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关于会计电算化初始化几个问题 　　会计电算化是计算机和计算机网络最伟大的应用之一。账务处理系统是会计电算化系统的核心模块，其操作流程包括系统初始化、日常账务处理、期末业务处理等。其中系统的初始化工作是使用通用会计软件的基础。初始化的成败与否，将直接影响会计电算化工作的质量与效率。 　　会计电算化初始化是指在会计电算化系统初次使用时，将本单位将要采用的核算程序、方法、规则、基础数据录入电脑，使会计软件能适应本单位的核算、管理需要的过程，是手工核算过渡到会计电算化处理的桥梁。本文就会计电算化初始化的数据收集、账套建立、基础信息设置、科目编码、总账初始余额录入、初始化的校验等问题进行探讨。 　　 　　一、数据收集 　　 　　系统初始化需要收集单位大量信息，整体掌握之前的情况，以及科学分析预料今后可能出现的情况。如会计电算化岗位及操作员的权限设置、账套启用会计期间、单位基本信息、组织机构、人员基本情况、存货、客户、供应商基本情况、会计科目的名称、层次、各科目的累计发生额、年初余额等信息。数据的收集一定要全面、完整、明细，避免遗漏，以保证初始化时输入的数据的准确、顺利。 　　 　　二、账套建立 　　 　　建立账套时，要严格按照真实内容将信息准确、完整地输入系统，因为它关系到单位财务报表、财务报告等的真实性和准确性。并根据内部控制制度，进行操作人员的岗位分工，使其责权明确。 　　 　　三、基础信息设置 　　 　　根据收集的数据信息，充分考虑过去和今后的发展状况，有规划地设置并录入单位的机构、往来单位（包括客户和供应商）、存货、财务、购销存等信息。 　　 　　四、科目编码 　　 　　科目编码是将纳入会计核算、会计管理范围内的人、财、物进行科学合理的编号，以便计算机识别、分类、 　　汇总、查询，这是初始化中最复杂、最费时的一项工作，它直接影响到初始化成败问题。科目编码应充分满足电脑处理数据的特点，且具有可扩展性。 　　会计科目编码通常用阿拉伯数字编制，采用群码的编码方式即分段组合编码，从左到右分成数段，每一段设有固定的位数表示不同层次的会计科目。如第一段表示总账科目，第二段表示二级明细科目，第三段表示三级明细科目。 　　总账科目及少量二级科目的名称和科目编码由财政部进行了统一规定，其他明细科目编码应按上级主管部门和本单位的管理要求设定这里只讨论明细科目的编码。 　　科目编码应遵循以下基本原则： 　　（1）唯一性，一个编码只表示一个科目，而一个科目也只能有一个编码； 　　（2）扩展性，编码要为今后系统发展保留一定的空间，以便增加新的内容； 　　（3）稳定性，编好后要尽量少改动，以便有关人员熟悉、使用； 　　（4）简洁性，既便于记忆又便于存储处理； 　　（5）规范性，代码必须具有一定的结构、格式，以便统计、交流。 　　如一个单位的现金总账，在无外币的前提下，可以不设明细账。 　　又如，应收账款是以每一债务人的名称设置一个明细账，企业可能有几十、几百、几千个明细账，若该科目明细太多，科目数据库就庞大，将会影响运算速度，因此，我们将这些债务人按省市区设二级账，二级账下再设明细账，或单列一个模块――将应收账款列入辅助核算范围，这样更能体现管理的需求。 　　 　　五、辅助核算 　　 　　辅助核算的处理应充分满足现代管理对会计信息的要求。辅助核算是指存货、客户、供应商、结算方式、成本对象、工资、固定资产等的分类、管理与核算，是会计电算化系统的重要组成部分。他们各自具有其特殊性、复杂性，因而从总账系统中分离出来，形成一个个相互独立、相互依存的子系统，完成特定的管理、服务职能。我们就以存货的管理为例进行分析，存货包括采购计划、审批程序、收发的核算、库管、销售等内容，它占据企业的绝大部分流动资金，所以，必须纳入严格的控制范围内。以销售确定生产、以生产确定采购核定存货的经济批量，若超过该标准，电脑会自动报警，提醒我们的管理者去约束、修改存货的数据，达到有效管理的目的。 　　 　　六、总账初始余额录入 　　 　　输入初始余额是为了保证会计数据的连续和完整，并于手工账簿数据相衔接，账务处理系统第一次投入使用前，一定要讲各种基础数据输入系统。 　　输入时，要注意非末级科目的余额和发生额是由系统自动进行汇总计算的，只需输入末级科目的余额即可。有辅助核算的科目的余额录入方式特殊，应输入辅助核算类别的有关初始余额及其相关信息。 　　如有数量核算的科目，其余额分为两行，第一行需要输入初始金额，第二行需要输入初始数量，且不用担心试算平衡时会出错误，因为数量是不参加系统汇总计算的。 　　再如应收账款科目，如果将其设置了有客户辅助核算，那么在初始余额录入时就要在客户往来期初中输入业务的发生日期、凭证编号