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建设工程档案管理制度 一、管理责任部门及相关人员职责1 二、档案分类及归档范围、要求 2 三、档案移交、整理、编号7 四、档案的利用8 五、档案的保管 9 六、档案的销毁11 七、档案保密制度12 一、管理责任部门及相关人员职责 （一）、人事行政部人事行政专员统一集中管理档案并直接向人事行政部 经理负责。 1 （二）、总经理负责审批《档案销毁登记表》、 《文件丢失损毁报告表》 。 （三）、人事行政部经理负责审核《档案销毁登记表》、 《文件丢失损毁 报告表》、 《档案借阅审批表》、 《档案查阅审批单》、 《档案复制审批 单》 ，以及对档案意外损毁事件进行调查并提出报告。。 （五）、其他部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、 《档案复制 审批单》、 《档案查阅审批单》和明确相关人员负责收集保管本部门的档 案资料，对部门资料的完整性负责。 （六）、人事行政专员负责： 1、制度的推进与执行；各部门档案管理体系的建立、优化与督察； 2、督促档案资料的移交； 3、档案的收集、接收、鉴定、分类、装订、编号、编目、保管、销毁、 编研等； 4、档案的提供利用、登记； 5、档案室设备、设施的保管维护； 6、负责档案管理软件系统的使用推广、原始数据录入、维护。 （七）、各部门资料员/兼职资料员 1、制度在部门的执行； 2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作； 3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利 用，按期移交档案室； 4、推进本部门对档案管理软件系统的利用； （八）、档案管理工作作为人事行政专员、部门资料员、部门兼职资料员 每月工作计划评价的考核内容之一。 2 二、档案分类及归档范围、要求 1、文书档案 1.1归档范围： 1.1.1、集团资料 （1（ 各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、 税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等 （2 （ 公司章程 （3 （ 集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命 令、条例、规定、计划等各类正式行文 1.1.2、红头文件 公司下发和上报的各类正式行文 1.1.3、外来文件 各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行 政性质的通知、邀请等文件 1.1.4、会议资料 （1（ 会议纪要利用明源流程存档 （2 （ 专题会会议讲义 1.1.5、法律文件 （1（ 合同、协议审核； （2 （ 诉讼材料 1.1.6、物资采购合同 1.1.7、车辆资料 3 公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单 、维修记录、事故资料 1.2归档要求： 1.2.1、集团证照资料：由人事行政专员关注各类营业证照更新时间 ，在证照更新后1周内提出档案复制申请，取得复印件存入档案室，并统 一加盖 “仅限 用”字样。 1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件于每月第一周移交；外来文 件、车辆资料由行政专员处理完成后3日内直接移交。 1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3 日内移交档案室。 1.2.4、销售支持部门资料：销售过程中产生盖有销售公司公章的承 诺函或证明、销售政策文件由销控专员于产生后3日内移交档案室；客户 资料、销售合同由销支助理在分户产权证办理完成后1个月内以楼栋为单 位移交档案室。 2、人事档案 2.1、归档范围 2.1.1劳动合同、聘用协议； 2.1.2一般员工调动、任免、离职、降职文件； 2.1.3职称评定材料； 2.1.4面试表； 2.1.5劳务合同纠纷及处理材料； 4 2.1.6员工培训计划、总结、方案 2.2、归档要求 2.2.1员工个人档案由人事专员保存于部门档案柜； 2.2.2