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试述系统论在档案管理中应用 　　摘要：系统论是加强工作管理、提高工作效率的指导性科学，是实现工作科学发展的重要工具。档案工作是一项系统工程。本文以平谷区档案工作以系统论为指导取得的丰硕成果为例，就系统论在档案工作中的应用进行了经验介绍和理论探讨。 　　关键词：系统论 档案管理 整体性 相关性 目的性 环境适应性 　　 　　所谓系统，即由相互作用和相互依赖的若干组成部分结合成的、具有特定功能的有机整体，而系统本身又是它所从属的一个更大系统的组成部分。系统论认为复杂事物功能远大于某组成因果链中各环节的简单总和（即：1+12理论），一个系统能够保持动态稳定，是系统向环境充分开放，获得物质、信息、能量交换的结果。系统论强调整体与局部、局部与局部、系统本身与外部环境之间互为依存、相互影响和制约的关系，具有整体性、相关性、目的性和环境适应性四大基本特征。现结合工作实际分述如下： 　　 　　一、整体性――档案管理是一项系统工程，需通过系统管理实现最佳 　　 　　整体性是系统方法的基本出发点。它把整体作为研究对象，认为世界上各种对象、事件、过程都不是杂乱无章的偶然的堆积，而是一个合乎规律的由各种要素组成的有机整体。它可以根据需要和可能为系统定量地确定出最优目标，并运用最新技术手段和处理方法把整个系统逐阶分级，使部分的功能和目标服从系统总体的最佳目标，以达到总体最佳。 　　那么档案管理系统如何利用系统论思想在整体上实现最佳呢？从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由经验管理到科学管理逐步发展起来的；从纵向上看，档案管理系统由国家档案局、省市档案局、区县档案局以及基层立档单位四层系统构成；从横向上看，由同级档案管理部门或基层档案室构成；而档案系统内部，也由若干职能部门构成。档案管理的核心工作就是收、管、用，收就是档案的资源体系，管就是档案的安全体系，用就是档案的利用体系，三个体系相辅相成，缺一不可，只有实现档案管理的系统化调度、整体性运作，才能事半功倍，达到效益上的最佳。 　　基于这种观点，档案管理系统在运用整体性方面需着重做好两方面工作：一是要整体推动，比如全市的信息化工作，如果不进行整体推动，没有一个统一的规范要求，就建不起一个统一规范的数据库，将来的资源共享也就无从谈起。如果从文件产生到归档没有一个明确的程序要求，也就不能有效地实现“文档一体化”，对此，我局馆通过制定实施《平谷区档案目录数据库结构与数据交换格式标准》规范了数字化著录的要求，通过开发使用Linux档案管理软件实现了文件归档移交、档案管理、档案利用、档案工作监督指导四个“馆室一体化”，从而从整体上推动了“文档一体化”进程。二是要“事事同议”，例如档案业务指导、执法以及档案馆工作之间需要系统安排、整体考虑；鉴定与馆藏档案数字化工作之间也需统筹安排、整体考虑。这样既避免了科室之间的工作分歧，又减少了重复下乡给基层带来的精力浪费，否则，往往会造成各项工作之间的相互抵触，不仅使局馆本身工作“返工”，还给基层单位带来麻烦，造成不良影响。为了解决这些问题，我们以系统理论为指导，着眼于整体安排，提出了“四个统一调度”，即：一是对基层业务工作要系统安排，特别是执法和指导及档案馆的工作，一定要本着“事事同议”的原则，使指导和执法及征集、接收等工作结合进行；二是在处理业务工作的具体问题时统一考虑，制定了《解决处理业务问题的有关规定》，要求处理全局性的业务问题一定要经过会议讨论后再做决定；三是收管用各环节需统筹考虑，如鉴定和数字化、接收和管理等；四是规范化建设各项内容之间也要进行系统性运作。经过统一调度，既统一了局馆工作的步调，又给基层减轻了接待压力，大幅度提高了工作效率。 　　 　　实践证明，要想真正实现档案管理的科学发展，必须实施系统理论指导下的档案管理，只有对档案工作实现整体性安排与调度才能使档案管理工作实现最佳。 　　 　　二、相关性――档案管理是社会活动的本质要求，需发挥其资源和工具作用来推动本职工作 　　 　　档案系统不是孤立的，是处于比它更高一层次的系统之中，如机关档案系统是机关行政系统的组成部分；企业档案系统纳入企业管理系统之中；科研档案系统是科研系统的构成要素；国家档案系统是国家文献的子系统。总之，档案系统是社会各个系统中不可缺少的组成部分，是具有自己独特管理对象、结构和功能的一个系统。所以说，档案管理是各项工作的本身，是渗透到各项工作当中的工作，无论从事什么工作最终都要形成档案。各项工作的本质内容就是形成档案，是档案资源体系的源头（如图1）。 　　同时，档案也是各项工作发展所必须的助手和工具，我们可以从两方面来看待这个问题： 　　1.从资源的角度看，档案工作是基础性工作。其科学发展事关经济发展和社会的进步。它的基础性体