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行政工作技巧培训 Training in administrative skills 汇报时间：2018年7月23日 汇报人： 行政工作的意义 首先，行政部门是一个幕僚部门，肩负整个公司的管理、监督等职能，不仅为公司正常运行提供平台，而且还要为公司的所有活动提供各种支持和报务。因此，行政管理工作做的好坏，将对整个公司规范化运行起到至关重要的作用。 其次，行政部门本身不是企业经济效益的直接创造者，但是，通过行政部门良好的服务，从而使那些为企业直接创造经济效益的部门良好地运作，这就是行政工作的最终价值所在。 其三，行政部门协调各部门的工作，在各部门之间牵线搭桥，利用各种关系来解决各种矛盾和问题，使公司的经营活动得到正常运行。 其四，行政部门的日常工作，给公司各部门的工作提供了一个良好的环境，行政人员努力所营造的干净整洁的办公场所、积极向上凝聚人心的企业文化氛围，对企业各部门的员工都有着潜移默化的作用，不容小视。 目录 CONTENTS Competencies required of administrative staff 行政人员需具备的能力 01 Administrative skills 行政工作技巧 02 Communication skills 沟通技巧 03 Official Reception Skills 公务接待技巧 04 Eight Ways to Be Happy 快乐的八种技巧 05 PART ONE Competencies required of administrative staff 行政人员需具备的能力 01 行政人员需具备的能力 一、办事能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力 操作能力 二、沟通能力 交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力 PART TWO Administrative skills 行政工作技巧 02 一、行政人员日常工作 办公室管理 照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、保密 日程安排 与管理 公司事务的联络、转达、交涉、调整、计划的外出管理：车务、旅票、住宿、出入境 文书工作 合同、资质、工商、通用公文、事务文书、新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、归档 会务安排 通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排，接待，善后等工作 二、行政工作技巧 Q1：手上现有一件待办事项，同时，领导也交办了件临时性事务，要求尽快处理，该如何安排先后处理顺序？ A1：考虑的两件事项的因素大致有以下几点： 1、紧急程度 2、工作量大小 3、所需时间多少 4、能否由其他人代办等 二、行政工作技巧 Q2：每天忙的不可开交，连喝水的时间都没有，但是每到月底写月度总结的时候，却怎么也想不起来这个月到底做了些什么事。 A2： 建议大家每天做流水账记录。 每天早上思考今天需要做的事情有哪些，以自己知道 的方式做下记录，并按轻重缓急处理。 临时出现的事情根据紧急程度先后处理，但记住，未及时处理的事情一定要做好备忘记录。 手上的事情尽量不要做一半又去做别的事情，很容易两件事或几件事都做不好。 平常多和同部门、工作性质相同的同事交流工作，在别人忙的时候你可以帮助别人，在你忙的时候别人也会伸出援助之手。 二、行政工作技巧 Q3：每天的事情多而杂，而且大多是临时性的事务，在越多人的催促下，越容易出错。 A3： 要根据自己的经验判断事项的紧急程度； 专心致志做事，越着急，越分心，越容易出错； 每天重复性事务多的人可安排好处理不同事项的时段（紧急情况紧急处理）； 办公用品、文件资料、办公设备等的摆放要定点、整齐、有序，方便临时取用； 三、安全与保密工作 方针与原则 方 针 积极防范 突出重点 有保有放 内外有别 原 则 不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记录的不记录 不在非保密本上记录 不在私人通信中涉及 不在公共场所谈论 不在非保密区存放 不在非保密区传达 不在公共场所携带 PART THREE Communication skills 沟通技巧 03 一、沟通的定义 将信息传送给对方，并期望得到对方作出相应反应效果的过程。 我们做的每一件事情 都是在沟通！ 二、沟通的七个步骤 知己 知彼 用适当的方式 获得对方的承诺 细心聆听回应 为对方的处境设想 让对方的按照自己的心愿做事 三、听的技巧 站在别人的立场去理解 理解信息内容 理解隐含成分 理解对方的感情成分 去除干扰讯息接收的障碍