物业管理档 案管理（）.doc

物业管理档案管理 收集齐全完整、检索方便快捷的物业管理档案系统，是做好物业管理的一个必要条件，是管理良好的物业管理企业的一项基本功，是物业管理的一项基础性的工作。这对于提高物业管理质量和物业管理水平都具有重要的意义。 第一节 档案学基础知识 一、档案学的研究对象 档案学以档案和档案工作为研究对象。其基本任务是：在研究档案和档案工作发展规律的基础上，提出档案工作的科学理论、原则与方法，指导档案工作实践，提高档案管理的科学水平，以便充分实现档案的价值，为各项社会实践服务。 二、档案学的学科性质和特点 档案学被认为是一门社会科学，这是由档案学研究对象的性质决定的。档案工作是管理档案和提供档案信息，为社会服务的一项社会活动。档案学是研究人类社会的一种特殊社会现象，即研究档案、档案工作运动规律及其与人们社会实践关系的学科，因此属于社会科学范畴。 档案学的研究对象决定档案学有两个鲜明的特点：一是实践性强，它所阐明的理论、制度、原则与方法，直接应用于档案管理实践和档案业务工作实践，具体原则和方法在学科知识中占很大比重。二是技术性强，它研究现代技术在档案管理中的应用，解决档案保护技术现代化、档案管理自动化、档案复制缩微化、档案信息传递网络化等问题。 三、档案 （一）档案的定义 档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录。 档案是历史的记录，不是现行的；档案还是原始的记录，即是原本的，第一手的。这是判断一个材料是资料或文件还是档案的基本依据。根据这一定义，我们可以认定，与某个物业或物业区域开发相关的资料在该物业竣工之后，都可以看成是与该物业或物业区域相关的档案如竣工验收的相关文件、设计图纸、设计变更的记录、施工过程中的质量记录等原件是档案。开工典礼上拍摄的照片、录像带等原版也是档案。 （二）档案的属性： 1．原始记录性 根据定义，档案就是原始的历史记录，故原始记录性是档案的本质属性。档案不仅是原始记录的信息内容，也包括记录这些信息的载体，二者的结合才是档案。例如作为档案的录像带，不仅仅是其信息内容，还必须包括记载该信息的原始录像磁带，其复制品不是档案。一份文件手稿是档案，但其打印后的正式文件也是档案。一份经各方签字的原始设计变更记录是档案，但其复印件就不是档案。 2．客观记录的归档保存性 原始记录在没有归档保存之前，仍然只是原始记录。只有经科学地归档保存，才能成为真正意义上的档案。 3．信息性 档案是一种未经加工处理的原生性静态信息。 4．非现行性 档案是历史的原始记录，一般认为，成为历史的原始记录经归档后才是档案。例如，在工程完工，竣工验收之前，施工图纸是现行正在使用的设计蓝图，即文件。只有在竣工验收投入使用之后，设计图纸才成为档案。 综上所述，我们可以看出文件、资料与档案间的关系。档案是原稿、原本的第一手材料。它最鲜明的属性是原始性和记录性。图书、报刊或原件的复制品等资料是根据某种需要编写、收集和复制的，是二手材料，而文件则是档案的前身。只有办理完毕的、有保存价值的且按一定规律保存的文件才是档案。 （三）档案的信息与载体 在信息技术蓬勃发展的今天，载入档案的信息内容变得极为丰富，承载档案信息的载体也是多种多样的，不仅是文字信息，声音、图像和视频等都可作为档案的信息资料予以保存。承载这类信息的媒介也极其丰富，不仅是传统的纸介质，磁带、磁盘、光盘等海量存贮设备的出现使档案资料的载体发生了革命性的变化。特别是计算机技术和信息技术的发展，不仅使档案资料的载体发生了巨大的变化，同时也使档案信息的存贮、保管、检索和复制变得极为方便。也正因为如此，档案管理的技术和手段发生了重大的变化，对档案管理人员的要求越来越高，档案信息的安全也面临巨大的挑战。 四、档案管理 （一）档案管理的程序与内容 档案管理工作一般分为四个步骤进行处理： 收集与整理 收集与整理 分类与编目 保存与安全 检索与利用 （二）档案的收集 文件是在实践活动中随时间的推移一份份产生的，如围绕一个建设项目从立项、开工、施工直至竣工验收投入使用，会随项目的进展产生立项报告、可行性论证、规划设计直到项目竣工验收报告等一系列文件。这些文件随工程的进展逐步产生，既各自独立又是相互关联。有些文件的保存价值极高须长期妥善保存；而有些重要程度则低一些，也不必长期保存，只须保存一段时间即可；还有些文件则不一定需要作为档案保存。档案的收集工作应当依项目进度一旦文件非现行化而及时收集、鉴别和归档。 1．档案收集的工作程序包括： 文件收集、文书立卷、归档整理三个步骤。 文件收集 文件收集 文书立卷 归档整理 2．文件收集：一旦文件已使用完毕，文件就有收集的必要性。文件收集既要及时又要保证收集完整与齐全。其主要的功夫在于平时的专注和耐心。 3．文书立卷：将文件按一定的规律集中在一起，以便于未来的查阅利用。立卷采用