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浅谈建筑设计企业底图管理 　　【摘要】建筑设计档案在建筑设计企业中起到重要的作用，建筑设计的底图是设计档案重要组成部分，应实行科学的管理，结合我司的实际操作对底图的管理进行探讨。 　　【关键词】档案管理底图管理 　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 　　建筑设计档案在建筑设计企业中起到重要的作用，是企业从事生产、经营、科研等活动的依据。建筑设计档案包括纸质文字资料、底图、电子文件组成，纸质文字资料是指在项目设计过程中形成的文字资料，如项目的设计任务书、政府批文、审查意见、会审记录、与甲方的往来函件、计算书、设计变更等；底图就是项目各阶段设计的图纸；电子文件包含纸质文件和底图的电子版文件。建筑设计的底图，是设计档案重要组成部分，也是企业的重要财富，记录了企业的成长历程。 　　底图是长期保存的档案，且利用频繁，应实行科学???管理。我司是建筑设计中型企业，十几年间发展迅速，为了管理和利用好底图档案，我司制定了从方案阶段到项目竣工全过程的底图档案管理制度，使工程档案做到了程序化、规范化、标准化。建筑设计企业的档案管理都有一套适合自己企业的运作方式，结合我司的实际操作底图一般有收集、整理、贮存、利用的传统模式。 　　底图的管理 　　1、底图的收集。每个项目设计出图的图纸首先会交到档案室，档案室的管理员具有协助与监督的职责，查看底图是否完整、准确，如项目的名称各专业是否一致、图纸的编号是否与目录一致、会签有无遗漏等，检查完毕才拿去晒图室晒图。为了区别各阶段的图纸，档案管理员会把每次晒好的图纸按项目分专业对每卷图编上流水号，如：建筑的代号为“1”，结构的代号为“2”，如此类推。如某项目建筑专业第一次出的图纸，卷号编为“1-1（-1为流水号）”，编号有利于查找图纸、避免同阶段的底图重复保存。 　　每个项目都建立专用《项目登记本》，登记每卷图的第一次出图时间、阶段等相关信息。建立《项目登记本》便于了解阶段出图情况，特别是多个子项目的工程 ，它的另一个作用是由晒图室记录每次晒图的详细信息，是此项目的晒图流水帐，如项目的晒图时间、阶段、图号、份数等，也是录入ACCESS底图数据库的原始资料。 　　2、底图的整理。我司没有专门开发底图管理的专业软件，使用的是微软OFFICE软件中的ACCESS数据库，晒图室晒完的底图会返还给档案室，档案室会根据《项目登记本》的晒图信息录入到ACCESS数据库，如打印时间、项目名称、子项、设计阶段、图纸图号、图幅、卷号、晒图份数、盖章类别、收图单位、晒图申请人等。如果要查找某项目的出图情况，在ACCESS数据库中筛选便可。 　　档案室的底图以标准A1图幅大小平铺，大于A1图幅的图纸要折同A1标准，每卷底图用A0白纸包好。在ACCESS数据库输入卷号，会生成这卷图纸的信息表，信息表显示了这卷图的项目名称、专业、阶段、每次晒图的记录、档案柜号、卷号等，然后用A3纸打印出来对折包着底图一边用夹子固定好，夹着底图信息表的一边对着档案柜口，全部整理好方放入相应的档案柜中存放，图量大的项目宜分专业存放在不同的几个相连的档案柜中。 　　建筑工程的周期较长，发展商对建筑设计要求越来越高，很可能对项目进行反复的修改，图纸更新频率较快，会造成多版本的底图共存。除了以“A、B、C…”版或时间作为区分外，管理员还要与设计责任人落实旧版图纸的可使用性，若确定已无利用价值的底图，由项目负责人及项目总监作出批示，再行销毁。为了保证底图的真实性、完整性和规范性，一般档案室的档案柜中只保存最新一版的图纸，过程中的旧底图会另行存放，当项目竣工后经与项目责任人落实，过程版中的旧图再作销毁处理。 　　3、底图的贮存。建设中的底图利用频率较高，如甲方加晒图纸、设计人员查图等都要用到底图，作为蓝图的母图，底图的损坏或丢失都会带来一定经济上的损失，管理员应谨慎记录好图纸存放的相应柜子，存放时切勿放错，并严格按照 《档案室的借阅制度》做好登记，超出借阅时间的要及时追回。档室室和晒图室的工作者都直接接触图纸，为了保证图纸的完整性，都应小心拿放，减少破损率。 　　硫酸纸底图具有易脆易黄的特点，所以在库房内特别注意温湿度的调节与控制、防光、防潮、防尘、防虫等事项。库房的设备是档案保存手段的重要补充，如空调、抽湿机、消防等设备，是保护档案不可或缺的物质基础。空调有恒温的作用，但抽湿度较小，到了雨季时湿度对库房影响较大，必须用专业的抽湿机才能满足库房除湿的要求。库房内应避免阳光直射，底图不要长时间放在近窗处，整理完的底图应尽快放入档案柜中，做好档案保护工作，才得以最大限度地延长底图的寿命。 　　4、底图的利用。 　　底图除了调晒、复印、还可查阅，调图时只需在数据库搜索项目名称，再查找阶段，就可查找到具体的卷号与相应的档案柜。