华南商业银行股份有限公司董事会议事规範.PDF

華南商業銀行股份有限公司董事會議事規範 第 1條 （訂定依據） 本規範依據主管機關頒定之「公開發行公司董事會議事辦法」 及本公司章程規定訂定之。 第 2 條 （規範範圍） 董事會之議事，其主要議事內容、作業程序、議事錄應載明事 項、公告及其他應遵循事項，應依本規範辦理。 第 3 條 （會議之召集及通知） 董事會 至少每季召開常會 一次。 董事會召集時應載明事由，於七日前通知各董事及監察 人，如 遇緊急事項或依董事過半數之請求，得召開臨時會議 。 前項召集之通知，得以書面或電 子方式為之。 第 12條第一項各款之事項，除有突發緊急情事或正當理由外， 應於召集事由中列舉，不得以臨時動議提出。 第 4 條 （會議通知及會議資料 ） 董事會之議事事務單位為董事會秘書單位。 議事事務單位應擬訂董事會議事內容，並提供 充分之會議資 料，於召集通知時一併寄送。 董事如認為會議資料不充 分 ，得向議事事務單位請求補足。董 事如認為議案資料不充足，得經董事會決議後延期審議之。 第 5 條 （簽名簿等文件備置及董事之委託出席） 召開董事會時，應設簽名簿供出席董事簽到，以供查考。董事 應親自出席董事會，如不能親自出席，得依本公司章程規定委 託其他董事代理出席；如以視訊參與會議者，視為親自出席 。 董事委託其他董事代理出席董事會時，應於每次出具委託書， 並列舉召集事由之授權範圍。 第 一項代理人，以受一人之委託為限。 1 第 6 條 （開會地點及時間） 董事會召開之地點與時間，應於本公司所在地及辦公時間或便於 董事出席且適合董事會召開之地點及時間為之。 第 7 條 （主席及代理人） 董事會應由董事長召集並擔任主席。但每屆第一次董事會由華 南金融控股股份有限公司就派任董事中指派一位董事召集，並 擔任該次會議主席。 董事長請假或因故不能行使職權時，由副董事長代理之，無副董 事長或副董事長亦請假或因故不能行使職權時，由董事長指定常 務董事一人代理之，董事長未指定時，由常務董事互推一人代理 之。 第 8 條 （會議召開、參考資料及列席人員 ） 董事會召開時，經理部門應備妥相關資料供與會董事隨時查 考 ，並得視議案內容通知相關部門或子公司之人員 列席。 必要時，亦得邀請會計師、律師或其他專業人士列席會議及說 明。但討論及表決時應離席。 監察人列席董事會陳述意見時，得參與議案討論，但無表決權。 董事會之主席於已屆開會時間並有過半數之董事出席時，應即 宣布開會。已屆開會時間， 如全體董事有半數未出席時，主席 得宣布延後開會，其延後次數以二次為限。延後二次仍不足額 者，主席得依第 3條第二項規定之程序重新召集。 前項所稱全體董事，以實際在任者計算之。 第 9 條 （開會過程錄音或錄影之存證） 董事會之開會過程，應全程錄音或錄影存證，並至少保存五年， 其保存得以電子方式為之。 前項保存期限未屆滿前，發生關於董事會相關議決事項之訴訟 時，相關錄音或錄影存證資料應續予保存 至訴訟終結止。 以視訊會議召開者，其視訊影音資料為議事錄 之一部分，應於公 司存續期間妥善保存。