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档案业务指导困境深层原因及对策分析 　　摘要：档案业务指导“弱化”与“滥化”的根本原因在于档案管理的社会环境发生改变，解决这一困境需要调整档案行政管理的职能，并充分发挥行业协会的作用。 　　关键词：档案　业务指导困境　原因　对策 　　 　　不可否认，档案业务指导面临着“弱化”与“滥化”的困境。《档案管理》2006年第4、5期发表的《档案业务指导何以“弱化”》与《档案业务指导何以“滥化”》对此进行了分析，提出应当重新审视新形势下档案业务指导的范围、内容、方法等促人深思的问题。在此基础上，本文进一步认为，档案业务指导的困境虽然表现为截然相反的两极，其根本原因相同：都是由于社会转型，非业务指导人员个体力量能够改变，需要在档案行政管理的层面寻求解决之道。 　　 　　1　业务指导是档案行政管理的重要职能 　　 　　所谓档案业务指导，就是指导、监督和检查各机关、企事业单位建立合乎规范的档案管理工作。以建立档案基础管理为主要目标的业务指导之所以能够成为档案行政管理的主要职能，是与其特定的历史环境分不开。 　　首先，我国档案事业迅速达到国家规模的客观实际，要求档案行政管理机构履行业务指导的职责。1954年11月8日，国家档案局成立。档案工作的任务也已经明确为“在统一管理国家档案的原则下建立国家档案制度，科学地管理这些档案，以便于国家机关工作和科学研究工作的利用。”然而当时档案工作的状况是：“大多数机关的归档制度还没有建立起来，档案的管理不集中，整理方法不统一、不科学，鉴定和销毁还缺少一定的标准和制度。各级机关的档案工作机构大都不健全……这些情况就使得一些机关的档案不能得到及时地科学地整理，分散混杂，查找不便，甚至发生无人管理、遗失文件、泄露国家机密和任意销毁文件等现象。”在这种情况下，指导各级机关建立健全档案工作成为档案行政机构的当务之急，“国家档案局在加强全面规划工作中，应该充分发挥对全国档案工作的指导和监督的积极作用。”随着技术档案(科技档案)概念在1959年12月大连会议上正式确立，科技生产活动领域也开始推行档案管理模式，需要业务指导的范围急剧扩大，业务指导在当时及之后很长一段时期不可避免地成为档案行政管理的主要工作。 　　其次，档案利益主体唯一下的统一管理，使业务指导能够成为档案行政管理的主要职能，档案的利益主体单一，不存在国家以外的其他利益主体，国家利益是档案管理唯一要关心的，这就为统一管理提供了条件。我们知道，档案管理应当具有两方面的功能，首先是质量维护的功能，即保证档案处于良好的质量状态，为利用提供物质可能，是档案管理的基本功能：而利用作为档案的终极目标，会涉及不同社会成员的利益，需要通过管理加以维护、调整，这就是档案管理的利益维护的功能。唯一利益主体的利益维护措施是集中统一的管理模式和高度的保密，集中统一使档案能够得到严密的管理，高度保密使档案内容不易扩散。既然利益维护是以集中统一的管理模式来落实的，那么推行统一的档案管理模式就理所当然地成为了档案行政部门的中心任务，业务指导作为完成这一任务的主要手段成为其主要职能也就不难理解了。统一管理既是业务指导的基础，也是业务指导的内容。业务指导不仅要指导技术层面的档案业务建设，还要通过指导各种标准规范的应用来推行统一的管理模式，而后者才是业务指导的最终目标。也就是说，业务指导既承载着质量维护的功能，同时还承载着利益维护的功能。今天，当我们在反思档案行政管理过多注重业务环节、管理内容时，应当看到形成这一状况有其内在的必然性。 　　2　业务指导困境的形成 　　 　　在档案行政管理中占有重要地位的业务指导之所以陷入困境，是由于客观条件发生了变化，其中主要原因是档案利益主体的多元化。毋庸置疑，当今档案管理的基础工作较过去已经有了很大发展，但仍会不断出现新的问题，如电子档案的管理，这就要求业务指导依然有解决技术性问题的任务。但在另一方面，随着市场经济的不断发展，我国社会结构进一步分化，档案利益主体日益多元，集中统一管理模式难以满足多元的利益诉求，档案管理呈现出以多元模式替代单一管理模式的趋势，这使得传统业务指导赖以存在的统一管理的工作基础和工作目标这两个重要支撑发生动摇，产生问题便在所难免。 　　从实践中我们可以看到，在对非国有档案的管理中，业务指导陷入一种两难的尴尬境地：如果按照惯有的方式介入，会因为对非国有档案的管理缺少依据而被认为是“滥化”：而如果任其处于自然状态，则又是“弱化”。一般地讲，业务指导的“弱化”主要表现在对非国有档案的管理上，而“滥化”则表现在对非国有档案不恰当的干预和国有档案管理中的某些方面。形成此种现象的原因是，档案行政管理部门在行使职能时，依据的不是其作为公共管理机构的法定职能而是国有档案所有者代表的身份，对此笔者曾专文做过分析，此处不再赘