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文书处理 第一节　收文程序 总经理办公室： 李总：小王，现在公司事务较多，你的工作都挺忙的，为了让办公室工作更有条理，公司打算再招聘多一位秘书，主要让她做一些基本的办公事务，如文书处理等，你准备一下，这个周末与人事部赵总去人才市场招聘一位，具体要求到时赵总对你讲，你负责业务面试就行了． 火热的人才招聘会 王俐与赵总收了一堆简历，经过认真筛选后，挑了三份，王俐面试甲、乙、丙三人，下面是她们的对话：（请认真看过之后，经过小组讨论，写出你组所认为的不当之处，并说说你组认为应招聘三人中哪一个。准备发言） 王：你好，请坐！ 甲：你好，谢谢！ 王：我公司想招一位办公室文员，主要做文书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个问题，好吗？ 甲：好的。 王：请看这张纸条后再回答吧！ 收文程序： 　　　　签收——拆封——登记——分发——传阅——拟办——批办——承办——催办——注办。 请应聘者回答前三项的具体操作要领。 甲： 签收时，要清点份数；看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，急件要先签收。 拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就更好了。信封应立即扔进纸篓，不要占地方。 登记时，有三种方式：簿册式、联单式、卡片式。常用的是卡片式。 王：你好，请坐！ 乙：你好，谢谢！ 王：我公司想招一位办公室文员，主要做文书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个问题，好吗？ 乙：好的。 王：请看这张纸条后再回答吧！ 收文程序： 　　　　签收——拆封——登记——分发——传阅——拟办——批办——承办——催办——注办。 请应聘者回答中三项的具体操作要领。 乙： 分发时，先要分出办件和阅件。然后按主次分发，要有相应手续。要注意范围。 传阅时，要严格范围，严禁文件横传。传阅后要认真清查。 拟办时，需要秘书有一定政策水平和业务知识，要将拟办意见填入“文件处理单”的“拟办意见”栏中。 王：你好，请坐！ 丙：你好，谢谢！ 王：我公司想招一位办公室文员，主要做文书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个问题，好吗？ 丙：好的。 王：请看这张纸条后再回答吧！ 收文程序： 　　　　签收——拆封——登记——分发——传阅——拟办——批办——承办——催办——注办。 请应聘者回答后四项的具体操作要领。 丙： 批办时，领导要快些，可用电话告诉秘书批办意见，要贯彻上级文件精神，要直接告知承办部门。 承办时，承办同样要快，要学会分清轻重缓急，要有结果。 催办时，所有的文书都要催办，一般以打电话为主要形式，发现拖延者给予相应处分。 注办时，将文件办理情况和结果在文件处理单上注明。如收文承办后，注明是否已办复，复文字号、日期等。 评析 甲： 签收时，要清点份数； 要对照投递单清点，查看其件数是否与单上记载一致。完成后要在上面签字，表示已收。 看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，急件要先签收。 不是本单位的要退回，急件要注明签收的具体日期和时间。发现的问题要尽量向发文单位查询。 签收程序 拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。 正确。 拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就更好了。信封应立即扔进纸篓，不要占地方。 拆时不可用手撕，应用手拿信封，竖起轻弹数下，让里面文书落到底部；在上端左下角剪一个斜三角，再顺此剪开。小心取出，有附件的更要一一对照好，分门别类后，用文件夹存放好。 信封不要立即扔掉，要放入空信封筒中保管一段时间，以便发现差错后查对。 登记时，有三种方式：簿册式、联单式、卡片式。常用的是卡片式。 常用的是簿册式。三种方式比较： 收文登记簿 乙： 分发时，先要分出办件和阅件。然后按主次分发，要有相应手续。要注意范围。 基本正确。分发要及时准确，最好将文件分为急件、要件、例行公务件、私人信件等，文件夹要明了。 文件处理单 传阅时，要严格范围，严禁文件横传。传阅后要认真清查。 基本正确。横传即应阅人之间相互传阅，原则上不允许，因为这样容易丢失，难以分清责任。清查时，看文件有无破损、缺页；看应阅人是否全部阅过；要对阅后退文记录标注清晰。 传阅文件，秘书要填写传阅文件登记单。 传阅文件登记单 文件传阅单（附于文件前） 文件字号（或收文号） 拟办时，需要秘书有一定政策水平和业务知识，要将拟办意见填入“文件处理单”的“拟办意见”栏中。 正确。 丙： 批办时，领导要快些，可用电话告诉秘书批办意见，要贯彻上级文件精神，要直接告知承办部门。 批办时，意见要直接明确、简明扼要，并填入“文件处理单”中的“批办意见”中，要署名和写日期，以备日后查考。 秘书根据批办意见告知承办部门。 承办时，承办同样要快，要学会分清轻重缓急，要有结果。 承办要有时限，要求秘书工作要迅速、高效。 要认真领会批办意见的精神，要做到件件有着落，事事有结果。 公司承办时