台大出纳收據管理子系统使用手冊.doc

台大出納收據管理子系統 Version 1.05 使用手冊 台大計資中心 .tw vinchen@.tw目錄 0. 安裝及使用流程 3 1. 環境設定 3 1.1安裝台灣大學安全憑證 3 1.2印表機設定 3 1.3參數設定 4 1.4快速鍵說明 4 2. 登入系統 4 2.1帳號申請 4 2.2帳號登入 5 2.3子帳號登入 5 3. 資料維護 6 3.1人員資料 6 3.2 詞庫 7 3.3 收據號碼管理 7 3.4 子帳號管理 8 3.5 離線工作 8 4. 收據管理 9 4.1 開立收據 9 4.2 傳送電子檔 10 4.3 報表功能 10 4.4 轉入歷史檔 11 5. 查詢功能 11 5.1 收據查詢 11 5.2 收據歷史檔 12 5.3 收據刪除檔 12 5.4 上傳記錄 12 5.5 登入記錄 12 6. 系統更新 12 6.1 大幅改版 12 6.2 網路更版程式 13 6.3 網路更版資料庫 13 附錄一、印表機設定方法(WinXP, Win2000,Win2003,WinNT) 14 附錄二、印表機設定方法(Win98,Win95,WinME) 17 附錄三、如何安裝台灣大學安全憑證 19 安裝及使用流程 本系統安裝程式可在下列網址下載 .tw 點選其中系所單位?收據管理系統。 本系統執行時需要ODBC 驅動程式， 如果安裝後第一次執行有錯誤訊息請下載並安裝 MDAC 2.5 以上，請參考收據管理系統網頁說明下載安裝。 系統使用流程 安裝本系統 (參閱0.安裝及使用流程) 申請帳號 (參閱2.1帳號申請) 請領收據,取得授權 (參閱3.3 收據號碼管理) 開立收據，列印收據 (參閱4.1功能說明) 上傳或製作磁片 (參閱4.2功能說明) 列印總表及現金日報表 (參閱4.3功能說明) 繳回收據存根 (參閱4.3功能說明) 環境設定 1.1安裝台灣大學安全憑證 收據子系統會連回出納系統更新資料，為保障傳輸資料不被竊聽，之間的通訊以SSL加密，請先下載安裝台灣大學安全憑證，安裝步驟詳附錄三；此憑證與接收email和.tw 系統相同，如果您您已經安裝過可忽略此步驟。如果您瀏覽.tw或接收@.tw 的信不會跳出要你確認憑證的視窗代表您已安裝過此憑證。 1.2印表機設定 收據印表機設定紙張長度為14.00公分，點矩陣印表機需要設定跳頁才會正確，印表機設定設定自訂紙張大小不同的作業系統有不同的設定方法，詳細的設定方法請參閱本文件的附錄。 1.3參數設定 此畫面可選擇預設中文輸入法及預設列印收據的點矩陣印表機;亦可設定每次列印總表的份數如此不用每次都要重新設定一次。 1.4快速鍵說明 此系統中大部分視窗支援快速鍵，可以按Insert鍵代表新增，按Enter會跳到下一個資料輸入欄位，Esc代表放棄等。熟悉鍵盤操作者可利用快速鍵和詞庫功能加快收據開立速度。 登入系統 系統使用者有兩類，第一類為出納組核發的帳號，另一類為使用者自行設定的子帳號（例如發給代理開收據的工讀生）。 2.1帳號申請 帳號密碼由出納組核發，請上網申請或洽出納承辦人員 登入畫面如下： 2.2帳號登入 第一次登入時系統會自動透過網路連線回出納組取回相關資訊，故在第一次使用時需要在網路的環境下使用本系統。 2.3子帳號登入 輸入使用者核發子帳號和密碼登入系統，子帳號的相關資訊請參閱3.4子帳號管理。 資料維護 3.1人員資料 為方便開收據時可輸入ID帶出姓名，本系統可維護常用人員資料，此外在連線的情況下可輸入ID(身份證字號或學號)自動回出納組伺服器取回該人員資料。 3.2 詞庫 開立收據時需輸入科目、事由、備註等欄位，為節省輸入時間使用者可以將常用的詞加入到詞庫內，下次使用時只需輸入代號即可帶出常用片語。 3.3 收據號碼管理 出納組領回收據後，出納承辦會授權使用該收據區段的使用權，登入本系統時會自動檢查出納組有無授權使用新區段的收據，使用者亦可按資料同步來取得出納組新區段收據的使用權。 如有兩段以上的收據需設定啟用哪段收據，請依照印表機實際裝設的收據上流水號來設定。 3.4 子帳號管理 本系統會連線出納組作資料交換的動作，如使用者欲授權給其他人代理開立收據(如工讀生)，本系統提供一個開立較小權限的子帳號功能，子帳號僅能開立及列印收據，使用者可視實際情況使用本功能。 3.5 離線工作 為了使本系統可以在沒有網路的環境下使用，本系統特別支援離線工作模式，當使用者登入系統時會自動連線到出納組的伺服器，如果沒有網路可使用時會出現連線失敗自動轉成離線工作模式，離線工作時在資料維護?離線工作前面會有打勾(如下圖)，如果要連線工作可以按他後輸入正確密碼即可轉成連線工作模式。 收據管理 4.1 開立收據 一選擇收據管理時會出現以上畫面，系統會自動呈現