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基于现代仓储管理理念高校大学生电子档案管理研究 　　不断提高高校大学生档案管理水平是我国高等教育改革与发展的必然要求。本文尝试引入现代仓储管理理念，分析高校大学生档案管理中存在的问题，提出现代仓储管理理念与档案管理相结合的观点，从而改善和提高高校大学生档案管理水平，提出建立高校大学生电子档案，以便更加适应和满足服务需求。 　　1 现代仓储管理与高校大学生档案管理可比性分析 　　1.1 现代仓储管理与高校大学生档案管理概述。仓储管理，是指对仓库及仓库内的物资所进行的管理，是仓储机构为了充分利用所具有的仓储资源提供高效的仓储服务所进行的计划、组织、控制和协调过程。具体地说，现代仓储管理包括仓储资源的获得、仓储商务管理、仓储流程管理、仓储作业管理、保管管理、安全管理等多种管理工作以及相关的操作。 　　高校大学生档案管理是指对学生自高中阶段起在校期间所形成的全部材料进行整理、归档，提供学生档案的政审、查询、借阅服务及转递等工作。 　　1.2 现代仓储管理与高校大学生档案管理的可比性分析。仓储作业过程是指以保管活动为中心，从仓库接受商品入库开始，到按需要把商品全部完好地发送出去的全部过程。它主要由入库、保管、出库三个阶段组成。从其作业性质来看，可以归纳为商品检验、保管保养、装卸与搬运、加工、包装和发运等六个作业环节。如果把这个过程看作一个系统，系统的输入是需要储存的商品，输出的则是经过保存的商品。 　　对比高校大学生档案管理与仓储管理，不难看出，高校大学生档案室就相当于其中一个物流节点――仓库，学生档案管理的工作同样包含了入库、保管、出库三个阶段。当然，高校大学生档案管理的服务对象是高校、学生以及用人单位等，有别于现代仓储管理的最终服务对象为消费者。 　　以下将结合广东财经大学学生档案室的实际情况，介绍高校大学生档案管理流程： 　　第一，入库过程：入学时，省内生源亲自携带高中期间个人档案（包括高考考生材料和团员材料）到广东财经大学报到;省外生源则由高中阶段所在学校通过机要局送达广东财经大学。新生入学后，各学院将学生的高中相关档案材料收齐后做好登记工作，统一移交至学生档案室，经审核无误后，方可入库。 　　第二，保管过程：学生在校期间，会逐渐形成大学期间个人档案（包括高考材料、学籍表、高校毕业生登记表、学位资格审核表、成绩单、大学生素质拓展成绩单、党团材料、奖惩材料、就业通知书存根、体检表以及助学贷款合同及委托函等）。这些资料统一由学生档案室进行管理。 　　第三，出库过程：主要是指应届毕业生档案整理、转寄工作。档案去向主要分为暂缓就业、有报到证、读研、公务员自带、申请缓寄以及异动等六种学生档案类型。如图1所示 　　综上所述，将现代仓储管理理念引入高校大学生档案管理具有一定的可行性。 　　2 广东财经大学学生档案室管理工作中存在的问题 　　2.1 作业流程欠缺协调性。学生大学期间档案材料主要来自教务处、团委和各学院，由辅导员收集移交学生档案室进行动态管理。各部门根据实际制定工作流程，在材料收取过程相互之间协调不善，甚至出现在毕业生档案整理过程不能及时收齐，导致档案个别无法按时寄出的现象。随着扩大招生规模，在校学生档案数量逐渐增多，学生档案室采用“专职档案管理人员+勤工助学学生”的用人方式。而专职学生档案管理人员仅有一人，多名学生进行轮岗值班，每个工作人员都按自己的作业方式工作，作业流程不协调，导致每次学生轮岗时都必须进行工作交接。 　　2.2 信息化程度偏低。在计算机网络高速发展的年代，信息化成了一种必然。随着招生人数的不断增加，毕业生的就业方式灵活多变，加上档案机要投递方式的特殊性，落后的管理手段已不能适应新形势的发展需要。而高校大学生档案管理工作中普遍存在的问题是工作量大、操作繁琐、容易出错等高错误率和低效率的现象。广东财经大学学生档案室的学生档案管理目前还处于传统的手工操作模式，缺少一套完整的学生档案管理应用软件。如在毕业生档案整理过程中，采用的计算机技术仅仅停留在Excel、功能极其简单的广东财经大学学生档案管理系统以及大学生就业在线系统。邮寄学生档案时，机要局所提供的机要编号也需要手工输入Excel电子表中，这又增加了一道手工程序。毕业生若想了解其档案去向，则需联系档案室进行查询，却没有网上高校大学生电子档案管理查询系统可提供给学生自行查阅，信息网络共享程度低。由于工作的不彻底性，使得暑假期间需要有人值班为毕业生提供档案情况查询等服务。 　　2.3 资源浪费现象严重。一方面是时间的浪费。如在高校大学生档案管理过程中，档案入库前，由各学院独立审核整理新生档案后，仍需要学生档案室进行多次全盘检查审核，存在无效检查工作现象。另一方面是重复作业导致配套材料浪费。根据档案室要求毕业生档案是以各学院