浅析如何加强水利工程项目档案收集工作.docVIP

浅析如何加强水利工程项目档案收集工作 　　摘要:水利工程项目档案的收集是水利档案管理的一项基础性工作,必须注重工程项目水利档案纸质实体和水利电子档案的收集工作。收集完整、齐全的水利工程项目档案,为今后水利管理工作决策提供历史积累资料和现实积累数据,其档案信息资源在国家的经济建设中将产生极大的经济效益。 　　关键词:水利工程项目 实体档案 电子档案 收集方法 　　 　　水利工作中形成的档案资料是水利建设成果的历史记录,它是在水利建设中积累的重要信息资源,在我国水利建设中起着不可替代的作用。水利档案的收集工作是水利档案管理的一项基础性工作,水利档案只有收集完整、齐全,才能全面反映立档单位水利工作的历史原貌,为今后水利管理工作决策提供历史积累资料和现实积累数据,它是振兴社会经济发展的一个动力源。 　　1 水利工程项目档案的特点 　　首先,从水利工程项目档案内容方面看,水利工程建设中往往牵涉到农业、工业、交通、电力、通信、市政、生态环境等各个方面,再加上水利专业本身又与电力、机械、建筑、水文、气象等专业联系紧密。由于水利科技、生产活动的多专业性,导致了归档的水利档案在种类上的多样性,有声像档案、设备档案、水文档案、水利工程建设档案等。其次,成套性是水利科技档案最鲜明的特点。水利工程建设和设备购置是围绕每一个独立的项目而开展工作,其有规律地形成了一系列相关的水利科技文件材料。第三,水利工程项目档案形成周期长、现实使用性强。如不同的投资成本、水文地质条件、河床演变、险情隐患,以及其他因素所影响的水利建设工程项目竣工验收周期存在较大差异。一般的江河护坡工程,以及面广量大的农田水利工程,通常仅需要几个月即可完成。而大型的河道工程、水库、闸坝建设,则需要几年或更长的时间才能完成。水利档案的现实使用性在归档后仍然很强,今后的水利工程建设与维护需要借鉴大量已经归档编目的档案资料。 　　2 加强水利工程项目档案收集工作,有利于水利档案价值的体现 　　水利工程项目在建设过程中形成各种各样的科技文件材料有:建设前期立项、批文、征地、施工合同、施工记录、竣工验收资料及维修保养记录等。这些文件材料全面反映了水利工程项目建设的详细情况,对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护,以及今后新建工程的调研、设计工作等都具有重要的利用价值。水利档案部门必须对水利档案最基本的收集工作环节进行超前管理。只有在加强水利档案收集工作上下工夫,才能确保收集的档案资料齐全、完整、准确,充分发掘水利档案的价值。因为水利档案它来源于水利科技、生产实践,又服务于水利基本建设和生产技术创新活动。水利档案虽然不能直接创造财富,但是它是一种潜在的生产力。利用档案中记载的水利科技活动数据,能为水利工程的维修、更新和改造提供详实可靠的依据,通过对其存储的信息资源来实现其价值的。如泉州南干渠2002年的整修工程规划、设计、建设部门调阅了1965以来南干渠工程形成大量的水文、地质、河床演变情况、险情隐患、干渠建设形成的各类科技档案,体现了水利科技档案是进行水利建设和科学技术管理的一项重要资源。 　　3 水利档案纸质实体的收集方法 　　水利工程项目档案的数量大,内容复杂,加之不同地域的水利建设单位形成的档案又有各自不同的特点。虽然计算机技术已经介入水利建设各个领域的管理,目前,在水利建设过程中移交给水利档案部门还是以纸质实体为主的水利档案资料,为此,在现阶段必须注重纸质实体水利档案的收集工作。 　　一是健全档案管理网络是水利工程档案收集工作齐全、完整、规范的重要保证。参与水利工程建设的参建单位及其业务部门应指定专业技术人员担任兼职或专职档案员,完善水利工程项目档案管理归档制度,才能做到职责分明,层层把关。档案管理网络的专兼职档案员树立“我要管理档案”的意识,依靠各部门在水利建设全过程的协助配合与履行职责,保证工程项目建设中形成的各种科技文件材料不疏漏、不散失。 　　二是水利档案收集工作实现超前管理,把收集工作的起点向前延伸到档案的形成阶段全过程。水利档案管理部门对本单位收集工作各个环节流程衔接应设计合理,建立水利工程项目文件材料流向控制点和控制岗位。例如水利建设工程项目档案资料收集流程设计,从水利工程项目档案来源的建设单位、审批部门、设计单位、施工单位、监理单位、审计部门、财务部门等收集流程环环相扣,即把收集文件材料控制点,延伸到工程项目立项目阶段、施工阶段、试运行及竣工验收阶段的专兼职档案员日常事务管理中,把档案资料收集的日常事务性工作转化为流程化管理。如施工阶段的图物相符控制,档案人员要检查督促技术人员对施工过程中与图纸有出入的地方及时更改,不完整的档案资料要及时补齐,这样归档资料完整率和准确率达到百分百的目标就能够实现。 　　三是把水利工程项目档案材料归档标准纳入考核机