进馆档案验收工作中常见问题与解决对策刍议.docVIP

进馆档案验收工作中常见问题与解决对策刍议 　　摘要：本文分析了档案验收工作中的常见问题，并针对存在的这些问题，提出组织档案移交工作培训；加强档案移交前的检查指导等对策。 　　关键词：档案验收案卷目录编制档案实体整理 　　档案验收是档案接收工作的重要组成部分，是指档案在移交进馆前，对移交的案卷目录和档案实体进行逐条、逐卷的详细检查，其检查涉及案卷目录的编写是否符合规范、档案实体整理情况是否符合进馆要求等。验收过程中对进馆档案质量把控的程度，直接关系到馆藏档案的质量。 　　考虑到国家档案局是在2000年制发的《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），各立档单位最早是从2001年开始实行以件为单位的整理，按照《实施办法》第十三条规定：“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”因此，2001年形成的保管期限为永久的档案也应该在2021年左右移交进档案馆，现阶段接收的档案基本上以案卷级的整理为主，故笔者以案卷级档案整理为例，从案卷目录编制、档案实体整理等方面进行阐述，并与档案移交单位和接收单位的各位同行商榷。 　　一、常见问题 　　（一）档案案卷目录编制中的常见问题 　　1.案卷标题拟写不规范，没有完整地体现“三要素”。案卷目录是档案进馆后的唯一检索工具，如何在浩瀚的档案馆藏内找到某一卷档案，全部要依靠案卷目录。“三要素”不齐全，可能导致一卷档案进入档案馆后无法准确检索，成为“死档”。在案卷目录中，案卷标题至关重要。案卷标题的“三要素”指的是档案的责任者、事由和文种。其规范格式是“***（责任者）关于*****（事由）的***（文种）”。实际工作中经常出现标题拟写不合规范的情况，有的缺责任者项，有的缺文种项，有的事由拟写不清，都不能较好地反映案卷的内容。 　　2.责任者不明确。责任者项是指该份文件的形成部门，而非立档部门。在实际工作中，一定要明确案卷目录中责任者项的???体所指。 　　3.题名中年份填写不完整。如将“1995年”简化填写为“95年”。随着档案移交进馆数量的增加，会出现无法区分的情况。因为“95年”既可以表示“1995年”，又可以表示“2095年”，这样的填写方式只会给档案查阅利用带来不便。 　　4.案卷目录中的“文号”项填写错误。案卷目录中的“文号”项指的是文件对外的发文字号，而不是机构内部收发文编号或室编号。实际工作中将以上几个号混淆的情况较为常见，应特别注意区分。 　　5.卷内文件目录最后一件档案未填写起止页号。页码既能起到检索某一份档案的作用，又具有对卷内档案进行统计的作用。如果最后一件档案不填写起止页号，就无从确定它的总页数，一旦发生最后几页档案丢页、漏页现象也无法觉察。 　　（二）档案实体整理中的常见问题 　　1.档号填写不清晰。档号是一卷档案进入档案馆后的“身份证号”，是档案进馆后调阅案卷的依据。它是由全宗号、目录号、案卷号组成的一组号码，一卷档案对应一组唯一的档号。档案实体卷皮上填写的档号和案卷目录上的档案要一一对应。在实际工作中，有的立档单位将室编卷号填写在馆编卷号的位置上，还有的把卷号填写错误后又进行更改，上述情况往往造成涂改后档号填写不清晰或字迹难以辨认，势必会给进馆后的档案调阅带来困难。因此，为了保证案卷实体上档号的清晰，如需重新填写卷盒和卷皮上的档号，可以用牛皮纸胶贴贴在原卷号上，必要时更换卷皮和卷盒，以保证档号填写的清晰准确。 　　2.档案盒装的过紧或过松。档案装入盒内，以能容纳一个手指为松紧适度。装得过紧，随着时间推移档案纸张体积会膨胀，在盒内空间不足的情况下，容易挤压变形。装得过松，会延长排架长度，过多占用档案库房内的空间。因此在档案装盒的时候要把握好不要装得过紧也不要装得过松。 　　（三）其他问题 　　1.归档范围和保管期限划定不准的问题。归档范围和保管期限划定过宽，会导致部分不应进馆的档案进馆，一定程度上影响移交档案的质量。笔者验收的基本上都是2000年以前的档案，确定归档范围和保管期限的依据是《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》。在实际工作中，一些上级机关制发的普发性供参阅、不需办理的文件也被纳入归档范围且保管期限还确定为永久。而按照《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定，此类文件不应纳入归档范围。 　　2.一是兼职档案人员较多，分配给档案工作的时间精力不足。笔者在实际工作中所接触到的立档单位，除单位规模较大，年归档量较多的单位成立了专门的档案科（室），配备了1人以上的专职档案人员外，绝大多数单位的档案工作都下设在办公室，由1名