谈机关档案管理思路与方法.docVIP

谈机关档案管理思路与方法 　　摘要 只有改进档案管理工作，着力从队伍建设、制度建设、档案信息化与数据库建设等方面入手，完善机关档案管理工作机制，才能适应新时期机关档案管理工作的新要求，不断推进并实现机关档案管理工作规范化、科学化、信息化，这样才能适应现代社会发展的需求。本文就机关档案管理的思路与方法进行了探讨。 　　 关键词 ：机关 档案 管理 方法 　　中图分类号：K206文献标识码： A 　　前言 　　近年来，随着档案工作在经济社会中的重要作用不断凸显和重视程度的不断提升，也对档案管理工作提出了更高的要求。为此，我们档案管理工作者，必须在提高档案工作科学管理水平和服务中心工作能力上下功夫，逐步实现机关档案工作规范化，为机关工作提供更多有价值的档案资料。 　　一、机关档案管理工作的基本内涵 　　《档案法》第一章《总则》第二条对档案的法规定义表述为：“档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 　　机关事业单位开展工作和活动形成的文件材料，都在《档案法》规定的归档收集整理之内。所以，笔者认为，机关档案是指各级机关、各部门从事各项业务工作和活动直接形成的对国家、社会和机关业务工作有保存价值的各种文字、图表和声像等不同形式的历史记录，是机关业务工作的重要资料。 　　同时，《档案法》《总则》第一条将档案工作表述为“对档案的管理和收集整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务”。这就是说，机关档案管理工作就是对机关档案的收集、整理、管理、保护、利用和服务。它是机关业务工作的组成部分，对有效地促进和保障机关业务工作的开展起到了积极的作用。 　　对于机关档案管理工作者而言，实现机关档案工作管理现代化、信息化，提高工作效率，提高服务质量，发挥档案的作用，当好领导的参谋和助手，是广大机关档案工作者极为关心的问题。那么，如何给本单位的档案管理工作做出正确的目标定位，并根据目标定位选择有效的发展途径，直接关系到档案管理工作的成败。笔者从多年的机关档案管理工作实践中总结出，要做好机关档案管理工作，首先必须充分认清这一工作的政治属性、服务属性，并针对机关档案这些特有属性作出明确的目标定位；然后，从机关档案管理工作的客观实际出发，寻找到最适合本单位档案管理工作客观需求的有效途径。 　　二、机关档案工作的现状 　　目前机关档案问题不同程度地影响机关工作循序渐进的发展,影响经济和社会服务功能的发挥。 　　1、档案工作的重视程度不平衡 　　机关档案工作的重视很不平衡, 个别单位对档案工作重视还不够, 档案意识薄弱, 监督力度不强, 未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证, 虽然各部门把档案工作列入年度工作计划, 也有专人负责抓落实, 但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓方面还存在缺限。 　　2、档案室保管条件还比较差 　　多数单位还达不到档案管理要求, 与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室, 设施设备老化, 有的综合档案室设施设备不齐全, 档案柜也五花八门不统一, 比较零乱。个别单位档案室设防意识不强,设施设备不完善, 管理体制不到位, 使部分档案受到损害。 　　3、档案人员业务素质还相对薄弱 　　档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作, 还是一项专业性技术性很强的工作, 档案人员要有较好的专业素质, 才能胜任档案管理工作。有的单位档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务, 没有时间和精力从事档案管理工作, 加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺, 直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。此外, 档案人员因业务不精, 导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确, 档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。个别档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够, 存在随意应付了事思想, 对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够, 思想上存在着为难情绪。 　　三、如何在新时期做好档案管理工作 　　1、争取领导重视，促进档案工作 　　档案工作者除了要对档案严格管理，积极开发档案信息资源外，同时还要取得领导的重视与支持，加大对档案管理的投资、改善档案设施和设备，不断提高档案的科学化管理水平。一是经常向主管档案工作的领导汇报工作情况，及时反映存在的问题和困难，并提出自己的建议，以强烈的责任心和事业心感动领导；二是努力争取上级业务部门对档案工作进行检查、指导，使领导进一步了解档案工作在机关工作中的重要地位和作用；三是积极向机关各部门及直属各单位进行宣传，普及档案法律、法规等知识，以争取领导的