秘书事务管理 事务27 办公用品管理kpvw4.pptVIP

（一）工作程序 秘书发放办公用品的工作程序主要包括三部分： 1.审核“物品领用申请表” 2.发放物品 3.更新库存记录 * 1.审核“物品领用申请表” 无论何人领取办公用品，都必须填写“物品领用申请表”，务必要填清楚领用物品的名称与数量。 申请表必须要有部门领导的签字才能生效，秘书必须对此进行把关。另外，领用人与发放人都应签字以备查。 * 物品领用申请表 领用部门： 编号： 物品名称 单位 数量 备注 领用人： 主管审核： 发放人 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日 * 2.发放物品 依据“物品领用申请表”中注明的名称与数量发放办公用品，发放的物品名称与数量必须与申请表中填写的内容一致，不得任意增加或减少。 * 3.更新库存记录 物品发放后，秘书必须及时更新库存记录，记下新的余数，以便能够及时掌握物品的供应状况。另外，要把“物品领用申请表”存档，作为发放办公用品的书面凭证。 * （二）注意事项 1.专人发放 2.按时发放 3.凭单发放 4.规范发放 5.及时入账 6.灵活发放 * 4.规范发放 要根据工作需要和办公用品的使用规律制定相应的办公用品管理规范，按照相关规章制度发放办公用品，不舞弊，不徇私。 * 6.灵活发放 在办公用品资源有限的情况下，发放过程中要根据工作需要向重点部门倾斜，优先改善这些部门的工作环境和工作条件，让他们把精力集中在完成好工作任务上。对客观上确实消耗比较大的部门也要给予支持。 * 四、采购办公用品 （一）选择供应商 （二）选择订购方式 （三）办理进货手续 （四）注意事项 * （一）选择供应商 选择供应商时要在以下几方面对其进行比较： 1.价格和费用 2.质量和交货 3.服务和位置 4.安全和可靠性 * 1.价格和费用 首先应该考虑价格，比较不同供应商的要价。 供应商给出的价格会因某些情况而有水分，秘书应掌握一些降低价格的方法，如批量购买、选择节假日促销时购买或将其指定为本单位唯一办公用品供货商等。 另外，还要考虑运输费、包装费等一些价格之外的费用。 * 2.质量和交货 应仔细检查比较货物的质量，最好选择那些可以更换不合格物品的供应商。 还要比较供应商的交货时间，供应商应该能在需要时快速交货并按约定准时交货，以减少库存费用和少占用资金。 * 3.服务和位置 要比较供应商提供的服务是否方便，如是否可以用电话、传真或上网订购，是否可以定期结算，是否可以退货，是否可以满足单位所需的所有办公用品和易耗品的供应等。 供应商所在的地点也要考虑，尽量离本单位近一些，以方便联络和交货。 * 4.安全和可靠性 要比较供应商在送货的整个过程中能否保证货品的安全，供应商的供货手续及相关发票、单据是否齐全等。 还应了解商家规模的大小和经营的信誉度等。 * （二）选择订购方式 办公用品的订购方式通常有以下几种： 1.现场订购 2.电话订购 3.传真订购 4.网上订购 但不论采用哪种订购方式，秘书人员一定要保留一份订货单，收到货物时，要将收到的货物与订货单一一核对，以防出错。 * 1.现场订购 直接去商店购买公司所需要的办公用品。 采用这种订购方式的前提是你确认该商店能够提供你所需要的物品。 * 2.电话订购 通过拨打对方销售电话的方式订购办公用品。 大多数的日常办公用品都可以通过电话从供应商处订购。 * 3.传真订购 通过传真把订货单传递给供应商，从而完成订购任务的订购方式。 这种订购方式通常用于订购的办公用品种类较多时，订购者通过传真，详细列出所订购货物的名称、数量、类型、送货时间等细节，供应商按照订货单送货上门。 * 4.网上订购 通过访问因特网得到电子商务服务，秘书可以在网上商店订购所需的办公用品和耗材，以节省人力、提高效率。 * （三）办理进货手续 办理进货的手续主要包括： 1.核对货物数量 2.登记相关账目 3.安全科学存放 * 1.核对货物数量 使用订货单核对对方交付货物时出具的交货单及货物，确保送来的货物与所订购的货物，无论在数量上还是型号上都完全一致。 要特别注意货物的数量，如数量不对，应立即联系供应商，按真实数量支付货款。 * 2.登记相关账目 在“库存控制卡”的“接收”项中，填入所接收的每一类货物的详情，并更新“库存控制卡”中的“库存余额”。 * 3.安全科学存放 将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。 * （四）注意事项 1.科学合理订货 2.报请领导审核 3.货比三家 4.检查核对 *