重庆赛的物业管理公司档 案管理制度btgy3k93.doc

档案管理制度 重庆赛迪物业管理有限公司 档案管理制度 为了建立健全公司的档案管理工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本公司实际情况，特制定本办法。 一、档案管理体制 （一）公司档案管理机构：人力资源及行政管理部统一管理公司各类档案（财务会计类文档除外）。 （二）公司指定专人分管公司档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。 二、 归档范围 （一）公司级的档案管理，由公司人力资源及行政管理部专人负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件： 1．公司设立、变更的申请、审批、登记方面的文件材料； 2．公司有效证件、印章； 3．公司高层领导共同商讨形成的文件材料； 4．财务管理、资金信贷、业务往来方面的文件材料（由院财务室保管）； 5．政府发文、项目批文、各类合同； 6．公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）、外来文件； 7．人事劳资档案及信息管理； 8．财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表（由院财务室保管）； 9．公司及各部门月、季、年工作计划及资金计划； 10．本公司的历史沿革、大事记、各类奖章证书及反映本公司重要活动的简报、照片、录音、录像等。 11．公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； 12．具有法律效力及保存价值的其他文件； （二）部门部门档案管理，由各部门指定兼职档案管理人员。部门级档案文件如下： 1、各部门统一档案文件： （1）各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报； （2）部门例会会议纪要； （3）各部门员工考核、培训记录； （4）仪器、设备使用说明书、合格证、检测报告及维修保养资料； 2、各部门特有文件： （1）人力资源及行政管理部 劳动合同、员工档案、单身公寓管理、督察报告等公司体系文件要求定期提交数据及资料的文件；外来文件；各类合同及其他 应归档文件； （2）环境治理部 对外登记表、外包合同等公司体系文件要求定期提交数据及资料的文件；外来文件；各类合同及其他应归档文件； （3）工程维保部 管网图（电子档）、路灯线路图（电子档）、工程初设、修改、竣工图纸、工程进度计划与控制等公司体系文件要求定期提交数据及资料的文件；外来文件；各类合同及其他应归档文件； （4）经营拓展部 招投标文件、预结算资料管理、水电收费记录、有限数字收视资料、XX年火车票统计报表等公司体系文件要求定期提交数据及资料的文件；外来文件；各类合同及其他应归档文件。 （5）安全护卫部 来宾登记簿（电子版）、 消防安全记录、车辆停车收费公司等体系文件要求定期提交数据及资料的文件；外来文件；各类合同及其他应归档文件。 三、归档时间 各部门档案管理兼职人员就文件归档工作应及时进行，切忌拖拉积压。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。 (一)文书档案：本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，各部门档案管理兼职人员按规定要求完成立卷任务， 经本部门负责人审定后，定期移交至人力资源及行政管理部档案室集中统一保管。 （二）业务考绩档案：职称评定后，按考核类、成果类及时整理归档。 （三）会计档案由财务部门年终立卷，由院财务室保管。 （四）设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置合同、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料，由各部门相关人员负责（人行部负责人：陈林子；安全护卫部负责人：李家祥；工程维保部负责人：刘清华；环境治理部负责人：安刚；经营拓展部：徐春莉），统一收集整理。设备投入使用后及时移交至人力资源及行政管理部档案室保管。 （五）声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。 （六）实物档案：所获荣誉奖品、铜牌等按时间顺序随时编号归档。 四、归档要求 应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，便于保管和利用。具体要求如下： (1)归档材料必须是办理完毕的正式材料。 (2)归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。 (3)归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件 正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。 (4)不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。 (5)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应