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浅谈电力勘测设计企业数字档案馆建设面临问题 　　深圳供电规划设计院有限公司 广东深圳 518054 　　摘要：1999年国家档案局发布了行政规章《电子文件归档及电子档案管理办法》，2000年国家档案局提出了推进档案信息化建设的任务，2002年11月国家档案局颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，2005年发布了《关于加强企业档案信息化建设的意见》，进一步推动档案管理向以信息化建设为重点发展的历史新阶段。为进一步规范数字档案馆的建设，2010年6月国家档案局发布了《数字档案馆建设指南》。在此背景下，各行各业都在积极探索新形势下档案信息化建设的新模式。中国电力规划设计协会作为电勘测设计企业的全国性行业组织，2009年起相继发布了《电力勘测设计行业档案工作2009-2011年发展规划》、《开展电力设计院数字档案馆建设工作计划》和《电力勘测设计行业数字档案馆建设指导意见》，进一步明确了数字档案馆建设目标，确定了建设推进工作组，规定了主要工作内容和工作进度等。本文旨在分析电力勘测设计企业数字档案馆建设时存在的问题，并结合当前行业实际，对如何解决这些问题做一个初步的探讨。 　　关键词：电力勘测设计企业；数字档案馆；档案馆建设面临的问题；探讨 　　1数字档案馆 　　1.1数字档案馆的概念 　　数字档案馆（Digital Archives）：指各立档单位为适应本单位档案和资料信息管理发展需要，运用信息技术及其网络平台建立的，具有“收集、管理、保存、利用”等基本功能，实现资源数字化、结构合理化、形式多样化、技术标准化、管理科学化、信息社会化、业务网络化的目标，能够保证馆藏档案和资料信息真实、完整、可用的信息管理系统。 　　电子文件（electronic records）：在数字设备及环境中生成，可被捕获和搜集的数据或信息，这些数据和信息需要依赖文件管理系统才能呈现和理解，是以电子化方式生成、保存和提供利用的档案和资料。电子文件由内容、结构和背景信息组成。 　　数字化（digitalization）：将硬拷贝档案和资料转化成电子文件，以方便电脑存储和使用的过程。 　　元数据（metadata）：是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 　　1.2 数字档案馆的建设内容 　　数字档案馆建设主要包括三平台：数字档案馆管理平台、数字档案信息资源平台、数字档案馆安全保障平台。 　　（1）数字档案馆管理平台 　　数字档案馆管理平台是数字档案馆建设的基础。数字档案馆管理平台主要包括两个方面：一是以数字档案馆功能要求为指导，开发满足电力勘测设计企业各门类、各载体档案和资料的收集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程管理功能的平台，满足档案和资料日常管理业务的需要；二是依靠网络环境建设数字档案馆网络平台以及与之相配套的硬件设施。 　　（2）数字档案信息资源平台 　　建设数字档案信息资源平台是数字档案馆建设的核心内容，主要包括工程元数据档案资料资源和数字图书资料资源。 　　（3）数字档案馆安全保障平台 　　建设数字档案馆安全保障平台是数字档案馆有效运行的坚强保证。主要包括：一是建立安全保障体系，数字档案馆应当配备基本的信息安全软硬件设备，制订详细的信息安全管理制度，建立数字档案馆的信息安全防护体系；二是制订有关数字档案馆的技术标准和管理标准；三是配备可靠的数字档案管理人员，企业要大力培养适应数字档案馆建设和运行需要的各类人才，确保数字档案馆的运行正常和科学管理。 　　2数字档案馆建设时面临的问题 　　2.1对数字档案馆的认识问题 　　由于数字档案一定要依赖于计算机设备的解读而无法呈现出档案的“白纸黑字”的直观性，使得人们对其原始性和可靠性有所怀疑，对以后的利用会造成不必要的麻烦。因为目前的档案数字化的加工主要方式是对原始文件进行扫描加工，在这一过程中造成数字档案失去原始性的原因有很多方面，其中最为主要的原因是以下几个方面：第一，设备的技术参数选择不当。对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如明暗度、对比度、分辨率等，选择不当则会直接影响扫描成品的质量，造成重要数据信息丢失、图像模糊或产生额外的混乱信息，客观上造成档案原始面貌的改变。第二，工作过程失误。原始文件的扫描工作是大量的重复劳动，难免有时出现错误。如档案文件重复扫描或顺序搞错，或存储错误，或在建立索引目录时链接地址错误等等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失效，造成无法对应的情况。第三，软件转换过程中的失误。在进行数字档案的迁移或在提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生不可逆转的变化