广东外语外贸大学各类档案工作规范.doc

PAGE 广东外语外贸大学档案工作规范 目 录 党群、行政类………………………………………………………………………1 教学类………………………………………………………………………………13 科学技术研究类……………………………………………………………………21 产品生产与科技开发类……………………………………………………………29 基本建设类…………………………………………………………………………37 仪器设备类…………………………………………………………………………46 出版类………………………………………………………………………………52 外事类………………………………………………………………………………57 财会类………………………………………………………………………………64 声像载体类…………………………………………………………………………71 PAGE 2 广东外语外贸大学党群、行政类档案工作规范 为了加强学校党群、行政类档案工作的业务建设，提高规范化、科学化管理水平，更好地为学校和社会服务，并为考核党、政档案工作提供依据，根据《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，结合学校实际，特制定本规范。 1 党、政档案工作的基本原则 1.1凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料均属党、政档案。 1.2党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。 1.3党、政文件材料严格实行由文书处理部门归档的制度。 1.4党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部、处、院、所的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。 1.5学校各单位要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专(兼)职档案员，认真做好党、政档案的收集、整理，并按规定向学校档案部门移交归档。 1.6要努力实现党、政档案工作的科学化管理，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。 2 党、政档案归档范围的确定 2.1确定的原则 归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值；能全面反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统；遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。 2.2归档的主要内容和重点 2.2.1 2.2.2归档的重点以学校形成的不同载体、 2.3不归档的文件材料 2. 2. 2. 2. 2. 2. 2. 2. 2. 2.3.10 2. 2. (以上材料如有需要，可作资料暂存) 3 党、政文件材料的部门归档流程 3.1积累整理 3.1.1学校各归档单位在平时应严格做好文件材料的收集、积累工作，按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。 3.1.2分年度。先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。 3.1.3分问题。参照附件一、二， 3.1.4分期限 3.1.5排序。各类文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。 3.1.6每份文件材料一律拆掉易生锈金属物，用线、不锈钢钉或乳胶以件为单位装订，以不装订字迹为宜，若装订位置有重要批注或字迹，需进行贴边处理，对已破损的文件材料要进行修补，字迹模糊、扩散的应复印并与原件一并保存。 3.2.7凡是文件材料未注明标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题或另制封面，注明题名、责任者、时间。每件文件上加盖并填写档号章。 3.2 归档分工 3.2.1一般的上级来文由党办、校办 3.2.2以党委、学校名义的发文，由党办、校办相关科室归档(一般应保存两份，其电子文件也一并归档)。以部门名义的发文，由各部门归档（ 3.2.3党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会 3.2.4校内各单位向党委、学校及校领导 3. 3.2. 3. 3.3归档验收 党、政档案在次学年四月底前归档。移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切