会议策划与组织1.pptVIP

（七）会议人员 * 主办者 主持人 参与人 主办、协办、承办 主持人的职责： 宣布开会和闭会； 介绍或报告会议情况 控制盒调节会议的进程； 允许发言、组织超时、违规的发言； 维护会场秩序、执行会议纪律 选定会议纪律人员、验证会议记录的准确性； 督促会议决议的执行。 任务一 会议的含义与要素 （八）会议形式 * 现场办公 座谈会 研讨会 观摩会 论坛 辩论会 任务一 会议的含义与要素 （9）会议结果 会议是以解决问题为目标的社会活动。因此，会议一定要尽可能达到预期结果，所有的会务工作都必须围绕着会议的结果展开，以使会议达到目标。 * 任务一 会议的含义与要素 任务二 会议的功能与种类 一、会议的功能 * 二、会议的种类 * 任务二 会议的功能与种类 法定性或制度规定性会议：如党代会、人代会、职代会、妇代会、股东大会。 决策性会议：如常委会、党组会、理事会、行政会、董事会。 工作性质会议：动员大会、工作布置会、经验交流、现场办公会、总结会、联席会。 专业性会议：如研讨会、论坛、听证会、答辩会、专题会、鉴定会等。 告知性会议：如表彰会、纪念会、庆祝会、庆功会、命名会。 商务性会议：如招商会、贸易洽谈会、观摩会、产品推介会、促销会。 联谊性会议：如接见、会见、茶话会、团拜会、恳谈会、宴会。 信息性会议：如新闻发布会、记者招待会、报告会、咨询会。 （一）按会议性质分类 二、会议的种类 * 任务二 会议的功能与种类 按区域分类是按照会议代表来自的地区范围分类，可分为：国际会议、全国会议、区域会议、单位或部门会议。 （二）按会议区域分类 （三）按会议规模分类 大型会议：500人以上 中型会议：200~500人 小型会议：200人以内 二、会议的种类 * 任务二 会议的功能与种类 定期会议与不定期会议 （四）按会议是否定期分类 （五）按会议阶段分类 预备会议与正式会议 （五）按会议阶段分类 常规会议、电话会议、电视会议、网络会议 任务三 会议的三个基本阶段 选择适合的参与者 制定会议议程 确定特殊角色 确定场地、器材 发出会议通知 会议决定的执行 会内容传达 会议纪要及时发布 会议决定的执行 会议准备 成功的会议需三个阶段都很好的把握 会议过程控制 掌握会议节奏 控制会议议题 调整会议气氛 01 会议准备 确定参会者 专家型参会者,对于会议中涉及的问题可以给予专业解释评判 有决策权的人,对会议中提到的建议拍板，提高会议执行性 沟通协调能力强的人，有助于会议内容的传达和推进 制定会议议程 同类议题放置一块，避免话题接近造成颠来倒去说同样内容 与个别与会者沟通议题是否合适 确定会议特殊角色 确定主持人、发言人、会议记录人 确定会议地点、所需器材、会议时间 会议时间选择原则，确保会议关键人物时间符合，尽量避开人疲倦时间。如避开刚上班的半个小时，下班前半小时 通知与会者 通知时需同步告知会议目的、议程，方便与会者提前准备，提高会议效率。 会议准备阶段 任务三 会议的三个基本阶段 掌握会议 节奏 准时开始，按时结束 控制参会人员发言时间 根据议题对会议时间分块，方便把握 控制会议 议题 会议开始向与会人员明确会议目的和会议议程 对偏离主题的发言果断及时进行纠正 遵循会议议程，板块式进行 调整会议 气氛 节律性：各种议题搭配，主持人阶段性总结 开放性：职位高的人最晚发言，保护弱者 活跃性：会前小游戏 控制会议过程 任务三 会议的三个基本阶段 任务三 会议的三个基本阶段 会议结束后的执行与落实是会议效果的体现，也是会议目的的最终实现。 规范传达会议决定，防止理解的偏颇 会议中做的决定，专人在结束后立即推进落实 会议纪要及时发布 决定的执行与落实 确定的问题需要及时传递给需要了解和执行的人 确定问题的传达 会议决定的执行 【案例导入】 有一次，余世维先手主持公司会议，他把闹钟带到会场，对参会人员说：“各位，我今天带来闹钟来，十一点半散会。”大家都笑起来，谁也没有在意。 到了十一点半，“叮铃铃”闹钟响起来了，会却只开到一半。余先生说：“哎呀，闹钟响了，我们散会”。 这时有人说：“会还没开到一半呢。” “我不是告诉你们到十一点半散会吗各位主管，会议明天重新开，散会！” 第二天他又把脑胀带到会场：“各位，今天我们重开，十一点半散会。”每个人眼睛都盯着闹钟，结果11:28分就结束了。 * * 课堂讨论 1、你参加过的会议中有没有拖延很长时间的，你的心情如何？ 2、根据你的经验，会议拖延的原因有哪些？如何有效控制会议时间？ 3、你认为还有哪些会议不良现象？ * 任务四 会议不良现象及解决对策 一、会议不良现象 1.为交际而开会 2.为惯例而开会 3.为攀比而开会 4.为表功而开会 5.为推卸责任而开会 6.为避免尴尬而开会