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归档电子文件的档号由4个部分组成，即： 全宗号—分类号（“D”表示电子，“g”表示光盘，“c”表示磁盘，“d”表示磁带）—盘号。 * bjhk 档号格式模式图示： 34 – Dg – 1 全宗号 电子 光盘 盘号 分类号 * bjhk 企业档号格式模式图示： 12.2 –3 电子档案代号 磁盘（分类号） 盘号 * bjhk 归档电子文件按分类排列顺序，逐“件”编制电子文件目录，电子文件目录主要是机读目录，应与归档电子文件存储到同一存储载体中，同时打印出纸质目录。 （三）编目 脱机存储载体应按分类排列顺序，逐“盘”编制目录。 * bjhk 文件 编号 题 名 形成 时间 文件稿 本代码 文件类 别代码 载体 编号 保管 期限 备注 归档电子文件目录 注：电子文件稿本代码:M-草稿性电子文件;U-非正式电子文件;F-正式电子文件。 电子文件类别代码：T-文本文件;I-图像文件:G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;M-多媒体件； P-计算机程序；D-数据文件。 * bjhk 脱机存储载体逐“盘”编制标签，光盘可在光盘盘面上贴上光盘贴，装入光盘盒，光盘贴和盒面上注明存储数据的对象、内容、时间、数据库名称、文件格式和软硬件应用环境等元数据信息，也可用专用软笔直接将上述信息写在光盘上。磁盘、磁带等可参照以上方法。 （四）编制标签 * bjhk 存储数据的对象： 内容： 时间： 数据库名称： 文件格式： 软硬件应用环境： 内容： 时间： 文件格式： 存储数据的对象： 数据库名称： 软硬件应用环境： * bjhk 六、电子档案的移交 属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应向同级国家综合档案馆移交。 档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。 对于有特殊要求的电子档案可以延长移交时间。 涉密电子档案移交时间另行规定。 * bjhk 第二部分 电子文件归档在文档管理系统中的操作 * bjhk 结合科怡文件档案管理系统软件，电子文件归档的流程如下： 文件登记 文件归档 检索有需归 档标识的文件 填写电子文件相关 信息外还须填写需 归档的标识 根据“三合一”制度 填写文件相应的 光盘代号、形成年度、 类目号、保管期限、 类别号 确认归档 填写《归档电子文件登记表》首页 打印《归档电子文件登记表》续页 填写、盖章 《归档电子文件移交 接收检验登记表》 一式两份 归档成功 * bjhk 第三部分 科怡管理系统在应用中所注意的问题 * bjhk (一)、数据录入前的准备工作（进入数据维护模） 1、 全宗管理，用来设置自己单位的全宗代号。 2、 类目设置，根据3合1制度来设置类目号。 3、 辅助字典，根据自己单位的档案情况来设置保管期限、密级、会计类别、科技档案分类号等等。 4、 档号格式设置，根据不同的档案目录，比如传统方法整理、简化方法整理、科技档案、会计档案，这些档案目录的档号编制方法是不同的。 * bjhk (二)、目录数据应按标准格式录入 比如：题名录入时的字符长度为50个字（加标点空格等字符）；责任者字符长度为12个字等等。 * bjhk (三)、数据备份 1、用鼠标点击数据管理中备份与恢复模块进入备份与恢复窗口； 2、在备份窗口的备份类型下拉式菜单中选择库备份； 3、点击备份窗口中备份路径的望远镜图标，在弹出的路径选择窗口中选择相应的备份路径（例如：D盘名字叫备份的文件夹）； 4、选定备份路径后，点击右下角的备份按钮； 5、关闭窗口。 * bjhk (三)、数据恢复 将备份文件夹中的名为is_ARCHIVE.db的文件复制粘贴到科怡档案管理软件的安装路径底下－盘符：\insoft4\sinfarch\,覆盖现有的文件即可。 （在桌面上用鼠标右键单击科怡档案管理软件的快捷方式，然后查看属性，单击快捷方式标签，在目标一栏中显示的就是科怡档案管理软件的安装路径） * bjhk 第四部分 数字档案室的建立 * bjhk 一、数字档案室的概念 数字档案室是指机关在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。 注： 数字档案室≠单纯的数字档案管理软件 数字档案室≠数字化扫描工作 *包括与单位数字档案与电子文件管理要求相适应的管理机制、制度、软硬件配套设施及整合有序的资源。 * bjhk 二、数字档案室的建设要求 机关数字档案室建设应以档案目录数据库和全文