XX汽车公司档案管理制度.docVIP

关于规范档案管理制度的通知 为加强本店档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 第一节 总则 本工作指引适用于华通华特店所有员工。所有员工必须严格遵照执行。在执行过程出现个性化困难或疑问，应咨询行政助理。 第二节 各部门职责 档案工作实行统一管理的原则，各部门应设立兼职档案管理人员负责档案室的日常管理工作，形成一个由行政助理监管、部门主管领导和兼职档案管理人员负责的档案管理网络，具体职责如下： 一、华通华特所有部门： 1、设兼职档案管理人员（1人），将情况报总经理审批。经审批后的各部门档案管理人员名单须交行政助理处备案。 2、填报“预立卷类目明细”，经总经理核准后作为档案整理类目的依据。 3、档案及时整理立卷，配备专门的档案室或档案柜，保证档案保存的安全。 4、严格按照档案管理制度中的相关工作程序对归属本部门管理的各项档案进行收集、整理、建立台帐、立卷保存、借阅使用、移交、销毁等日常管理工作。 5、各部门对本部门所负责收集管理及移交的文件的完整与安全担负全部责任，须将项目文件及各种工作文档的形成、积累、管理及按规定移交均列入部门重点工作及相关人员的职责范围，并有相应的检查、控制及考核措施。 档案管理责任人：第一责任人 档案管理人员 第二责任人 部门负责人 6、对所有保管的原始档案都必须建立完整的电子台帐并定期备份（至少二个月一次）。 7、档案管理要求八防（防盗、防光、防高温、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫） 二、行政助理： 1、对各部门档案管理工作提供支持与指导。 3、对各部门上报的预立卷类目明细进行核定，将意见汇总后报总经理进行核准。 4、不定期对本公司各部门档案管理工作情况进行检查，对发现的问题有权利要求各相关部门经理、主管进行整改，并对整改情况进行后续检查，对整改仍不能达到要求的，报请总经理对相关责任人进行处罚。 三、总经理、部门经理： 对档案管理工作提供全面支持。 四、各部门人员： 对档案管理工作中涉及的相关专业问题提供必要支持与指导。 第三节 工作程序 建立规范的预立卷类目明细 1、各部门根据《档案归档明细》的内容要求（可根据情况进行添加，但不能少于归档明细要求的范围），同时结合本部门的工作职责和当年工作任务，在每年度末（12月）建立本部门下一年度的“预立卷类目明细”，预立卷类目既要反映部门基本工作和常规工作，又要突出部门年度重点。预立卷类目条款名称要简明概括地反映文件的内容，同时要反映文件的作者。预立卷类目要按类别依次排列。“预立卷类目明细”需经部门经理审批后交行政助理，行政助理审核后制成华通华特档案“预立卷类目明细汇总审批表”由总经理审批后下发，下发的“预立卷类目明细”由行政助理备案，同时成为各部门档案管理内容依据； 2、年度中如有对预立卷类目明细的修改，也需经总经理审批后下发，作为部门档案管理内容依据并由行政助理备案； 3、各部门应严格按照当年核准下发的“预立卷类目明细”管理档案，包括收集、整理、建立台帐及移交等。 4、对《档案归档明细》的内容有疑义的，可用“工作联络单”的方式与行政助理进行书面沟通，由行政助理对档案归档明细进行修改，并报总经理审批；对决定不予修改的内容，各部门必须严格执行。 注：预立卷类目明细是各部门进行日常档案收集的依据，各部门应认真对本部门工作中形成的各项文件进行梳理，对有留存必要的类目总结后形成部门“预立卷类目明细”，建立完整规范的“预立卷类目明细”是各部门做好平时档案管理工作的关键。 档案收集 1、根据核准下发的预立卷类目，按照本指引的要求对形成的档案进行收集。 2、凡属归档范围的文件，经办人员必须在办理完毕1个工作日内将原件及时交相关档案管理人员归档，不得私自留存。 3、文件在各阶段形成过程中，有关人员应及时对有关文字资料和图样进行系统收集整理，不遗漏，不丢失，保证在规定的归档时间将全套资料能够真实、完整的向档案管理人员移交归档。 档案整理 1、相关定义： 1.1 档案整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 1.2 件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 1.3档号：由专营店代字、类目代字、类目编号构成，可以明确区分归档文件分类的档案编号。 2、整理原则 2.1. 档案分类编号方法按照《华通华特归档明细》执行，任何增减/删除/变更都需经行政助理统一编阅更改发布； 2.2 案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。 2.3 组卷与卷内文件的排列 2.3.1 管理性