2018年度 交发集团档案整理归档培训班最全版.pptVIP

文件级整理程序 文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。一般情况下，文件级整理大致需要十一道程序，即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。 * 第一讲 收集 归档文件的 * 一、收集文件 收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。 1、收集文件的意义 收集文件是归档整理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。 * 2、收集工作的原则 齐全完整，是收集工作的基本原则。 一是全面收集，“四个方面”齐全 二是重点收集，以“我”为主。 三是帐外文件的收集 3、检查已归档文件材料的质量 （1）收文的正件与附件是否齐全完整。 （2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。 （3）发文的定稿与印件是否齐全完整。 * 电子文件的收集范围 各单位在工作活动中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件及各种计算机应用系统形成的电子文件(包括相应的计算机系统软件、应用软件和数据文件)均应归档保存。范围可参照国家、省、市有关纸质文件材料归档的有关规定执行。 （1）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。 （2）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。 （3）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 （4）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 （5）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。 （6）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。 （7）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 （8）超文本文件：主要指已组织成网（WEB）的信息文件。 （9）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。 （10）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。 ??收集时要注意： * 电子文件收集需要注意的问题 一是归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。 二是在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。 H:\电子文件管理(归档)2010.ppt * 二、区分归档范围 区分归档范围，就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来。 （一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 * （二）不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 2、本机关文件材料中的文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 * 三、分年度 （一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期） （二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度 1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。 2、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度。 3、跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入表彰、考评、审计所专指的年度。 4、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。 * 划分年度 5、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。 6、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。 7、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。 8、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的应视文件内容的主次来决定归档的年度。 * 9、法规性文件，归入通过、公布或批准生效年度。 10、回