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北大纵横—北京鲁艺房地产经济合同管理办法1016
经济合同管理办法
北大纵横管理咨询公司
二零零二年十月
经济合同管理办法 第 PAGE 13 页 共 NUMPAGES 14 页
1.目的
加强对经济合同的事前、事中、事后的全面监督控制,充分发挥各职能部门的制衡作用,以保证公司和股东的利益。
2.适用范围
凡公司对外签订的各类经济合同、协议及补充协议。
凡是必须进行招标的经济合同,严格按照《招标管理办法》选择合同单位,但合同的签订、履行、变更、归档等按照本办法执行。
3.定义
合同管理:包括资信调查、意向接触、合同谈判、合同签订、合同履行、变更、解除、归档、合同纠纷处理等全过程的管理。
经济合同:包括买卖合同、建设工程合同、开发合同、委托合同、市政供排合同、借款合同、租赁合同等。
买卖合同:是出卖人转移标的物的所有权于买受人,买受人支付价款的合同,如材料设备采购合同。
建设工程合同:是承包人进行工程建设,发包人支付价款的合同。建设工程合同包括工程勘察、设计、施工合同。
开发合同:是房地产开发与招商合作合同,如征地拆迁合同、土地使用权出让合同、商品房销售合同等。
委托合同:是委托人和受托人约定,由受托人处理委托人事务的合同,包括策划、广告、评估、测量、咨询、法律、物业管理合同等。
市政供排合同:如供电、供水、供汽、供热、排污等合同。
借款合同:是借款人向贷款人借款,到期返还借款并支付利息的合同,包括各类融资合同。
租赁合同:是出租人将租赁物交付承租人使用、收益,承租人支付租金的合同,包括房屋、场地、设备租赁合同等。
4.相关文件
《招标管理办法》
《财务管理办法》
公司的相关管理制度
5.职责
5.1各类经济合同的管理由相应的业务部门负责,其具体划分见附表一。
5.2主管业务部门的职责
负责提出采购的需求计划和预算;
负责对合同意向单位进行信誉调查和意向接触;
负责组织合同谈判;
负责拟订合同文本和上报审批;
负责监督合同履行,并记录合同的履行状况;
负责合同变更的协商和验证;
负责处理违约和纠纷事件,并及时上报;
负责对合同单位进行考核评价。
5.3财务部的主要职责:
负责公司合同印花税的完税工作;
进行合同收付款的审核、办理收付款工作。
5.4办公室的主要职责:
负责制定和完善合同管理的管理制度。
负责审查合同的审批流程,进行印章管理;
负责合同的归档、保管工作。
5.5计划预算部的主要职责:
参与本公司工程建设中所发生的委托调研、建设用地、规划设计、工程承包、监理及材料设备采购等合同或协议的谈判;
提供相关的合同标准文本;
负责建设工程合同或协议文本的审核,确保公司利益;
负责建设工程合同或协议所发生工作量的审核。
5.6主管副总的职责:
负责对所辖业务部门提出的采购需求和预算进行审批;
负责对合同单位的选择提出审批意见;
负责对合同文本进行审批;
监督和质询合同单位的履约情况;
负责协调合同的违约及纠纷处理。
合同管理程序
6.1业务部门提出采购需求及预算计划,以书面形式上报主管领导审批,主管领导应在5天内出具审批意见,下达给业务部门执行。
6.2业务部门对合同意向单位进行信誉调查
6.2.1信誉调查主要是指对交易对方的资格的合法性、资信、履约能力等调查,为合同的签署、执行提供依据。
6.2.2信誉调查主要由业务承办人和法律顾问完成,主要以业务承办人来执行,法律顾问给予必要的指导。必要时专业问题可由相关部门参与。
6.2.3资格的合法性主要是指对方是否经过工商登记、是否具有法人资格、经营范围中是否包括交易的内容,并取得对方的营业执照复印件。
6.2.4资信主要是指对方财务状况、注册资金情况,并取得对方的资信证明、银行存款余额情况等。合同谈判前和谈判过程中,应注意调查对方的资信情况,可要求对方提供有关财务报表、资金证明和注册会计师出具的审计报告等资料。
6.2.5在对交易对方的资格合法性、资信进行了解之后,必须对其履约能力进行调查,了解其以前的履约历史、市场反映、第三人的看法等,以取得更多的市场资料。
6.2.6必要的时候,组织对对方的公司或项目进行考察。
6.2.7在对交易对方进行调查之后,业务部门负责制作《信誉调查报告》并附上相应的资质证明文件。
6.3业务部门负责进行合同的意向接触
6.3.1业务部门必须与不少于三家以上的合同意向单位进行接触,就合同条件进行初步谈判,了解对方的报价、产品和服务的质量性能等重要合同事项。
6.3.2业务部门负责编写《意向接触报告》,书面汇报与各家合同意向单位的谈判情况,并做出对比分析和初步建议。
6.4选择合同谈判单位
6.4.1业务部门填写《合同单位选择审批表》和《信誉调查报告》、《意向接触报
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