商务公司电子合同管理操作手册.doc

PAGE 12 PAGE 12 电子合同管理操作手册 xx电子商务有限公司  目 录 1. 概述 3 2. 操作流程 3 3. 功能索引(可选) 3 4. 画面说明 3 4.1 维护审批等级 3 4.1.1 审批等级新增 3 4.1.2 审批等级查询 5 4.1.3 审批等级修改 6 4.1.4 审批等级删除 7 4.1.5 审批等级应用/取消应用 9 4.2 合同管理 10 4.2.1 合同创建 10 4.2.2 合同提交供应商确认 11 4.2.3 合同修改 14 4.2.4 合同提交审批 16 4.2.5 合同签名 17 4.3 合同审批 19 4.3.1 合同审批驳回 19 4.3.2 合同审批通过 21 4.4 合同确认 24 4.4.1 驳回合同 24 4.4.2 确认合同 25 4.4.3 合同签名 27  概述 本文档为描述两方合同功能的相关操作。两方合同功能模块，为采购组织、供应商提供了在线签订合同功能。采购组织根据结束询单，创建电子合同，经领导审批通过，提交供应商确认。 操作流程 维护审批等级：采购组织根据公司具体情况，维护领导审批合同的等级。 合同管理：采购组织操作员创建合同。 合同审批：采购组织领导审批合同。 合同确认：供应商确认采购组织创建的合同。 功能索引(可选) 画面说明 维护审批等级 采购组织管理员维护电子合同审批等级。 审批等级新增 界面示意: 页面功能键说明： NO. 键号 说明 1 新增 进入审批级别新增页面，新增审批级别。 2 查询 根据查询条件，查询相关记录。 3 重置 重置查询条件为默认。 页面操作说明： 页面路径：“电子合同管理”——“询单合同管理”——“维护审批等级” 操作步骤： 新增审批级别 点击【新增】按钮，进入审批级别新增页面，如下图： 名称：审批级别名称。 级数：新增审批级别的等级数。 输入“名称”、“级数”，点击【保存】按钮，保存级别记录，如下图： 【应用】：启用当前维护的审批级别。 【明细】：维护审批级别明细信息。 【修改】：修改审批级别信息。 【删除】：删除当前审批级别记录。 新增审批级别明细 点击【明细】按钮，进入审批级别明细维护页面，如下图： 点击【新增】按钮，进入审批级别明细信息填写页面，如下图： 等级：当期维护明细记录所处的审批等级。 输入相关必填信息、选怎审批人，点击【保存】按钮，保存审批等级明细信息，显示如下图： 重复上述新增明细记录操作，至新增明细数等同于当前审批等级维护的“级别总数”，【新增】按钮将被置灰，如下图： 操作结果： 新增审批等级操作成功。 注意事项： 新增明细操作时，明细记录数应与审批等级中“级别总数”相等。 明细记录的新增，级数应维护如下：审批等级“级别总数”为3，明细应有三条记录，其“级数”应分别为“一级”、“二级”、“三级”。 明细中的金额维护，应为阶梯状:同一明细记录中，含税金额大于未税金额；不同明细记录中，金额因成阶梯状递增。 审批等级查询 界面示意: 页面功能键说明： NO. 键号 说明 1 新增 进入审批级别新增页面，新增审批级别。 2 查询 根据查询条件，查询相关记录。 3 重置 重置查询条件为默认。 4 应用 启用此审批等级。 5 明细 进入审批等级明细页面。 6 修改 修改当前审批等级记录。 页面操作说明： 页面路径：“电子合同管理”——“询单合同管理”——“维护审批等级” 操作步骤： 输入查询条件，如“名称”为“审批等级测试三”，点击【查询】按钮，查询符合条件的记录，如下图： 操作结果： 更具查询条件，查询出符合条件的记录。 注意事项： 审批等级修改 界面示意: 页面功能键说明： NO. 键号 说明 1 新增 进入审批级别新增页面，新增审批级别。 2 查询 根据查询条件，查询相关记录。 3 重置 重置查询条件为默认。 4 应用 启用此审批等级。 5 明细 进入审批等级明细页面。 6 修改 修改当前审批等级记录。 7 删除 删除当前记录。 页面操作说明： 页面路径：“电子合同管理”——“询单合同管理”——“维护审批等级” 操作步骤： 修改审批等级 点击【修改】按钮，进入审批等级修改页面，如下图： 点击【保存】按钮，保存信息，显示如下图： 修改审批级别明细 点击【明细】按钮，进入审批级别明细页面，如下图： 由于修改了审批级别的“级别总数”，当前【新增】按钮未被置灰，可新增明细记录，新增记录后显示如下图： 点击【修改】按钮，进入级别明细信息页面，如下图: 点击【保存】按钮，保存修改信息，显示如下图： 操作结果： 审批等级、级别明细修改成功。 注意事项： 注意级别明细记录数要等于审批等级的“级别总数”。 注意级别明细的金额要成阶梯状递增。 已被应用的记录不可以进行修改操作。 审批等级删除 界面示意: 页面功