中央基层预算单位财务管理中Excel的应用浅析.docVIP

中央基层预算单位财务管理中Excel的应用浅析 　　[摘 要] 针对在中央基层预算单位会计实际工作中，会计软件开发者制定的程式并不能完全满足工作需要的问题，分析了Excel在各类专项项目预算执行中的应用，及其在报销环节有关信息传递过程中的应用。 　　[关键词] 会计信息化；财务管理；Excel 　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 18. 014 　　[中图分类号] F233 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）18- 0020- 04 　　在中央基层预算单位财务管理中，基本上实现了财务管理信息化、系统化。对于从事中央基层预算单位会计工作的财务人员，虽然商业化的会计软件给我们带来了便捷与高效，但在实际工作中开发者制定的程式并不能完全满足我们工作需求。工作中，时常借助其他数据处理工具，解决碰到的具体问题。而Excel由于可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策等，并且操作简单，由此广泛地应用于管理、统计、金融等众多领域。笔者结合实际工作中的两个实例，将Microsoft Excel 2007在中央基层预算单位财务管理工作中的应用情况进行浅析。 　　1 Excel在各类专项项目预算执行分析中的应用 　　近年来，中央基层预算单位为适应财政管理工作的新形势、新要求，个别单位完善了其信息系统，建立起了以总账为核心，预算管理、项目管理等的全流程辅助控制体系，实现资金收付各环节之间有效控制与制衡，提高财政资金运行安全性和透明度。但仍有相当一部分单位未拓展系统功能，各类专项项目经费的财务管理仅做到按项目的单独核算，未实现预算执行动态监控和比对分析等。笔者在Excel中通过VLOOKUP、SUMIF、SUM等函数，将总账中导出的项目经费明细数据，自动汇总生成财政专项项目预算执行比对表。通过这种方式生成的报表相对比较便捷高效，便于财务人员和各相关人员查看各专项项目的预算执行及比对分析。 　　Excel中财政专项项目预算执行比对表制作过程如下： 　　（1）绘制总表 　　在新建的Excel工作簿的Sheet1工作表中按具体专项项目的预算科目设置绘制表格，命名为“总表”，并录入预算数，如图1所示。 　　（2）从总账中导出具体项目的各年度经费支出明细数据 　　从总账系统中分年度导出具体项目的经费支出明细数据，并将导出数据以新增工作表的方式添加到上述新增的Excel工作簿中，并将其工作表的名称命名为便于辨认的名称。本例中年度项目经费支出工作表的命名为“Z+年度”，如“Z2011年”、“Z2012年”等。如图2。 　　（3）设置项目各年度表中的公式 　　各年度项目经费支出明细表须作相应设置，以便于“总表”建立联系，如图3。操作步骤如下： 　　步骤1 在各年度表中，需在总账中导出的账务数据的最后一列开始，在标题行中新增“分类”、“查找”两列。 　　步骤2 在“查找”列与经费支出明细的首行分录交叉的单元中输入公式，如图3的K9单元格中输入“=VLOOKUP（J9，总表！B：D，1，FALSE）”，然后选中K9单元格，然后该公式向下填充至经费支出明细末行分录单元格（具体操作：选中K9单元格，鼠标指向选中区域的右下角（填充句柄），鼠标变成一个黑色的十字后按住鼠标左键，向下拖动鼠标到经费支出明细的末行分录单元格，释放鼠标）。 　　步骤3 根据各年度经费支出明细分录，在“分类”单元格中输入相应预算科目名称，预算科目名称要与“总表”中的预算科目名称务必一致。若一致，将在相应行的K列单元格显示该预算科目名称；若不一致，将显示“#N/A”。若经费支出明细表中不是分录行的，“分类”单元格为空，“查找”单元格显示“#N/A”。 　　（4）设置总表中的公式 　　在“总表”中录入本表以及本表与其他年度表的公式，具体步骤是： 　　步骤1 在C7单元各中录入“=SUM（D7：E7）”，然后将该公示填充到C8：C22。 　　步骤2 在F7单元各中录入“=SUM（G7：I7）”，然后将该公示填充到F8：F22。 　　步骤3 在G7单元格中录入“=G8+G20”。 　　步骤4 在G8单元格中录入“=SUM（G9：G19）”。 　　步骤5 在G20单元格中录入“=SUM（G21：G22）”。 　　步骤6 在G9单元格中录入“=SUMIF（Z2011年！J：J，B9，Z2011年！F：F）”，然后将该公示填充到G10：G19、G21：G22。该单元格公式的意思是查找“总表”中B9单元格值（即预算科目名称是“1.设备费”），在“Z2011年”项目经费支出明细工作表中的J列（即分类列）相同的行，若找到就对“Z2011年”表中F列相应的行求和。 　　步