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对Excel数据汇总教学方法探讨 　　[摘要]对Excel的教学历年来中存在着许多教学误区，教师与学员既不能双方友好沟通，又寻找不出原因，因而云者亦云，Excel的功能也就少有人尽用。从教学方法的角度对此进行探索，通过“汇总的三种方法”进行分析和探讨，最大限度上讲明“汇总”的功能，引入教学后能收到良好的教学效果。 　　[关键词]分类汇总 界面 函数 　　中图分类号：G42文献标识码：A文章编号：1671－7597（2009）0220166－02 　　 　　Excel软件已广泛应用于各个行业，由于工作侧重点的不同，对软件的应用也千差万别。较长时期来，Excel数据表的教学也存在着许多桎梧，究其原因无外乎以下几种：其一是教师对此软件中数据表的使用范围不广，教学中只局限在表面的知识传授，不能与实际紧密结合起来，造成了教者黯然无味，无法产生生动性，学者更是一头雾水，茫茫然不知所学。其二是学员对数据表的理解只停留在表面，而不能以点带面，与解决实际问题相距甚远，除能够进行简单的公式计算外，其余大量的功能便被摈弃在外了。本文通过“汇总的三种方法”为例，对Excel中数据汇总的教学做一探讨，盼望指正。 　　 　　一、对汇总教学提出的问题 　　 　　1．既想分类汇总，又想分类打印。 　　2．不想分类打印，只是想随时查看各类数据的明细和统计情况。 　　3．如果我们不想打乱正常的流水式数据表格的数据顺序，而是想随时查看各类数据的统计结果（此处假定将统计结果保存在另外Sheet2工作表中）。 　　 　　二、教学方法 　　 　　我们从《职业培训分院培训班管理台帐》实例进行说明。 　　1．直接利用Excel内置的“分类汇总”功能来实现数据汇总。 　　（1）选中《职业培训分院培训班管理台帐》培训类别表项，按一下“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮，对按照“培训类别”表项内容进行一下排序。 　　注意：使用“分类汇总”功能时，一定要按分类对象进行排序！ 　　（2）执行“数据→分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话。 　　（3）图1将“分类字段”设置为“培训类别”；“汇总方式”设置为“求和”；“选定汇总项”为“培训人数”、“培训课时”、“培训费”；再选中“每组数据分页”选项。最后，确定返回。 　　 　　（4）分类汇总完成。 　　 　　图2是《管理台帐》培训类别=“其他和失业”为分类汇总3的详细界面（更确切地说这是分类汇总后第一步的详细界面）。 　　在教师讲明讲透此界面后才可能在学员的思维中建立起对分类汇总的初浅印象，使学员在思维中建立起一个总表的概念，在此基础上进入第3图表的认识。 　　 　　图3是《管理台帐》对培训类别汇总2界面，是对“培训类别”项进行求和，使学员在对照第一个界面的基础上产生汇总的概念，更确切的说是使学员在对照界面的同时找出界面的不同，这正是教师需要讲解的关键所在。 　　 　　图4为分类汇总1界面，对照前界面学员更能清晰的认识分类汇总表中所有数据项进行累加求和。 　　方法1就是利用Excel内置的“分类汇总”对问题1的操作步骤和界面3、2、1分析，既满足分类汇总又满足了分类打印。在实施教学中应注重对分类汇总目标表的讲解。要讲清项目字段与数据的对应关系，应讲明屏幕显示的转换，汇总对话框中对应设定的具体要求。分类字段、汇总方式、选定汇总项。教师应以目标表为例将上述三个界面联系与要求讲透，在学员的操作之前奠定起一个坚实的感性形象，杜绝学员盲目上机操作。 　　2．利用Excel自身的“自动筛选”功能来实现数据汇总。 　　（1）图5选中《职业培训分院培训班管理台帐》数据表中的筛选区域表项，执行“数据→筛选→自动筛选”命令，进入“自动筛选”状态。点击培训类别右下拉式菜单，对“培训类别”=“失业”的培训班中的人数、授课学时、培训费有条件进行汇总。 　　 　　（2）图6就是分别选中I80、J80、K80单元格（此处假定表格中共有77条数据）中输入公式：=SUBTOTAL(9,I3:I79)、=SUBTOTAL(9,J3:J79)、=SUBTOTAL(9,K3:K79)统计结果。 　　 　　 　　03 　　 　　方法2就是对数据表中引入了自动筛选命令进行有条件的汇总和运用统计函数对整个数据表的汇总。教学重点主要是统计函数的引用是对数据汇总的引申，图5显示界面是符合单一条件的，不汇总，通过输入统计函数对“培训类别=失业”单一条件进行统计。图6主要目的是与对方法1汇总结果进行比较，强化学生对数据汇总的进一步认识和理解。 　　3. 利用Excel的函数来实现。 　　（1）切换到Sheet2工作表中，制作好一个统计表格。 　　（2）分别选中B3、C3、D3单元格，输入公式：