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关于高职院校二级管理体制下教学秘书工作几点思考 　　摘要：教务管理工作是高校管理工作的重要组成部分，是保证高校教学工作正常有序运行的必要条件。教学秘书在高校的教务管理工作中扮演着重要的角色，本文以黑龙江农垦职业学院为例，详细阐述了在高职院校二级管理体制下教学秘书应具备的综合素质与提高素质的方法。旨在加强教学秘书的自身素养，提高教学秘书的自身能力、加快教务工作的科学化建设。 　　关键词：高职院校；二级管理；教务工作；教学秘书 　　中图分类号：G46 文献标识码：A 文章编号：1009-0118（2011）-08-0-01 　　 　　教务管理工作是高职院校教学工作的重心，随着高职院校办学水平和管理理念的提升，很多高职院校的教务管理模式都发生了改变，由原来的一级管理模式转变为现在的院系二级管理模式。在二级管理模式下教学管理的主体是系部，而系部教学秘书处于系部教务管理工作的第一线，是系部教学工作的具体执行者和实施者。教学秘书应具备良好的政治素养；过硬的业务素质；多维的角色意识和角色行为；掌握现代信息技术要求的工作技能。本文结合作者几年来从事教学管理工作的实践，就如何提高教学秘书的综合素质、如何使高职院校的教务管理工作更加科学可行谈谈一下自己的想法，具体内容如下： 　　一、高职院校二级管理体制下系部教学秘书工作的现状 　　（一）日常教学管理 　　每周不定期地检查教学秩序情况3～4次，检查内容主要有：教师是否按时上课、按时下课、学生到课情况等并把不正常情况及时向系主任反映。 　　（二）审核教学计划、教案、教学日志 　　每门课程的教学计划、教案是高职院校培养高素质高技能人才的依据，制订、修订、执行教学计划是高职院校最重要的教学活动之一。教学秘书的工作是检查教师是否按照学院教务处的要求规范的制订教学计划和教案，以此保证教学工作的顺利进行。 　　（三）考务管理工作 　　考试是学校检验教师教学效果和学生学习情况的重要手段，从学期初的补考、重修考试到期末的考试课程考试，考务工作贯穿了整个学期的教学过程。对于补考和重修教学秘书首先要协助教务处通知教师监考、学生参加考试，然后再将学生的成绩录入到考试系统。对于系内的期末考试，教学秘书要自己安排考场、考试时间、监考教师和考试班级等内容。 　　 （四）教学资料的整理、归档和保管 　　教学资料管理工作的规范体现了一个系乃至一个学校的管理规范性，能够为以后的教学工作、教学检查等提供依据。教学资料管理主要包括培养方案、教学计划、课程标准以及毕业生的相关资料的整理、归档和保管。在日常教学过程中，教学秘书要根据文件资料的情况分门别类地进行归档，并做到迅速、及时地收集和补充以保证档案的连续性和全面性，同时要做好电子资料的同步保管。 　　二、教学秘书应该具备的综合素质 　　（一）应该具备良好的思想政治素质和高尚的职业道德 　　教学秘书担负着全系部的教学管理工作，既要为老师服好务又要为学生服好务，这就要求他们要忠诚党和人民的教育事业，要有鲜明的政治立场、浓烈的爱国主义情感和严肃的法制观念。要严守相关秘密、要具备良好的职业道德和强烈的事业心、高度的责任感。要具备“以人为本”的服务理念，要做到事事关心、事事上心只有这样才能保障系部教学工作的有序进行。 　　（二）应该具备较强业务素质 　　教学秘书的业务素质，包括合理的知识结构和利用现代化设备办公的能力。高职院校各系部的教学工作繁杂，不同学科、不同专业的教务管理工作特点相异，性质相同。因此这就要求教学秘书要把握住工作的重点，做到“抓大放小”如果学生能做的就让学生做，如果教师能做的就让教师做，可以事事关心但不要事事都做。同时，教学秘书应该掌握一些高校管理工作所必备的基础知识、专业知识和一些辅助知识。对本职工作所需知识的掌握要达到一定的深度，要掌握最现代的前沿信息，这是决定教学秘书能否适应本职工作的主要因素。 　　（三）要具备利用现代化的办公手段进行办公的能力 　　因为教务管理工作琐碎繁杂，如果单凭个人的脑子去工作，这样会很累。所以教务管理工作要借助现代化的信息手段辅助教学秘书工作，例如：借助办公软件处理相关文档、利用互联网查找相关资料、利用相关系统解决教师和学生的实际问题等。随着现代信息技术的高速发展，网上办公已成为现实，这就要求我们改变过去那种“手握一支笔，电话不离嘴，上下楼跑断腿”的传统工作模式。要充分利用网络资源和学院的“无纸化办公系统”进行办公，这样既省时又省力。 　　三、提高教学秘书综合素质的办法 　　（一）定期的对教学秘书进行现代教学管理理论的培训 　　教学秘书必须运用现代管理科学理论和方法进行工作，才能有效地提高教务管理工作的科学化、规范化及现代化水平。教学秘书要学习先进的管理理念与管理方法，主动提高业务能力，成为学习