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电子档案管理问题和对策 　　[摘 要]随着我国计算机技术的不断发展，电子档案管理中的安全防护措施很关键，也是从事档案管理工作必须具备的素质。本文主要对电子档案管理中存在的问题进行分析，并提出解决对策。 　　[关键词]电子档案；存在问题；解决对策 　　中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）08-0211-01 　　前言 　　电子档案管理工作应顺应时代的步伐步入信息网络管理时代，具备方便与高效的同时，也迎来了一系列的安全问题。电子档案的安全问题是目前面临最大的挑战。以下就笔者根据多年工作实践，对电子档案管理中存在的问题及解决对策进行阐述。 　　一、当前电子档案管理存在的问题 　　笔者结合多年的电子档案管理工作经验，通过分析及总结，发现当前电子档案管理存在如下问题： 　　（1）领导对电子档案管理重视不够。 　　就某企业建设管理处电子档案管理工作而言，存在问题：一是没有人员配备。一个大型单位成立了，没有配备专业的电子档案管理工作人员，只就这方面说，可以看出领导不够重视电子档案管理工作。如果没有专业人员对档案进行管理，就很难保证文件材料收集的完整和系统，导致整理编目时的不规范，增加利用工作的难度，查找起来很费时费事。二是档案室设置不合理。就该企业建设管理处电子档案管理室来说，将档案室设置在最顶楼，无法保证档案的安全保管，隐患较多。还有档案室里没有齐全的档案设施配置，如说要求安装空调，让档案室的温度一般控制在14-24°，但是没有配置空调，不能保证室内的温度。 　　（2）部分职工对档案管理工作不够理解。 　　因为部分职工不了解档案在一个单位中所起的作用――档案有着凭证和提供信息的作用。部分职工向管理人员借用档案资料，在需要他们签字办理借阅手续时，表现得非常不满意，认为都是自己单位的职工，借用一下资料之类的都还要签字，是不是不信任或是小题大做，表现得非常不情愿。从这些现象中，可以看出大部分人员是不了解档案的重要性的，从而也淡化了自己所承担的责任（不想签字就是一种逃避责任的行为，签了字就意味着必须归还档案，就不能随意的处理档案）。还有的职工会将一些重要的文件随便放置，等到要用到时才到处去翻找，有时就会有找不到的情况，这样就会使一些重要的档案或文件资料遗失。 　　（3）电子档案管理风险大。 　　由于电子档案管理涉及到网络信息，所以会受到外界的干扰多，常常会有风险存在。稍微做得不够好不够保密，档案资料就可能受到外泄或损失等。 　　二、解决当前电子档案管理存在问题的对策 　　根据电子档案管理存在的问题，要求我们要如何采取措施，解决当前电子档案管理存在的问题呢？办法是： 　　（1）领导要高度重视电子档案管理工作。 　　单位领导要关注电子档案管理工作，要将此项工作纳入单位管理的一个重要范畴。在人员配置上，一定要配备专人进行管理，并对电子档案进行规范归档，保证档案资料随要随时可以查找查到，并配备配齐有利于档案管理的相关设备设施。 　　（2）加强单位职工对电子档案管理工作的理解。 　　单位领导在要单位全职会上，强调档案管理工作的重要性，教育单位职工借阅档案要按时归还，不能想怎么样就怎么样，要认识到电子档案管理在管理方面的重要作用。如企业哪里出现问题，要及时查到找建设时的各种档案资料，根据档案资料及时进行分析总结，查找出现问题可能存在的原因。 　　（3）加强电子档案管理人员的计算机技能培训。 　　电子档案管理人员的计算机水平直接影响着电子档案的信息。因此电子档案工作人员要不断提高自己的技术水平，要让自己掌握新技术，学会设置密码保护等外，还要学会一些先进的防范措施和技术，减少外界因素带来的干扰。 　　（4）制定电子档案管理制度。 　　为了保证电子档案管理信息的安全，单位要根据管理方案制定严格的管理章程，做到制度严格而起到预防事故发生、信息机密外泄、档案程序混乱等。在制定制度的过程中，可以授权给具有档案管理技能的人员根据实际情况制定。如规定不需要查找资料，没事的人员不能随便进入档案室。除档案直管人员外，不得动档案管理系统的电脑等配备。需要查阅相关资料，应由档案管理人员直接操作。 　　（5）做好消除风险的准备。 　　由于电子信息档案主要载体是电脑，而电脑本身就存在许多风险，所以时时做好消除电子档案的风险准备是很有必要的。特别是在计算机维修的时候一定要做到全面监控，做好防范，能备份的一定要备份，尽量把风险降到最低。如有些系统对计算机的异常反应比较敏感，就要采取有效的策略来预防和应对潜在的问题，尽量清除风险，做到安全防护，保护数据完好。如何做好消除风险的办法呢？一是让风险及时得到分散。因为电子档案信息具有系统性、网络性和抽象性。在档案受到风险侵袭时最好及时转移风险，通过分散法把