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员工（内部）档案管理制度 总则 目的 为加强公司人事档案管理，有效地保护和利用人事档案，维护公司和员工合法权益，特制定本制度（公司对此制度享有解释权） 范围 本制度适用于公司全体员工。 职责 人力资源部负责本制度制定、修改、废止、解释之起草工作 总经理负责本制度制定、修改、废止、解释之核准工作 相关文件 《招聘制度》 《员工入职管理制度》 签署生效 总经理签署之日起生效 定义： 人事档案管理办法 员工人事档案包括： 员工《个人简历》 《职位申请表》 《初、复试评估表》 《保密合同》 《非正式员工考核表》 《人员异动表》 《员工调薪申请表》 《体检表》 指定银行卡/折复印件 档案管理工作内容： 建立标准化的、信息完整的人事档案。 员工考核结果及奖励、惩罚决定等应归档。 人力资源数据统计分析归档。 合理存放人事档案，不泄露秘密；未经批准，不得查阅。 人事档案的整理方法： 为每位员工建立一份独立的人事资料档案。 离职人员的档案按辞职、辞退和开除分别归档。 人事档案的查阅 档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则。 人事档案只能在人力资源部指定的地点查阅，不可带出。 遇特殊情况需要借出本人人事档案时，借阅人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 所有查阅人员都必须如实填写《人事档案查阅登记表》。 人事档案的外借： 确因工作需要外借本人档案的，需办理档案外借手续，借阅时须如实填写《人事档案查阅登记表》。 不得外借他人档案。 外借档案必须及时归还人力资源部。 档案应该备份 对高级管理人员及其他重要职员的资料，应做好文字备份。 对存入电脑的重要资料应设密码保护。 人事档案可予销毁的条件： 已离职基层员工的档案，自离职之日起存放时间达到一年以上的。 已离职中层的档案，自离职之日起存放时间达到三年以上的。 已离职经理以上人员的档案，自离职之日起存放时间达到五年以上的。 被公司开除的员工档案，自开除之日起存放时间达到五年以上的。 应聘者档案存放时间达一年以上的。 超过一年以上的人力资源部报表。 有下列行为之一者，给予开除处理，若构成犯罪依法追究刑事责任： 毁损、丢失或擅自销毁人事档案。 涂改、伪造人事档案。 未按手续就借阅、外带或越级查阅人事档案者（档案管理者同罚）。 与员工户口联系的个人档案管理办法： 有需要将个人档案存放在外部人事机构的员工，按自愿原则向人力资源部提出申请，由人力资源部出具证明，员工本人至人事代理机构自行办理，费用自理。 员工有需要转移个人档案的，向人力资源部提出申请，人力资源部出具证明后，自行至人事代理机构办理。 程序： 人事档案的查阅： 总经理和人力资源总监对所有员工的人事档案有查阅权； 部门经理对其所属部门员工的人事档案有查阅权； 人力资源部门内仅有各公司人事经理和负责人事档案管理的人员有查阅权。 其他与被查阅人员无隶属关系的人员需查阅人事档案的，填写《人事档案查阅登记表》，经人力资源总监签字批准后，方可查阅。 人事档案的销毁程序： 人力资源部填写《档案销毁申请表》，人力资源总监或区域经理审核，总经理批准。 销毁时应由人事经理和负责人事档案管理的员工两人以上负责监销，并在清单上签字 附件： 流程(Flow)： N/A (no flow appendix attached) 表格(Form)： 【表格1】《人事档案查阅登记表》 【表格2】《人事档案销毁申请表》 文件改版历史记录(History of the files) 序号 版 本 Rev 更 改 内 容 Description/History 更 改 人 Changed by 更 改 日 期 Date 1 1．0 新版本/New Release 人力资源部 2010-10-1 2 【表格1】人事档案查阅查阅登记表 人事档案查阅登记表 Files Check Registration Form 序号 查阅人 工号 日期 时间 文件名称 原因 批准人 【表格2】人事档案销毁申请表 人事档案销毁申请表 申请单号（人力资源部填写） 销毁档案名称 销毁档案种类 ○人事档案资料 ○人事月度报表 ○其它 建档时间 年 月 日 销档时间 年 月 日 原因 备注 申请人 人力资源部总监 总 经 理 档案销毁登记栏Exterminate Registration Items 销毁时间 年 月 日 销毁地点 监销人签字 人力资源部总监 说明 人事资料 姓名 性别 民族 籍贯 照 片 婚否 出生日期 最高学历 学位 家庭住址 联系电话 爱好 特 长 应聘职位 应聘时间 分配部门