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机要及外事管理岗位说明书 岗位名称 综合部机要及外事管理 岗位编号 ZH-07 所在部门 综合部 岗位定员 直接上级 综合部主任 职系 直接下级 薪酬等级 所辖人员 岗位分析日期 2003年5月 本职：负责公司的机要文件收发工作，公司文件印刷发送工作、公司会议材料的印刷工作、公司所有邮件发送工作；负责公司外事管理 职责与工作任务： 职 责 一 职责表述：负责建立、完善机要通信工作制度，负责机要文件的收发工作 工作时间百分比： % 工作 任务 根据国家有关保密制度，建立、完善机要通信管理办法及机要通信工作流程图 严格执行公司机要保密工作条例，做到不泄密、不露密 做好各种文件收发登记及归档工作 保证机要文件的及时、准确、安全的传送及催办 职 责 二 职责表述：负责发文印刷、分发管理工作 工作时间百分比： % 工作 任务 根据国家有关规定，建立、完善公司发文管理工作制度 严把印刷关，确保所发文件内容与格式的准确性 在印制、分发过程中，做到及时、准确、安全、统一、保密 职 责 三 职责表述：负责公司各类会议材料及其它材料的印制工作 工作时间百分比： % 工作 任务 建立健全公司印刷管理办法及印刷流程图 年初制定全年公司印刷工作预算 严把印刷关，认真核对所需印刷材料内容准确性，对保密文件及其材料印刷的要求做到及时、准确、不泄密、不露密 根据对不同会议材料及其它印刷材料要求制定印刷的规格、种类、颜色标准 职 责 四 职责表述：负责公司邮件发送工作 工作时间百分比： % 工作 任务 公司文件及其它公司公文的分类邮送 拟订全年公司邮费预算 保证邮件发送及时、准确 职 责 五 职责表述：负责综合部办公用品的管理工作 工作时间百分比：% 工作 任务 严格执行省公司有关办公用品的管理办法 做到及时采购、妥善保存、准确登记 按每人每月工作量，计算办公用品的消耗 每月定期采购、定期发放，做到无库存积压，杜绝办公用品浪费现象 职 责 六 职责表述：担负公司外事管理任务 工作时间百分比： % 工作 任务 拟定年度出国计划，提交部门主管领导送公司总经理审批 协调邀请单位，完成出国组团报批和出国人员护照签证的办理 组织出国前教育，督促出国人员回国后上交出国总结、落实考察成果 完成因公出国护照的管理 完成出国人员数据库的建立 职责七 职责表述：完成上级交付的其它任务 工作时间百分比：% 权力： 相关各部门的机要文件及时处理的催办权 对公司发送文件内容的核对权 公司各部门印刷文件格式、内容、封面、规格的指导权 本部门内部办公用品分发权 公司邮寄文件、物品，已公办私的监督权 工作协作关系： 内部协调关系 集团公司、省公司各部门、地市县分公司 外部协调关系 省委、省政府、省委机要局、市邮政局、市机要通信局、印刷厂、外事部门 任职资格： 教育水平 大学专科及以上学历 专业 中文、文秘等相关专业 培训经历 公文写作等培训 经验 1年以上工作经验 知识 具备相应行政管理、企业管理、文秘、企业发展研究等相关知识 技能技巧 电脑、办公软件、网络知识 其它： 使用工具设备 一般办公自动化设备、打印机、复印机、速印机等办公设备 工作环境 一般工作环境 工作时间特征 正常工作时间 所需记录文档 机要文件收发登记表、公司公文发送登记表、公司邮件发送登记表、办公用品发放登记表、外事相关记录等 备注：