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采购合同签订管理办法
(建议稿)
拟稿:采购部
2017年11月20日
目录
TOC \o "1-4" \h \z \u HYPERLINK \l "_Toc498956685" 采购合同签订流程及管理办法 PAGEREF _Toc498956685 \h 3
HYPERLINK \l "_Toc498956686" 一、合同签订审核流程 PAGEREF _Toc498956686 \h 3
HYPERLINK \l "_Toc498956687" 二、合同起草、谈判、会签 PAGEREF _Toc498956687 \h 3
HYPERLINK \l "_Toc498956688" 三、合同审核的重点 PAGEREF _Toc498956688 \h 4
HYPERLINK \l "_Toc498956689" 四、合同的签署和盖章 PAGEREF _Toc498956689 \h 4
HYPERLINK \l "_Toc498956690" 五、合同变更、转让及解除(必须采用书面形式) PAGEREF _Toc498956690 \h 4
HYPERLINK \l "_Toc498956691" 食品采购合同样版 PAGEREF _Toc498956691 \h 5
HYPERLINK \l "_Toc498956692" 广告采购合同样版 PAGEREF _Toc498956692 \h 10
HYPERLINK \l "_Toc498956693" 耗材设备采购合同 PAGEREF _Toc498956693 \h 15
采购合同签订流程及管理办法
为规范公司采购部关于采购合同签订、履行和付款程序,并最大限度的避免风险,采购部草拟以下管理和签订程序,本办法适用于采购部签署的所有经济类采购合同的管理,不适用于劳动合同等其他类合同的管理。
一、合同签订审核流程
1、采购部门负责起草与负责职责范围内采购合同,参与合同谈判,组织会签;参加对合同履行的评价。
2、采购部负责审核采购合同的各项相关技术条款。
3、采购部负责合同的商务条款,负责上报总经办确认待签合同,负责审批调整建议的一致性。
二、合同起草、谈判、会签
采购部门合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确,应包括(主要合同七要素及其它合同要素):
1、合同七要素:
1) 标的(内容);
2)价款(计价方法);
3)履约方式、地点、费用的承担;
4)酬金(款项支付方式);
5)数量、质量;
6)违约责任(甲乙方权利和义务);
7)廉政合作协议
2、其它合同要素
1)合同名称;
2)甲乙方名称及地址,经办人联系电话;
3)甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章;
4)合同签订日期;
5)生效、实效条件;
6)争议解决的方法;
7)合同的份数及附件;
8)保密条款(视合同性质需要)
9)合同摘要并附合同文本,合同业务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章,法定代理人授权委托书原件。
三、合同审核的重点
1、采购部门应对合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款,进行细致审核;
2、采购部应征求和采纳企划部、总经办、品控部等多部门对技术细节的建议和要求,并对合同的相应技术条款进行审核和把控;
3、对于合同价款及价款调整(产品报价作为合同附件)、合同款支付、变更、签证、结算、奖惩等与成本成本有关的条款的审核,采购部应上报总经办或总经理进行批示;
4、对于合同签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关条款的审核工作,采购部应按照公司的财务要求执行;
5、最后提交总经办或法务部门(或法律顾问)分析判断合同风险、与法律相关的内容,包括担不限于:变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。
四、合同的签署和盖章
1、合同原则上由对方先签字盖章;
合同按照规定审批顺序全部完成后,由采购部按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照,有添加或需要修改的及时更正,确认无误后,按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续;
2、合同存档、备案:合同签订一周内,合同正本原件及副本原件全部交总经办存档,合同副本复印件由采购部或合同执行部门留存使用;(原则上合同原件严禁外借,项目报建、报批除外)
3、采购部在合同履行过程中应注意:涉及工期、价格、质量的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件,如以公司名义发出时应以法律规定的有效方式发送,并要求对方签收并保留发出的凭证,如对方拒收应即改为特快专递方式重发。
4、合同执行过程中,采购部应及时对合同履行情
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