档案的管理制度.docVIP

档案管理制度 第一节 总则 第一条 为加强档案管理，充分发挥档案在经营工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法实施制度》，结合公司具体情况，特制定本制度。 第二节 内容与适用范围 第二条 本制度规定了公司档案的立卷、归档、整理、保管、统计、使用、鉴定销毁和移交等内容。 第三条 本制度适用于公司各部门文书、技术、设备档案管理工作。 第四条 公司档案管理应遵循“集中统一，归口管理”的原则；既保证档案资料完整又便于使用的原则。 第三节 档案分类 第五条 公司档案按类别分为文书档案和专门档案；按重要程度分为机要档案和重要档案。 1、文书档案：是指由国家法律法规、政府文件、材料形成的档案； 2、专门档案：是指公司在经营管理活动中具有保存价值的文件、材料形成的档案，包括：行政类、财务类、人事类、业务类、工程类、项目类、技术类、合同合约、广告宣传类； 3、机要档案：按照保密程度的不同可分为：“绝密”、“机密”、“秘密”三级。（密级资料分类见保密工作制度）； 4、重要档案：包括签订的合同合约、法律性文书、各类证照、批文、章程、股东会、董事会、监事会会议纪要、决议等。 第四节 档案管理机构 第六条 公司档案、各部门密级性档案及重要档案由公司档案室统一管理。 第七条 公司办公室负责人事档案的管理；公司财务部负责财务档案的管理；各部门非密级性、非重要性档案由各部门自行管理，并配备专职档案人员或指定专人负责管理档案。 第五节 档案管理职责 第八条 建立和完善档案管理制度，并严格执行。 第九条 收集、保管、整理档案资料，保证档案资料齐全、完整、准确、系统、使用方便； 第十条 建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、使用等情况进行登记和统计。 第十一条 定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。 第十二条 定期对超过保管期限的档案进行统计汇总，对无继续保存价值的档案进行登记造册，并上报公司董事长批准后于每年年底集中销毁。 第十三条 按照档案归档的期限要求，按时对公司各部门移交的档案进行分类、编号、归卷，各经营部门向档案室上报归档档案的归档类目、案卷内档案变化情况。 第十四条 建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成档案资料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，提出处理意见报公司处理。 第十五条 指导、监督、检查各经营部门的档案管理工作。 第六节 档案移交 第十六条 各部门一般档案应每年归档一次，整理后于每年十二月三十日前由移交部门负责人指定人员向档案室移交, 并办理移交手续。(后附材料交接清单) 第十七条 重要档案及密级性档案形成当日,由各部门负责人指定人员向档案室移交,并办理移交手续。 第十八条 建设工程的文件材料、图纸、电子版文件、设备说明书及其他档案资料，在收到或形成定稿资料的同时交于公司档案室归档；外购设备仪器的技术资料或引进项目的档案资料在开箱验收调试完毕或接收后由组织验收部门整理移交公司档案室。需长期使用不便存档的，将原件交于档案室，另行使用复印件；存有二份原件资料的，可先办理归档手续后再办理长期借阅手续。 第七节 档案借阅 第十九条 因工作需要借阅档案时，须填写《档案借阅登记表》，并经相应核准人核准后方可借阅。 第二十条 行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的借阅须部门经理核准，跨部门档案借阅须分管领导核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或借阅机要档案资料须董事长核准。 第二十一条 档案管理人员必须严格按照《档案借阅登记表》上所列规定办理借阅手续，归还时必须有归还人签字，由档案管理员签收。 第二十二条 借阅人必须是《档案借阅登记表》里注明的借阅人。 第二十三条 《档案借阅登记表》由档案管理人员留存备查。 第二十四条 档案借阅时间最长不超过8小时。 第二十五条 如借阅内容更改、借阅时间延长，应按借阅程序重新办理手续。 第八节 档案的立卷与归档 第二十六条 材料的立卷应照归档范围将需要归档材料收集齐全、完整； 第二十七条 鉴定文件、资料的价值，确定永久、长期、短期三种不同保管期限的文件，必须分别组卷。 第二十八条 确定归档文件、资料的秘密等级，绝密文件应单独立卷； 第二十九条 按照文件材料之间的联系，组成案卷，不同保管期限，不同年代的文件材料应分别立卷。跨年度案件材料归到结案的一年；本级请示上级跨年度批复的文件，归到本级批复的一年；法规性文件归入公布或批准的一年；年度工作计划、总结及各种统计报表归入其内容针对的一年；长远计划、历年工作总结、报告归入写成的一年；年度总结和第二年的计划在一起的文件，归入总结内容针对的一年。 第三十条 同一项工作，同一个问题，同一起案件，同一次会议形成的文件材料，要