北大纵横-经济合同管理办法.doc

经济合同管理办法 北大纵横管理咨询公司 二零零二年十月 1.目的 加强对经济合同的事前、事中、事后的全面监督控制，充分发挥各职能部门的制衡作用，以保证公司和股东的利益。 2.适用范围 凡公司对外签订的各类经济合同、协议及补充协议。 凡是必须进行招标的经济合同，严格按照《招标管理办法》选择合同单位，但合同的签订、履行、变更、归档等按照本办法执行。 3.定义 合同管理：包括资信调查、意向接触、合同谈判、合同签订、合同履行、变更、解除、归档、合同纠纷处理等全过程的管理。 经济合同：包括前期、开发类合同、建设工程合同、管理咨询及其他合同。 前期、开发类合同：包括房地产开发与招商合作、征地、土地出让、拆迁拆除合同等。 建设工程合同：包括工程勘察、设计、施工、材料设备采购、市政供排合同等。 管理咨询及其他合同：包括策划、广告、评估、测量、咨询、法律、融资、租赁、物业管理、商品房销售合同等。 4.相关文件 《公司招标管理办法》 《公司材料设备采购管理办法》 《公司档案管理办法》 公司的相关财务管理制度 5．执行原则 职能部门负责基础性的工作，主管领导负责决策； 必须提高运行效率，在规定的时间内必须有反馈； 合同中应贯彻和坚持公司统一的付款和质量方面的原则。 6.职责 6.1各类经济合同的管理由相应的业务部门负责，其具体划分见附表一。 6.2主管业务部门的职责 负责提出采购的需求计划和预算； 负责对合同意向单位进行信誉调查和意向接触； 负责组织合同谈判； 负责拟订合同文本和上报审批； 负责监督合同履行，并记录合同的履行状况； 负责合同变更的协商和验证； 负责处理违约和纠纷事件，并及时上报； 负责对合同单位进行考核评价。 6.3财务部的主要职责： 负责公司合同印花税的完税工作； 合同签订前审定合同付款条款； 进行合同收付款的审核、办理收付款工作。 6.4办公室的主要职责： 负责制定和完善合同管理的管理制度。 负责审查合同的审批流程，进行印章管理； 负责合同的归档、保管工作。 6.5计划预算部的主要职责： 参与本公司工程建设中所发生的委托调研、建设用地、规划设计、工程承包、监理及材料设备采购等合同或协议的谈判； 提供相关的合同标准文本，并参与制定相关条款； 负责建设工程合同或协议所发生工作量的审核。 6.6主管副总的职责： 负责对所辖业务部门提出的采购需求和预算进行审批； 负责对合同单位的选择提出审批意见； 负责对合同文本进行审批； 监督和质询合同单位的履约情况； 负责协调合同的违约及纠纷处理。 6.7合同审查小组的职责： 对合同文本进行集体讨论和把关； 7合同管理程序 7.1合同的计划和准备 7.1.1业务部门提出采购需求及预算计划，以书面形式上报主管领导审批，主管领导应在5天内出具审批意见，下达给业务部门执行。 7.1.2主管领导必须明确合同的原则和底线，由业务部门在具体操作中去执行和体现。 7.2信誉调查 7.2.1信誉调查主要是指对交易对方的资格的合法性、资信、履约能力等调查，为合同的签署、执行提供依据。 7.2.2信誉调查主要由业务承办人和法律顾问完成，主要以业务承办人来执行，法律顾问给予必要的指导。必要时专业问题必须由相关部门参与。 7.2.3资格的合法性主要是指对方是否经过工商登记、是否具有法人资格、经营范围中是否包括交易的内容，并取得对方的营业执照复印件。 7.2.4资信主要是指对方财务状况、注册资金情况，并取得对方的资信证明、银行存款余额情况等。合同谈判前和谈判过程中，应注意调查对方的资信情况，可要求对方提供有关财务报表、资金证明和注册会计师出具的审计报告等资料。 7.2.5在对交易对方的资格合法性、资信进行了解之后，必须对其履约能力进行调查，了解其以前的履约历史、市场反映、第三人的看法等，以取得更多的市场资料。 7.2.6必要的时候，组织对对方的公司或项目进行考察。 7.2.7在对交易对方进行调查之后，业务部门负责填写《资信调查表》（参见附件4）并附上相应的资质证明文件。 7.2.8主管领导依据《资信调查表》确定合同入围单位，以进行进一步的接触和谈判，合同入围单位一经确定，任何人不得以任何理由提出新的合同候选单位。 7.3意向接触 7.3.1业务部门与指定的入围单位进行接触和初步谈判，了解对方的报价、产品和服务的质量性能等重要合同事项。 7.3.2业务部门负责编写《意向接触报告》，书面汇报与各家合同意向单位的谈判情况，并做出对比分析和初步建议。 7.4选择合同谈判单位 7.4.1业务部门填写《合同单位选择审批表》，和《意向接触报告》附在一起，上报主管副总。 7.4.2主管副总如果认为还有要核实的情况和未明确事宜，责成业务部门进行进一步的了解，并将情况及时上报。 7.4.3主管副总对合同单位的选择出具意见，填写《合同单位选择审