充分运用短信通知,做好学院办公室精细化管理工作.docVIP

充分运用短信通知,做好学院办公室精细化管理工作 　　摘 要： 学院办公室是承上启下、协调左右的综合办事机构，在学院整个工作中具有特殊的地位和作用。利用新媒体平台，分门别类，分组管理，字斟句酌，深思熟虑，根据各类通知的特点及要求对短信分别加以编辑，充分发挥其作用，是学院办公室加强精细化管理，提高工作效率的良好途径。 　　关键词： 短信通知 新媒体 分组 编辑 分类 　　高等学校二级学院办公室承担着学院的人才培养、科学研究、学科建设、人事、物资、经费使用等日常管理工作，是承上启下、协调左右的桥梁和枢纽，也是学院对内对外的窗口。办公室是院领导的参谋和助手，是为学院领导决策和实施决策服务的综合办事机构。它在学院整个工作中具有特殊的地位和作用。在日常工作中，院办与学校各职能部门及学院师生有着广泛的工作联系。办公室的主要职能是围绕高校“人才培养、科学研究、社会服务”的中心工作，做好服务、管理、信息处理、协调和监督等。办公室有党政、教务、科研、研究生教学等管理功能。因此，办公室工作质量和效率，不仅关系着全院各项工作的进程和效果，而且关系着学院的声誉和形象。正确发挥办公室的作用，履行好办公室的职能，具有非常重要的意义。我在学院办公室工作多年，认为充分利用短信通知加强学院办公室的精细化管理，是提高工作效率的好办法。在实践中我的具体做法如下： 　　一、利用QQ、微信等网络平台，充分发挥新媒体的作用。 　　院办有一项重要功能是上传下达，我强调通过QQ、微信等网络平台高效地完成管理工作。我们学院的教职工群和学生教学信息员等很多群都是我建的，我也尽力发挥它们的作用，坚持用短信通知加强各项管理工作。短信管理方便快捷，能很好地保证信息传递的稳定性。我们一直保持着和人事处、教务处、科技处、研究生院等上级各职能部门、兄弟部门，学院领导、老师及学生的密切联系，通过这样精细化的管理，提高工作效率。 　　选择QQ、微信这些新媒体平台作为短信发送主要载体的原因主要是： 　　1.经济实惠，成本较低。除了上网费外，不需要其他任何费用。这对年龄较大平时不用电脑上网的老师或出门在外不便用电脑上网的老师是非常有利的。 　　2.方便快捷，资源共享。QQ群的最主要优势是可以及?r上传各类文件的电子稿至共享区域，有需要的群成员只要有网络，随时随地都可以根据通知要求自行下载、查看，不管是文字还是图片资料。比如学院培养方案、教学大纲、教职工联系方式表、毕业展的照片等。 　　3.群体交流，沟通无碍。QQ或微信群的另一大优势是可以实现群成员在一起就一个问题各抒己见，交流思想、看法。偶尔有空的时候，同事们也在群里聊聊生活问题，使大家增进彼此间的了解和情感交流，也是一种休闲放松的方式。另外，群成员可以单独点对点交流。不管是师生之间、同事之间，还是上下级之间，均可以任意交流，互动交流可以由“1对N”、“N对1”、“N对N”等多种方式展开，同时保证一定的私密性。 　　4.稳定安全，记录可查。所有发送的短信及要求对方回复的消息记录都可以通过电脑或手机查看。偶尔有的事情忘记了也没关系，查看历史记录就可以解决问题。 　　二、分门别类，分组管理，尽量减少不同成员之间的互相干扰。 　　如QQ群，我们有和上级职能部门及兄弟部门交流的工作群，如人事工作群、财务管理群、安全信息群、教务管理群、研究生教学秘书群、科研秘书群等。学院内部有全体教职工大群，还有一些小群如院领导及主任群、管理人员群、导师群、学院党员群等。有时候因为一些临时阶段性工作，会根据需要新建学科评估、招生宣传等群。专门针对学生的有教学信息员群、勤工助学群、在职研究生群、全日制研究生年级群等。这样针对不同工作对象，发送不同的短信通知，以免造成对其他无关人员的干扰，影响其他人的工作。有些重要的如绩效工作等通知，为确保每位成员都能收到，可以先在QQ群中发一遍，再通过微信发一遍。一般的消息，如果不是特别重要的，如学校的一些新闻报道等，只在QQ群发送即可。 　　三、字斟句酌，深思熟虑，短信通知应该经过草拟、编辑后再发出。 　　短信通知不是随便发的，要经过思考、编辑后再发出，保证信息传递的准确、到位。传达上级的通知也不能是简单的复制、粘贴，而要经过仔细阅读，领会其精神、要求后再传达。我的电脑中有一个专门的文件夹，就是各类短信通知。文件夹下又有很多个word文档，发给不同对象的短信分别存放在不同的文档中，这其中有发给教师的，有发给本科教学信息员的，有发给研究生的，还有作为班主任发给自己所带班级学生的等。自2009年9月有记录以来，一直到现在一共8年多的时间，大部分通知我都保留着，而且标注了通知发出的日期，这就是我的短信通知记录档案。我的绝大部分通知都是在我的短信通知档案中经过编辑、处理以后再发出去的。在日常工作中，有的时候需要查核往年