计科目：发票发票状态为“已验证”的，点击“创建会计科目”后，可查看该发票的会计科目信息。 路径：工具—查看会计科目. 点击“T型帐户”，可以看到T型帐户。 第四步：发票的支付 对于费用发票，付款条件是立即，可以直接点击“完全支付”，对发票进行支付的操作 点击此处进行支付 点击此处进行支付 完全支付时系统会将付款类型默认为“快速”，只需选择付款的“银行帐户”，“付款额”、“供应商”、“供应商编号”系统将自动带出，保存后支付完成。 保存后系统自动带出所支付的发票 保存后系统自动带出所支付的发票 资产发票管理 资产发票的录入与材料发票的录入也大致一样，所不同的有点： 发票类型一般选择“标准” 资