活用邮件合并,高工作效率.docVIP

活用邮件合并，提高工作效率 一、什么是邮件合并 “邮件合并”这个专有名词最早是在批量处理“邮件文档”时出现的。具体说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料，从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。　　显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 　二、什么时候用邮件合并功能 一是我们需要制作的数量比较大；　　 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。当您希望创建一组除了每个文档中包含唯一元素以外基本相同的文档时，可以使用邮件合并功能。使用邮件合并功能，我们可以创建： 一组标签或信封：所有标签或信封上的寄信人地址均相同，但每个标签或信封上的收信人地址将各不相同。 一组套用信函、电子邮件或传真：所有信函、邮件或传真中的基本内容都相同，但是每封信、每个邮件或每份传真中都包含特定于各收件人的信息，如姓名、地址或其他个人数据。 一组编号赠券：除了每个赠券上包含的唯一编号外，这些赠券的内容完全相同。 单独创建信函、邮件、传真、标签、信封或赠券将会非常耗时。这就是引入邮件合