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刍议高校档案管理和服务创新 　　摘要:高校档案在高校的改革发展中发挥着日益重要的作用。而随着电子计算机、电子载体和网络技术的应用和日益普及,尤其是高等教育的普及化发展,高校的发展步伐明显加快,对档案工作提出了很多新要求。而与此相比,部分高校的档案管理与服务明显滞后于高校的发展,因此高校档案管理服务要从服务观念、服务内容、服务方式和服务手段等方面创新,更好地适应和满足新世纪新阶段高校发展的需要。 　　关键词:高校;档案管理与服务;创新 　　中图分类号:C93 文献标志码:A文章编号:1002―2589(2010)14―0089―02 　　 　　高校档案是学校各个历史时期、各方面发展的缩影和真实记录。跨入新世纪近十年来,随着高科技的快速普及,我国已进入一个互联网高度发展的新时代,以电子信息为核心的高科技,正在日益深入地渗透影响到人们工作、学习和生活的方方面面。那么,高校档案的管理和服务如何紧跟时代步伐,尽快适应信息化条件下高校各方面发展的需要呢?目前传统的管理和服务显然无法适应新情况和新要求。因此,高校档案管理和服务模式的创新已是势在必行。 　　一、高校档案管理服务的现状和存在的不足 　　档案工作是办好高校的一项基础性工作,也是衡量一所高校管理水平高低的重要标志。这个环节的好坏,直接关系到学校建设的综合效益和整体风貌。然而由于各种原因,目前有些高校的档案管理与服务层次仍未实现真正意义上的创新,许多高校的档案利用率都不高,多数珍贵的档案资料并没有体现出它的利用价值,特别是院校史料档案,甚至被长期搁置,处于蒙尘状态。除此之外,档案工作还存在着以下几方面的不足: 　　1.对档案管理缺乏足够的重视。一直以来,人们认为,档案工作职责就是抄抄写写、收藏保管等事务性工作,还认为档案管理不是学校的主要工作,不能给学校创造直接经济效益,只要“守好摊”,做到资料不丢失,不泄密,能应付外调、方便查档就行了。因此。档案管理工作往往容易被忽视,形成“说起来重要、排起来次要、用起来需要、忙起来忘掉”的状况。 　　2.管理力量薄弱、管理手段落后。很多高校档案管理人员没有经过专业的档案知识培训,特别是兼职管理人员,由于工作岗位不很稳定,工作重心偏离,对档案的重要性、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄。加之对档案资料的识别能力差,收集不及时,往往导致了重要资料的流失。 　　3.经费投入严重不足。目前设施硬件的质量在不断提高,而价格在不断下跌,但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入明显较少,用于档案建设的经费非常有限,无法购置好的硬软件,设备得不到及时的更新,成为影响高校档案发展的最大障碍。 　　二、高校档案管理服务创新的技术条件 　　1.计算机网络技术的运用。彻底改变了档案工作完全靠手工操作的历史,手工劳动逐渐由计算机取代,大大提高了工作效率。此外,网络技术、复印技术、缩微技术、激光扫描技术也为档案工作的创新提供了强有力的技术支持,只有将这些设施配套普及,才能改变档案设施的滞后问题。 　　2.新存储介质的出现和应用。纸张在很长时间里都是档案工作唯一的存储介质。20世纪90年代后,新型载体大量出现,如移动硬盘、数码图像等存储介质的应用,使档案管理的手段从纸质走向电子媒介,过去的一些纸质资料被计算机磁盘、移动硬盘等新的存储介质所替代,从而使档案信息服务更完善、更便捷。 　　3.网络技术的发展和应用。高校的优势在于具有完善的校园网,校园网的产生使档案工作发生了质的变化,而这也就要求高校档案人员必须直接运用计算机网络操作来进行电子档案信息的收集、整理和传输等实施一系列管理活动,达到信息传输方便快捷的效果。因而,尽快将档案管理系统与高校管理部分的电脑实施联网,才能方便教职工查阅有关的目录、索引和全文,大大节省了他们的时间和精力,实现了档案信息的资源共享,更好地服务于高校的教学和科研。 　　三、高校档案管理服务创新的措施 　　首先,服务观念要创新。高校档案管理人员首先要主动适应网络信息化对高校档案建设提出的新要求,进一步解放思想,更新观念,积极转变旧观念,因为观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想。我认为,要实现管理创新,就必须树立现代管理意识,要把知识更新和观念创新作为档案工作的管理动力,增强“以师生为本,服务教学工作”的服务理念,把满足师生需求和教学需要,作为档案管理工作的中心环节和根本落脚点,以创新理念和创新行为来带动档案管理,不断开创档案管理服务的新局面。 　　其次,服务内容要创新。近年来,随着我国高等教育事业的蓬勃发展,高校的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变