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会计电算化的环境下后悔性操作的方法分析 　　［摘 要］ 本文系统地分析会计电算化环境下各种错账的类型及各种错账的更正方法，提出会计电算化下除红字冲销法、补充登记法之外的即时修订法和逆向操作法等后悔性操作方法，并对后悔性操作方法的适用条件和操作步骤进行详细的介绍，为会计一线工作人员提供便捷的会计后悔性操作指南。 　　［关键词］ 后悔性操作；凭证更正方法；逆向操作法 　　［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2007）12-0017-03 　　 　　在日常业务的凭证处理中,如果出现了凭证的操作错误,包括凭证科目用错、凭证金额填错、金额过账有错等错误，会计人员应遵循会计学中对错误凭证更改的基本原理进行更改。在实现会计电算化后，由于凭证录入、记账等后续过程由计算机自动完成，只要录入的凭证无误，则会计的后续过程将保证无误，也就是说，在电算化后，凭证的错误一般在手工录入时产生，错误一般为用错会计科目或科目出错。对于这种错误，可以用红字冲销法或补充登记法进行更正。在电算化下，为了保证会计账面整洁和账务数据条理清晰，在不违背会计、审计的基本原则下也可以采用后悔性操作方法进行错误凭证的更改。 　　 　　1 后悔性操作概念与适用条件 　　 　　1. 1后悔性操作的概念 　　后悔性操作指在正常的电算化操作过程中,出现了错误操作,该错误导致记账凭证不正确或账簿不正确或该错误已导致电算化的后续操作不能正常进行,在事后对前电算化操作过程进行修改的操作。操作错误一般分为两大类。第一类是事中错误，指操作过程中未退出该操作界面，且可以在该处立即进行修改的错误。例如：在填制凭证时产生的科目或金额错误、已保存但未审核的错误凭证。其错误内容大致有科目、金额、项目、结算方式、各种往来单位、数量、单价等。第二类是事后错误，指原来的操作已出现错误，并对它的后续过程产生影响的操作。例如：电算化初始化中的设置错误、审核签字后发现的凭证错误、记账后发现的错误、结账后发现的错误等等。 　　1. 2后悔性操作的适用条件 　　后悔性操作必须在一定的时间和条件下才能使用，否则，可能导致会计电算化的操作错误，其限制条件为：⑴后悔性操作适用于任何种类的错误更正。具体包括凭证科目用错、凭证金额填错、初始化设置出错等等。⑵后悔性操作更正法使用的时间限制。后悔性操作更正法应在本月会计报表还未上报、税务报表还未报出之前使用，否则，就会造成企业的会计数据与对外报出的数据不符。对于在已对外报出报表后发现的错误，只能在下月采用红字冲销法或补充登记法进行更正。 　　 　　2 凭证更正方法 　　 　　2. 1手工状态下的凭证更正方法 　　在会计学原理中，一般包括红字冲销法、划线更正法、补充登记更正法。由于手工状态下的会计数据、会计信息是以纸作为存储介质，所以，在对外报表未报出之前，均可采用红字冲销、划线更正和补充登记更改会计数据；在对外已报出报表时，应在下月采用红字冲销法和补充登记法，但不能对上月会计账簿进行划线更改。 　　2. 2电算化状态下的凭证更正方法 　　在电算化下，错账仍然可在适当的时间内采用红字冲销法和补充登记法进行错账更正，由于电算化是以磁性介质存储文件，客观上不可能采用划线更正法。另外，为了保证会计账簿的清晰性和会计经济业务的整体性，在电算化下，针对电算化的不同操作错误，还经常采用即时修订法和逆向操作法。 　　即时修订法，指在会计电算化凭证录入过程中发现凭证录入错误时所采用的一种现时改正方法。它适用于对事中错误的更正。对于还未保存的凭证，一般可以进行会计分录（会计分录指会计凭证中的一条记录）的删除、会计科目的重新选择、科目金额的重新录入、制单人员的重新注册、会计分录的摘要的重新录入、会计凭证的制单日期、凭证附件张数，直至放弃保存该错误凭证等操作；对于已保存但仍未审核（包括出纳签字或主管签字）的会计凭证的修改，也可以参照上述即时修订法对会计分录和金额进行修改，在认为该凭证完全错误并已没有存在的必要时，还可以采用先作废该凭证、后对已标注“作废”标记的凭证进行直接删除并同时整理凭证号的操作，具体操作见图1。采用即时修订法必须注意：对凭证的作废与删除必须由该凭证的填制人员进行操作，其他人员一般不能赋予此项权限；另外，对从其他子系统中传来的错误记账凭证，除在总账系统中进行凭证即时修订外，还应检查该子系统的设置，以防止其他类似错误凭证的产生。 　　 　　2. 3电算化与手工状态下的错账更正方法比较 　　总体来说，电算化的错账更正更注重于对凭证的修改，手工状态则比较兼顾凭证与账簿。造成这种现象的原因主要是电算化下的各种账簿都是通过凭证数据库进行各种查询生成的数据结果，可以说电算化本身是不存在现实的账簿的，因而，会计电算化的错账