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河南中光学集团有限公司合同管理办法 （中光学发〔2006〕112号 2006年6月8日） 第一章 总 则 第一条 为了规范集团公司在市场经济中的行为，维护集团公司的合法权益，促进生产经营的有序发展，根据《中华人民共和国合同法》等法律法规，结合实际情况，制定本办法。 第二条 本办法适用以集团公司名义与平等主体的法人、自然人和其它组织之间为设立、变更、终止民事权利义务关系而签订的合同。 第三条 除标的额在2万元以下且能够即时清结的合同外（特殊情况除外），必须采用书面形式并须加盖集团公司合同专用章方为有效。 书面形式是指合同书、协议、往来信函和电文（包括电报、电传、传真）等可以有形地表现所载内容的形式。当事人之间协商同意的有关修改和补充的合同文书、电文和图表等书面材料也是合同的组成部分。 第四条 集团公司签订、履行合同，在保守企业商业秘密的前提下，应当遵循自愿、公平、真实有效、诚实信用的原则；遵守国家法律和行政法规，遵守社会公德，不得扰乱社会经济秩序，损害社会公共利益和集团公司的合法权益。 第二章 合同的管理机构及职责 第五条 集团公司实行两级合同管理体系，集团公司总经理是集团公司合同管理的总负责人；集团公司总经理办公室（简称总经办）是合同的主管机构；各业务部门（包括相关处室及成员单位）是合同的基层分管机构。 各业务部门应当设立合同管理小组，其部门负责人是合同管理的第一负责人，负责本单位的合同管理工作。各业务部门均应根据业务量的大小，配备兼职合同管理员，承办本部门合同管理的具体事宜。 第六条 集团公司总经办在合同管理方面的职责是： （一）接受集团公司总经理的领导，制订、完善集团公司合同管理制度； （二）负责集团公司总部各类合同的整理备案，监督集团公司行政部合同专用章的使用，对各业务部门签订的各类合同进行审查、监督； （三）参与重大经济合同的资信调查、谈判和合同、协议、章程及有关确认书的起草或签约活动，为集团公司领导提供信息和法律服务； （四）参与集团公司有关项目的招、投标工作以及各类订货会（军品订货会除外），负责对此类重大合同进行审查并盖章； （五）负责对集团公司各业务部门及集团公司下属的具有法人资格的单位的合同管理员进行法律培训和业务指导； （六）对各业务部门签订的合同和履行情况以及相关的债权、债务进行检查监督，并于每个年度的年中和年末定期进行检查考核，在此期间还将对有关部门的合同管理进行不定期的抽查，对发现的问题及时向集团公司总经理汇报，并适时提出法律意见或建议； （七）负责对集团公司《法人授权委托证书》的制作、登记、年审和发放进行管理； （八）直接或配合有关业务部门处理合同纠纷，进行协商、调解活动，接受集团公司的委托参加仲裁或诉讼活动； （九）承办开展“守合同、重信用”活动； （十）其它有关工作。 第七条 各业务部门是合同的基层分管机构，主要职责是： （一）各部门的主要领导是本部门合同管理的第一负责人，全面负责本部门的合同管理工作； （二）建立健全本部门的合同管理制度，设置一名兼职合同管理员，负责对本部门各类合同及管理制度的实施进行监督和检查，并将所制定的制度及合同管理员名单送集团公司总经办备案； （三）负责合同项目的可行性研究和签约对方的资信调查，对合同的真实性、可行性、合法性负责； （四）具体组织各类合同的谈判和签约工作； （五）统一本部门的合同编号，建立合同档案，认真执行集团公司合同管理等有关制度； （六）督促本部门按约履行合同中的各项义务，对发现的问题要及时处理或向上级有关部门提出解决意见； （七）协助集团公司对本部门人员进行合同法律法规的培训； （八）负责解决本部门因签订或履行合同而发生的纠纷。 对可能发生纠纷的合同，应按照集团公司《诉讼案件管理办法》及时向集团公司总经办或本单位法律事务管理机构报送有关证据材料，通过法律手段予以处理。 第三章 授权委托书 第八条 签订合同应由集团公司的法定代表人签订；根据生产的需要，集团公司对各业务部门实行《法定代表人授权委托证书》（以下简称《委托书》）代理制度。 第九条《委托书》按照委托期限分为定期委托书和临时委托书两种类型。定期委托书期限为一年，适用于各业务部门。临时委托书（也称“一次性委托书”）是根据临时工作需要而对经办人员的临时授权。 申办临时委托书应先由各业务部门提出书面申请，经其主管领导同意和总经办审查后报集团公司总经理签署。合同承办人员签订合同后，此项业务即告终止。 第十条 《委托书》应与身份证、介绍信同时使用，不得涂改、转让、出借和遗失。 在委托期限内，代理人调离集团公司或本工作岗位，应主动将《委托书》交回集团公司总经办办理注销手续。如有遗失，应立即向发放机关报告，并登记备案。 第四章 合同专用章 第十一条 合同专用章是企业对外进行经济交往的法人证明章。对外