浅议高校档 案数字化进程中纸质档 案的保护工作9iavu.docVIP

浅议高校档案数字化进程中纸质档案的保护工作 口浙江大学档案馆王榕英 摘要本文通过对部分高校纸质档案保护工作的调研,阐述保护工作的现状及存在的问题,并结合工作实践,谈谈对 纸质档案保护的几点看法. 关键词纸质档案档案保护 推进档案数字化建设现已成为档案工作的一个热点领域.确 实,电子档案与纸质档案相比,在管理上更为集中,在存贮上更为 经济,在查阅和利用上更为便捷,是我们实现档案管理信息化和 现代化的重要手段.但由于电子档案具有易修改性和易逝性的特 点,很难保证它的真实性,可靠性和安全性.同时,要把馆藏大量 的纸质档案实现数字化也需要一个较长的时间过程,现在纸质档 案仍是馆藏档案资料的主体,所以我们绝不能忽视对传统纸质档 案的管理和保护. 一 ,纸质档案保护工作存在的问题 在调研中发现,当前纸质档案保护工作主要存在下列问题: 1.首先是思想重视不够.随着办公自动化和数字档案馆建设 的推进,一些档案工作者认为电子文件将逐渐取代纸质文件,从 而忽视了纸质档案的管理和保护;也有一些档案工作者由于自身 的专业素质较低,缺乏档案保护的专业意识和专门技能. 2.管理制度不健全.缺乏完备的档案管理标准化体系和管理 制度,或者虽有制度,但存在漏洞,同时又执行不力.例如:库房内 先通过案卷目录找到档案中相关内容的档号,再到卷内文件目录 中同一档号下查询具体内容的条目,在机读数据中则可以直接一 步到位在卷内文件目录中直接查找每份的文件信息.例如:在高校 基建类,科研类中项目档案的案卷目录中有项目名称,但在卷内文 件目录中就直接着录的是文件的具体内容.因此,在检查工作中可 以直接在卷内文件目录中每一个文件题名的前面加注项目名称, 以保证录人数据库中数据的精确性.另外严格按照《规则》规定设 置着录项目,保证着录项目的一致性. 2.加大新录人数据的校对力度,确保每一条新添数据的完整, 准确,严把数据质量关.通常在数据库建立之初,或者是档案馆 (室)在达标升级前,因为想尽快地实现计算机检索利用,通常会组 织人力进行馆藏档案目录信息的集中录人,甚至按数据条目进行 计酬发放,因此,录入人员更多的是追求数据的数量增加,而忽视 了数据质量,而在数据量剧增的情况下,校对工作又跟不上,导致 这种批量或集中录入时期的数据质量明显下降.因此档案馆(室) 在进行档案信息数字化进程时,各馆(室)应根据实际情况,制定严 格的数据质量考核指标,并责任到人.一个全宗,一个专题,一个档 案门类的档案录入完成后,必须全面进行校对,确保每一条数据完 整无误地录入数据库,这样数据添加工作才算完成. 3.及时做好数据库日常管理维护工作.在档案馆(室)内档案 的补卷睛况时有发生,档案数据库的信息录入后,实体案卷又进行 目甥 未能严格按照标准进行温湿度的控制和调节,在不适宜的环境下 保管和管理档案,加速了档案的老化和损害. 3.库房条件简陋,缺乏必要的档案保护设备.如:库房没有按 照国家档案馆建筑标准建造,封闭性差,或未配置空调机,去湿 机,温湿度表及吸尘器等基本档案保护设备. 4.档案入库前未进行严格的灭菌消毒.除了常规归档材料 外,包括向社会和个人征集的时间较久甚至已霉变的史料及其档 案装具,未经严格灭菌消毒就入库上架,从而导致虫害迅速扩散, 如不及时采取措施,将会很快波及,危害整体库房档案. 5.档案库房内未放置防虫防霉药物,或原有药物已放了很长 时间而未添加新药物,致使药效不佳.现在多数高校档案部门为 节省空间,都已安装了密集架,由于密集架开启时整架是敞开的, 使架内放置药品很快挥发,如果不及时添加药物,则达不到防虫 防霉的效果和目的. 6.档案库房未建立定期检查制度.档案入库后,没坚持定期 检查制度,特别对一些历史档案,由于利用率低,检查少,未能及 了补卷,拆卷或倒架等情况,使原有档案案卷的着录项目数据有 增,减,变动情况.然而由于管理,反馈环节不畅通,未能及时修改 调整数据,导致数据库内目录数据与档案实体信息不相符的现象. 因此数据库管理部门,档案保管部门,档案整理部门之间要建立通 报信息的渠道,及时沟通,根据档案实体管理的变化情况更新,维 护数据.档案部门在日常的利用,检索,查询过程中往往也会发现 一 些校对或着录工作中不足的地方,应做到及时发现及时纠正,确 保档案数据与档案实体信息的一致性. 4.组织人力定期开展数据库数据质量检查与指导工作.对于广 大的机关档案室而言,随着每年立卷工作的完成,每年都会有大量 的数据产生.加之人员变动等原因,出自于不同人员的数据有时不 可避免会有些出入,因此档案室应组织熟悉档案数据质量要求的 工作人员定期进行数据库数据的检查工作,将存在的问题及时反 馈给整理人员,并及时修正不合规范的数据. 数据质量的控制是保证档案检索系统高效运转的关键,同时 也是