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PAGE PAGE 1 财务会计文档技术 第一节 文档技术概述 什么是文档 文档（document）这个词本来的含义是很广泛的。但是本章所介绍的文档，并不是指信息系统运作过程中所产生的各种信息资料，如凭证文件、销货单文件等。本章所指的文档，主要指和信息系统的设计和使用密切相关的材料，是用来解释系统运行情况的。 文档主要分为开发性文档和使用性文档。开发性文档描述了系统开发过程中的各种分析、设计情况。使用性文档主要用来指导用户对信息系统更好地操作、利用。 文档可以采用文字说明的形式、流程图的形式、或者表格等形式。因为图表的方式更为直观和明了，所以，很多文档采用绘制图表的方式，再辅以文字说明进行解释。 二、掌握文档技术的必要性 一个实际运行的信息系统可能涉及到多台计算机、各个部门、众多的人员，它们组织在一起完成大量数据的输入、处理和输出。这个系统比较庞大，头绪众多。当我们接触系统后，需要用某种文档技术描绘出有关这个系统运行的情况，只有描绘出来了，才能表明我们真的是理解了这个系统，并能向其他人解释这个系统，也才能对这个系统进行改进。 作为会计专业的学生，必须要学习文档技术。首先的要求是，应该能够看得懂别人绘制的文档，能够理解所说明的系统的运作情况。其次，要能够评价文档所描述的系统的内部控制情况，对内部控制的健全与否进行判断，并提出改进意见。最后，最好是能够学会编制文档。因为在前面已经提到，在会计信息系统的开发过程中，需要会计人员的参与，作为系统开发小组的一员，会计人员应该能够通过绘制文档描述现有系统的运行情况，并能够将对新系统的设想表示出来。 在系统开发中所用到的文档技术有很多，这里主要介绍以下几种：数据流图（Data Flow Diagrams，DFDs）、数据字典（Data Dictionary，DD）、流程图（Flowcharts）、决策表（Decision Table）、决策树（Decision Tree）等。 第二节 数据流图 一、数据流图的绘制目的 数据流图描绘系统的逻辑模型，反映的是数据、信息在系统中的流动和处理情况。数据流图用来描述现有的系统，也用来规划和设计新系统。在数据流图中，不包含任何具体的物理元素，也没有计算机术语，很容易为大多数人所理解。系统分析人员通过调查和了解，就可以把他对原有系统的认识或对新系统的设想用数据流图描绘出来，供用户等审查确认。数据流图是一个很好的沟通工具。同时，数据流图对以后的系统设计也很有帮助。 数据流图具有两个特征。第一个特征是抽象性，数据流图中已经去掉了具体的组织机构、工作场所、物质条件、资金流动等，只剩下信息和数据的存储、流动、使用和加工的情况。这样我们有可能抽象地总结出系统的任务和各项任务之间的顺序关系。第二个特征是概括性，它反映了系统的全貌。各种信息流之间错综复杂的联系，有机地统一在一张图上。 数据流图中的基本符号 在实际使用中，数据流图存在着多种符号体系。比较常用的有Gane and Sarson符号体系、SSADM符号体系、Yourdon符号体系等。 （一）Gane and Sarson符号体系 如图3-1所示。 表示外部实体 表示外部实体 表示单向的数据流 表示数据存储（前面是数据存储编号，后面是数据存储的名称） 表示处理（上面是处理的编号，下面是处理的名称） 表示双向的数据流 图3-1 Gane and Sarson符号体系 （二）SSADM符号体系 如图3-2所示。 表示外部实体 表示外部实体 表示单向的数据流 表示数据存储（前面是数据存储编号，后面是数据存储的名称） 表示处理（左上面是处理的编号，右上面是负责处理的人员或者实体，下面是处理的名称） 表示双向的数据流 图3-2 SSADM符号体系 （三）Yourdon符号体系 如图3-3所示。 表示外部实体 表示外部实体 表示单向的数据流 表示数据存储（前面是数据存储编号，后面是数据存储的名称） 表示处理（前面是处理的编号，后面是处理的名称） 表示双向的数据流 图3-3 Yourdon符号体系 （四）基本符号的含义 上面列出的几种数据流图的符号体系在实际工作中都有应用。本书主要采用Yourdon符号体系。下面解释一下数据流图中四个基本符号的含义。 实体，是指对企业来说感兴趣的东西，企业需要了解有关实体的信息。例如，客户、订单、产品等都可以看作是实体，因为企业需要了解和掌握有关它们的信息。 实体所具有的一些特性，称为属性。例如，客户这个实体的属性包括客户的名称、客户代码、客户地址、客户电话等；订单这个实体的属性包括订单号、订货日期、订货单位、所订产品的代号、数量等；产品这个实体的属性包括产品的代号、产品名称、产品单价等。 实体分为内部实体和外部实体。所谓内部实体，是指