会计的资料无纸化的探讨.docVIP

会计的资料无纸化的探讨 　　财政部在2013年发布的《企业会计信息化工作规范》（以下简称《规范》），首次提出了“会计资料无纸化”，对企业内外部取得的电子会计资料在符合一定条件的情况下免于生成书面资料，实现了对传统会计理念的重大突破。本文对保险公司实施会计资料无纸化进行探讨。 　　一、会计资料无纸化背景 　　（一）保险电子商务迅速发展 　　电子商务的快速发展改变了传统交易方式，催生了大量电子原始凭证，保险行业也不例外。2014年太平洋寿险联合江苏省地税局设计、研发出“国内首张税务验证电子发票”，标志着保险业首次实现保险投保流程的电子化、数字化和无纸化，具有里程碑式的意义。对于电子保单、电子发票如何进行核算、如何存储保管，是会计人员面临的新课题。 　　（二）保险公司业务财务一体化 　　近几年保险公司在信息系统建设上投入较多人力物力，切实提高了营运效率，有效支撑了业务发展。保险公司大力推行业务财务一体化，将承保、理赔、再保、投资和行政等各个业务管理系统与财务核算系统紧密对接，逐步实现从业务发生伊始到会计核算完成的系统化操作。会计核算所需要的原始凭证通过系统直接从企业内部或外部获取，然后自动生成记账凭证、自动登记账簿、自动生成报表。大量业务从发生开始已没有书面单据，这是会计资料无纸化的现实要求。 　　（三）存储技术不断发展与应用 　　随着存储技术的日趋成熟，档案电子化成本已大幅降低。目前主要有缩微技术和光盘技术。缩微技术是一种涉及多学科、多部门、综合性强且技术成熟的现代化信息处理技术。光盘技术是通过扫描仪将纸质档案扫描成计算机可识别的数字影像。经过专业的影像处理软件，实现影像的清晰化和最佳可视化，通过档案管理软件建立好索引后，将处理后的数据通过光盘、硬盘或磁盘等介质进行保存。光盘技术相比缩微技术成本更加低廉、操作相对简单，可以实现档案信息的海量存储、随机快速检索、网际交流以及远距离传输等，已成为档案电子化的主流技术。 　　（四）相关法律法规日臻完善 　　会计资料无纸化的难点之一是会计资料的真实性。电子签名认证的应用推广打破了这一瓶颈。每项电子数据附带电子签名，然后由独立于签名人和依赖方的第三方认证机构审核交易双方身份，核发数字证书，保证交易双方身份的确认、交易数据的保密和完整，从而解决电子数据真实性的问题。我国已发布《电子签名法》，规定“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”，这为电子签名的有效性提供了法律保障，也促进了电子金融、电子政务和电子商务的发展。从而支持会计资料无纸化的法律环境也日臻完善。 　　（五）绿色环保、资源节约的趋势 　　保险公司每日产生大量的电子会计资料，若将其书面打印、保管、装订，将耗用巨量纸张、油墨、设备、能源、场地和人员等成本，并且纸质会计资料不便于查询调阅，对于交易量大、分支机构多、会计资料多的保险公司来说运营成本高、管理效率低，不符合全社会节能环保、绿色发展的主流。 　　二、会计资料无纸化探讨 　　（一）流程设计 　　会计资料无纸化并不是简单地取消打印纸质凭证，而是一项整体考虑、统筹改造的系统工程。内部会计资料无纸化需要满足日常性、原生性、可查询、防篡改、可备份、可索引等要求。外部会计资料无纸化还需要可靠的电子签名以及经过第三方认证等要求。保险公司的会计信息来自保险、投资、行政等各大业务板块，要实施会计资料无纸化，必然涉及前端业务流程设计、业务系统改造以及后端财务、档案系统的改造与创建等。如果未进行系统考虑，容易带来流程、系统的设计缺陷，埋下潜在风险。 　　（二）数据安全性 　　首先是数据失真风险。由于Internet本身的开放性以及网络黑客、竞争对手的非法截取或恶意修改，使会计信息在传递过程中失真。其次是数据泄露风险。保险公司会计信息涉及大量客户信息、商业机密，在电子会计资料的流转过程中，任何环节的内控失效或技术失灵都可能造成泄密，给保险公司声誉带来严重影响。再次是数据损坏风险。电子会计资料以磁介质、光电介质存储，一旦存储设备出现问题，如火灾、水灾、灰尘甚至病毒等，会造成数据丢失或损坏。四是数据失效风险。企业信息化管理系统不断升级，从单机版、局域网版财务软件升级到网络版的高度集成管理信息系统，数据格式、数据接口会发生变化，数据库加密方式也会不同。现行管理信息系统不一定兼容以前版本或其他开发商管理软件，导致以前的会计信息无法及时录入现行的信息系统，而隔代保存的会计档案更无法兼容。因此，以前的会计凭证在现行系统中可能无法查询，即会计档案面临不完整和失效的风险。 　　（三）会计监督变化 　　保险公司是受严格监管的行业，需要接受多机构、多层面、多角度的监管。因此会计资料被检查的频率、范围和程度都较高。同时按照保监会要求，保险公司还需要建立内部审计、合规队伍，