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采购预防欠料及欠料跟进制度
采购预防欠料及欠料跟进管理
总则
1制定目的
为确保采购交期管理更为顺畅,特制定本制度。
2适用范围
本公司采购之物料的交期管理,除另有规定外,需依本制度执行。
3权责单位
采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
供应链副总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
预防欠料及欠料跟进管理规定
2.1预防欠料及欠料跟进管理的重要性
预防欠料及欠料跟进管理是采购的重点工作之一,同时也是为了确保采购交期,确保交期的目的,是必要的时间,提供生产所必需的物料,以保障生产并达成合理生产成本之目标。
2.1.1欠料的影响
欠料造成的不良影响有以下方面:
导致制造部门断料,从而影响效率。
由于物料交期延迟,间接导致成品交期延迟。
由于效率受影响,需要增加工作时间,导致制造费用的增加。
由于物料交期延误,采取替代品导致成本增加或品质降低。
交期延误,导致客户减少或取消订单,从而导致采购物料之囤积和其他损失。
交期延误,导致采购、运输、检验之成本增加。
断料频繁,易导致互相配合的各部门人员士气受挫。
2.2欠料的原因
2.2.1供应商责任
因供应商责任导致交期延误的状况:
接单量超过供应商的产能。
供应商技术、工艺能力不足。
供应商对时间估计错误。
供应商生产管理不当。
供应商之生产材料出现货源危机。
供应商品质管理不当。
供应商经营者的顾客服务理念不佳。
供应商欠缺交期管理能力。
不可抗力原因。
(10)其他因供应商责任所致之情形。
2.2.2采购部责任
因采购部责任导致交期延误的状况:
供应商选定错误。
业务手续不完整或耽误。
价格决定不合理或勉强。
进度掌握与督促不力。
经验不足。
下单量超过供应商之产能。
更换供应商所致。
付款条件过于严苛或未能及时付款。
缺乏交期管理意识。
(10)其他因采购原因所致的情形。
2.2.3其他部门责任
因采购以外部门导致交期延误的状况:
请购前置时间不足。
技术资料不齐备。
紧急订货。
生产计划变更。
设计变更或标准调整。
订货数量太少。
供应商品质辅导不足。
点收、检验等工作延误。
请购错误。
(10)其他因本公司人员原因所致的情形。
2.2.4沟通不良所致之原因
因本公司与供应商双方沟通不良导致交期延误的状况:
未能掌握一方或双方的产能变化。
指示、联络不确实。
技术资料交接不充分。
品质标准沟通不一致。
单方面确定交期,缺少沟通。
首次合作出现偏差。
缺乏合理的沟通窗口。
未达成交期、单价、付款等问题的共识。
交期理解偏差。
(10)其他因双方沟通不良所致的情形。
2.3预防欠料及欠料跟进的要点
2.3.1事前规划
制订合理的购运时间
采购部将请购、采购、供应商生产、运输及进料验收等作业所需的时间予以事先规划确定,作为各部门的参照依据。---将物料的L/T和MPQ提供给下单组,下单组及时录入系统,下单组在下PR的时候,就要根据L/T,提供合理准确的需求日期。
确定交货日期及数量
预先明确交期及数量,大订单可采用分批交货方式进行。---同上方式
了解供应商生产设备利用率
可以合理分配订单,保证数量、交期、品质的一致性。--供应商前期评估导入,需要采购共同参与评审
请供应商提供生产进度计划及交货计划
尽早了解供应商之瓶颈与供应能力,便于采取对策。---计划部需要提供准确的需求日期,采购请供应商配合,可以随时掌握生产进度和交货计划
准备替代来源
采购人员应尽量多联系其他物料提供来源,以确保应急。---BOM中至少有2个或2个以上的互为替代料
2.3.2事中执行
提供必要的材料、模具、技术支援给供应商
适时了解供应商之瓶颈,协助处理。
了解供应商生产效率及进度状况
必要时,向供应商施加压力,以获取更多之关照,适时考虑向替代供应商下单之必要性。
交期及数量变更的及时联络与通知
以确保维护供应商的利益,配合本公司之需求。
尽量避免规格变更
如果出现技术变更,应立即联系供应商停止原规格生产,并妥善处理遗留问题。
加强交货前的稽催工作
提醒供应商及时交货。
必要的厂商辅导
及时安排技术、品管人员对供应商进行指导,必要时可以考虑到供应商处进行验货,以降低因进料检验不合格导致断料发生之情形。
2.3.3事后考核
对供应商进行考核
依供应商绩效考核办法进行考核,将交期的考核列为重要项目之一,以督促供应商提高交期达成率。
对交期延迟的原因进行分析并研拟对策
确保重复问题不再发生。
检讨是否更换供应商
依供应商考核结果与配合度,考虑更换、淘汰交期不佳之供应商,或减少其订单。
执行供应商的奖惩办法
必要时加重违约的惩罚力度,并对优良厂商予以适当之回馈。
附件
附件一、《采购欠料复期表》
附件二、《采购催料表》 见下表
附件二
催料表
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