wi-pu004 订购单管理作业细则.docVIP

淇 譽 電 子 科 技 股 份 有 限 公 司 淇譽電子(深圳)有限 公司 JAZZ HIPSTER CORPORATION 文件編號 WI-PU004 類 別 訂購單管理作業細則 機密等級 ?機密?一般 WI 版 次 1.0 頁 次 PAGE 1/ NUMPAGES 4 版 本 記 錄 版次 頁次 修訂原因 原作者/部門 修訂者/部門 日期 1.0 4 新發行 潘麗純/采購部 2002/07/27 會 簽 記 錄 會簽單位 會簽人員/日期 會簽單位 會簽人員/日期 會簽單位 會簽人員/日期 核准 審核 主辦 制訂日期﹕2002年07月27日 修訂日期﹕ 表格編號:FM-0501-3 目的： 為有效的掌握每批進料、收料、付款之依據。 適用範圍： 任何經由採購開出之訂購單均屬之。 名詞釋義﹕ 略 職責﹕ 略 流程﹕ 略 內容： 訂購單製作﹕ 采購部門依生管提出的《批號別部門請購料品明細表》或《部門申請單》列印出《請購單》，經采購部門主管核准後即可列印《訂購單》。 訂購單分為一式二聯, 第一聯為廠商/採購聯(白色), 第二聯為財務聯(紅色)。 訂購單上應詳細注明所訂購料品之供應廠商﹑制造廠商﹑廠商代號、產品料號﹑品名規格﹑數量﹑交期﹑單價﹑金額﹑發票地址及其它注意事項。 訂購單上之任何文字、數量、單價非經採購主管核准均不得任意涂改。 訂購單簽核： 采購員務必仔細核對訂購單上之各項內容無誤後簽名並呈核。 訂購單之簽核依《職務核決權限實施准則》之規定執行。 訂購單分發： 訂購單簽核完整后才可發出, 第一聯廠商/采購聯(白色)加蓋印章後交DCC傳真相應廠商(印章內容:請於24H內確認簽回，否則視同默認訂購單之所有內容);第二聯財務聯(紅色)交采購部P/O文員每周一次統一轉財務部作帳備查。 表格編號:FM-0502-2 訂購單確認: 6.4.1訂購單之確認:經過簽核後的訂購單在IE系統M/B “采購維護作業”中作確認，RMB1000元(含)以上由總經室助理確認，RMB1000元以下由采購部P/O文員確認。 訂購單變更: 若變更數量﹑單價﹑物料規格﹐采購必須發出“訂購單取消/變更通 知聯絡書”,經部門主管核准后由P/O文員在IE系統M/F “采購變更通知 單維護”中變更數量﹑單價﹑物料規格(規格變更單價作相應變更)﹐在“采 購單資料維護”中列印變更後的訂購單,並在訂購單號後加“A”﹐第二次變 更則在訂購單號后加“B”(依此類推) ……並經核准後傳給廠商。 若訂購單有多項物料需取消其中一項﹐采購必須發出“訂購單取消/變更 通知聯絡書”﹐經部門主管核準后﹐由P/O文員在IE系統M/F “采購變更 通知單維護”中將此訂單所需取消項次數量變更為 “0”﹐再在“采購單資料維 護”中列印變更後的訂購單﹐並在訂購單號後加“A”﹐第二次變更則在訂購 單號后加“B”﹐(依此類推)……經核准後傳給廠商(若需將該取消之物料轉換供 應商﹐則重新制作新訂購單)。 以上6.5.1與6.5.2變更發出之“訂購單取消/變更通知聯絡書”須傳真知會 供應商。 6.6訂購單取消: 采購必須發出“訂購單取消/變更通知聯絡書”,經部門主管核准後由P/O文員在IE系統M/F“采購變更通知單維護”中將所有數量改為“0”即可﹐電腦中仍存在訂購單號。(如需轉換供應商時﹐則重新制作新訂購單) 將變更或取消之原訂購單加注“作廢”字樣。 物料若為客供品﹐即為客戶免費供應﹐則訂購單上物料單價為“0”。 表格編號:FM-0502-2 訂購單歸檔: 發出之訂購單﹐供應商必須在“廠商確認”欄簽名﹑蓋公章或其他書面文件回簽﹐回簽之訂購單與傳真後的訂購單依廠商別一併歸檔留存備查。 若訂購單廠商未按規定時間(24H內)回簽，則采購於三日內發出 “訂單回傳追蹤”追蹤廠商簽回。 附則﹕ 本細則經管理代表核準后﹐自發行之日起實施﹐修訂時亦同。 參考文件: 職務核決權限實施准則 700M02 附件﹕ 訂購單取消/變更通知聯絡書 WI-PU004-F01 請購單 WI-PU004-F02 訂購單 WI-PU004-F03 訂單回傳追蹤