做好档案资料收集与有效管理研究.docVIP

做好档案资料的收集与有效管理的研究 　　摘 要：档案资料的收集与管理属于一项基础性的工作，随着时代的不断发展，档案管理和收集工作也应与时俱进，不断创新和改革，从而更好的适应当今社会的发展要求。文章主要对档案资料的收集与有效管理进行了分析，结论认为应该从工作人员、工作制度、工作流程、管理方式方面多管齐下，提升档案工作效率。 　　关键词：档案资料；收集与管理；计算机技术；工作流程 　　档案资料可记录某件事情发生和经过的全过程，其重要性毋庸置疑，在社会各行各业的发展过程中，均会涉及到档案资料。随着行业工作模式的不断转变，相应的也要求档案资料收集与管理工作不断改进和创新，并积极引进科学化、多样化的手段来提升工作质量和效率，从而最大限度的发挥其应用优势和价值。本文主要从档案资料收集与管理工作的重要性、现状、改进方法三个方面进行论述。 　　1 档案资料收集与管理工作的重要性 　　该工作是各机关单位开展管理工作的重要前提和基础，不仅如此，其还可有效促进管理工作效率的提升。档案资料完整的记录了办公室的发展和变迁，是一项重要的内容，另外，它也见证了办公室的发展历程，如相关机制的变革、人事的调动等等。通过对这些资料数据进行有效的收集和管理，并以档案的形式加以呈现，可为后续的改革和制度制定工作提供价值参考和依据，从而保证决策的科学性与合理性。另外，决策人员通过翻阅和查看资料，还能了解各项工作的完成和的进展情况，如市政管理部门的档案资料，对于整个城市的发展都有着的较为直接的影响，决策人员便可以档案资料为基础，制定接下来的发展目标和方向，从而为城市设施的完善提供良好保障[1]。 　　2 当前的档案资料的收集与管理现状分析 　　首先，随着相关部门的不断发展，档案资料的收集与管理工作也在不断的深入，但在实际工作中，仍不可避免的存在较多问题，由于工作人员对于该工作的认识和重视程度不高，进而直接导致了资料数据收集不全面的问题，而其他很多因素也同样可以引发该问题。由于资料来源渠道较为广泛，且应用价值较高，故这些资料一旦被其他部门收入，便很难会被重新收回，进而也导致了资料丢失的问题。与此同时，个别部门对于档案管理工作的重视程度不高，因此在实践工作中，常无法端正自己的态度，全身心的投入到工作中，加之专业人员较为缺乏，故严重影响了档案资料收集和管理工作质量和效率。 　　其次，工作力度不高也是当前的档案资料收集与管理工作中一个较为普遍的问题，具体表现在以下几个方面：第一，部分人员在工作中常将资料随意摆放，未能进行分类管理，进而导致个别资料被损坏或丢失，甚至出现缺少公章、断页、断码等问题，而这一类问题的出现，使得档案的应用价值大打折扣，常需进行重新整理和收集，故浪费了大量的时间。第二，为应对上级管理部门检查，情急之下工作人员最常见的做法，便是结合以往的工作情况，胡乱编写数据，因此严重降低了档案资料的真实性和可靠性。 　　最后，由于部门对于档案收集与管理工作的重视程度不高，进而在分配工作人员时也无过多要求，降低了人员选拔门槛，进而直接导致了人才分配的不合理性。其中很多都是非专业人员，甚至之前从未接触过该工作，且由于工作人员的年龄较大，故十分缺乏计算机操作方面的常识，难以胜任当前工作。在处理文件的过程中，由于缺乏对数据真实性的审核，使得很多虚假数据流入其中，使档案的真实性和权威性得不到保障[2]。 　　3 提升档案资料收集与管理工作效率的有效途径 　　3.1 提升工作人员的专业素质和责任意识 　　工作人员的责任意识和专业素质，将直接影响档案资料收集与管理工成效，面对当前工作中存在的实际问题，首要工作便是提升工作人员的综合素质。若想实现该目标，可适当提升人员入职的考核标准，同时，对于新入职人员进行专业培训，使其掌握基本的工作流程和专业知识，并提升其责任意识。而作为一名优秀的档案人员，除需具备专业的知识外，同时也应具有较强的责任意识和管理能力，为此，可通过不断的自我学习，弥补自身在工作中的不足和缺陷，提高工作能力。在培训新员工的过程中，既要让其掌握相关的专业常识，同时，也应要求其掌握当前各种先进的工作手法，如计算机操作常识等必备技能。而强化思想教育的目的，主要是为了提升工作人员的综合素质，并使其意识到该工作的重要性，从而在今后更加尽职尽责的完成好自己的本职工作，为档案资料收集与管理工作质量的提升提供保障。 　　3.2 完善工作制度 　　为进一步落实好档案资料收集与管理工作，相关部门有必要结合当前实际的工作情况，制定出相对健全和完善的工作管理体系和制度，用来约束人员在工作不规范、不全面、不系统的行为。在制定这一制度的过程中，要求工作人员对档案资料收集与管理的基本的流程的开展方法了如指掌，并能精准掌握工作中的注意事项。在此过程中，管理人员也需结合目前的实