某公司详细行政制度培训(有内容)-精选版.pptVIP

发文办理流程 发文办理要求 拟稿：谁发起谁拟稿、谁主管谁拟稿、联合发文共同拟稿，拟稿部门对文件基础质量负全责，拟稿要求及格式详见附件。 审核：内部公文逐级审核，谁主管谁审核；对外公文须由集团或子公司负责人审核，审核确认是否需要行文、是否已经会签、是否符合有关法律法规及公司内部规章制度要求、提出的要求和措施是否明确具体可行、文字表述使用和公文格式是否规范等。 签发： 内部公文：签发人须为部门负责人及以上人员，文件一经签发，不再改动，如确需修 改，须经签发人同意。小范围、一般事项可直接由各级部门负责人签字印发，跨部门、 跨单位、重要事项需由分管领导签字印发，涉及加盖公章的必须由单位负责人签发。 以集团名义行文，由董事长或其授权人员签发，其他由集团分管领导或部门负责　　 人签发；以各下属子公司名义行文，由子公司总经理或部门负责人签发。 对外公文：统一归口至各级人事行政部，经公司负责人审批并加盖公司公章，报 集 团人事行政部存档备案。 印发：内部公文由各级行政部统一发文，并填写《发文登记表》；对外公文由发起部门负责发送与对接。未经审批，不得私自印发。 收文要求 1、签收 ：填写《公文收件登记表》，对收文的特征和办理要求等进行记载。 2、拟办： 内部公文由接收人在部门内部进行分发，并按公文内容执行。 外来公文：由各级行政部签收分发。信件注明收件人的直接送收件 人；其它由行政部填写《收文处理单》提出办理意见，送上级领导批阅。 3、督办：各级行政部有权对公文的内容进行督办，涉及重大事项转交运营部予以督办。 2 　　 档案管理规定 1、按档案类别分为行政类、合同类、法律类、财务类、实物类、采购类、成控类、招商类、营销类、房地产开发类。 2、按档案保管期限分为永久、长期、短期。 永久：凡是反映公司主要职能活动基本历史面貌、对公司有长远利用价值的 档案，列为永久保管。保管期限为为20年以上。 长期：凡是反映公司的一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值 的档案，列为长期保管。保管期限为为5年—20年。 短期：凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。为 5年以下。 3、按档案保密等级分为一般档案和秘密档案。 档案分类编号 1、收集：各部门（含工程部）兼职档案员对需归档档案每月10日前（重要档案及时归档）提交上月档案至档案专员归档，档案专员做好档案接收登记。 2、归档： 各分公司档案专员负责保管并建立台账，重要档案由分公司行政部每月10日前　　　 整理提交扫描件至集团行政部备份，例如对外文件、外来文件、公司决议、重 大会议纪要、合同（销售、租贷、劳动合同向集团提供台账即可）、政府文件、法 律类文件等。 归档时注明档案的秘级。 各分公司在项目竣工验收完毕后将整套档案原件移交至集团档案室保管。 每月由集团行政部检查各子公司档案归档情况。 各分公司（部门）主导的合同档案必须注明总份数，并做《合同原件去向登记表》。 收集归档 1、集团行政部：负责管理集团主导的档案，监督检查各分公司档案管 理情况。 2、分公司人事行政部：负责管理分公司主导的档案。 3、各分公司档案管理员：负责档案的收集、整理、保管、使用以及档案室 的管理。 4、各部门兼职档案员：负责本部门档案的日常保管及使用，并按归档时限 要求归档至档案室。 5、财务管理中心：负责管理财务类档案并根据档案管理制度出具相应的档 案管理细则。 6、项目工程部：负责管理工程类档案并根据《房地产开发工程资料分类 表》、《建设工程竣工验收备案资料表》及时提交档案至行政部档案室归档。 责任落实 标识图示 第一页放置此文件盒内存档文件的目录清单， 见《档案入库登记表》。 标识图示 档案盒外标识档案类别、编号、年份等信息：YZRX-01-下发制度-2018、YZRX-02-通知-2018 标识图示 集团档案室一角 xx子公司档案一角 xx分公司档案室一角 x子公司档案室一角 1、查阅：非保密档案可直接查阅，保密档案需经部门负责人审批。 2、外借：非保密档案外借填写《借阅审批单》→部门负责人审批→ 档案管理员登记。保密档案外借填写《借阅审批单》→部门负责 人审批→档案管理部门负责人审批→档案管理员登记并对外借的 档案及时催收。 3、复印：使用复印件时档案管理员必须在复印件上注明用途，使用 原件档案需两个或以上人员共同操作，不得私自复印。 注：借用完毕的档案及时收回销账登记并放回原处，不得串类易位。 借阅和使用 3 　　 印章管理规定 1、申请刻制流程：提交《印章制作申请表》→部门负责人审批→ 集团行政部审批→分管领导审批→总经理